1. Организационные формы ДОУ и факторы, определяющие их выбор в конкретной организации

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ДОУ И ФАКТОРЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ИХ ВЫБОР В КОНКРЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.

План: характеристику службы документационного обеспечения управления (ДОУ); формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная); каким образом определяется выбор формы работы с документами в конкретной организации.

Служба ДОУ – это структурное подразделение на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат.

Характеристика: Основные задачи службы ДОУ- 1. Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с нормативно-методическими и организ.-распорядительными док-ми. 2. Осуществление методического руководства организацией работы с док-ми в структурных подразделениях предприятия. 3. Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с док-ми; 4. Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с док-ми.

3 формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма – это когда идет сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в одном специализированном структурном подразделении (канцелярия) или у одного сотрудника (секретаря учреждения). Такая форма наиболее рациональная, так как позволяет снизить затраты на обработку документов. Но несмотря на это, полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

Децентрализованная форма – здесь, каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, защита информации)

Смешанная форма – самая распространенная, При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их пред архивной обработке.

Выбор формы зависит от самой организации. Например, если фирма небольшая, в ней небольшой документооборот, лучше использовать централизованную форму. Для организаций с филиалами, которые территориально находятся в другом месте характерно использование децентрализованной формы. Смешанную форму использует большинство из-за ее удобности.