Лабораторные по Excel / MS_Office_97_2000_Система_электронных_таблиц_Excel

обеспечьте выравнивание всех данных (за исключением данных графы «ФИО») по центру;

создайте рамки, аналогичные рамкам таблицы открытого рабочего листа Лист 1 (Sheet 1).

19.На рабочем листе Лист 3 (Sheet 3) выполните следующие действия:

начиная с ячейки A1 создайте таблицу следующего вида:

Группа Норма в группе Набрано студентов

7321 30

7322 25

7323 27

опробуйте варианты автоформатирования;

увеличьте шрифт заголовков граф, обеспечьте их вертикальное и горизонтальное центрирование, а также при необходимости вывод в несколько строк;

обеспечьте выравнивание всех данных таблицы по центру;

вставьте пустую строку перед таблицей, ввести в нее и оформить заголовок «Заполнение групп».

20.На рабочем листе Лист 4 (Sheet 4) выполните следующие действия:

в смежных ячейках (A2, A3, ....) наберите одинаковые десятичные числа и примените к ним различные встроенные стили Excel с ис- пользованием соответствующих кнопок панели инструментов

Форматирование (Formatting);

создайте свой стиль для заголовков таблиц, взяв за основу заголо- вок таблицы рабочего листа Лист 3 (Sheet 3);

в ячейку A1 введите заголовок «Примеры стилей и числовых фор- матов», применив к ней созданный стиль;

создайте числовые форматы с использованием различных специ- альных символов, опробовав примеры шаблонов, приведенные в табл. 3.1 (примеры желательно расположить в смежных ячейках видимой части рабочего листа).

31

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

Лабораторная работа № 4

ПАКЕТ MS OFFICE: РЕДАКТИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ЛИСТА

В ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL

Цель работы:

∙ознакомление со способами редактирования рабочего листа в табличном процессоре Excel for Windows, включая вставку, уда- ление, очистку, копирование и перемещение ячеек, использование автозаполнения;

∙получение практических навыков редактирования рабочего листа.

4.1.Создание примечания для ячейки

Создание примечаний для ячеек позволяет добавлять комментарии к ра- бочему листу. Это может быть необходимым, если рабочий лист большой и сложный, если он содержит формулы, в которых потом будет трудно разо- браться, или какие-либо особенности, требующие пояснений. Комментарии полезны также в том случае, когда рабочий лист используется совместно не- сколькими пользователями.

Добавить примечание к ячейке рабочего листа можно с помощью ко- манды Примечание (Note) из меню Вставка (Insert). Примечания могут быть текстовыми или звуковыми. Для записи звуковых примечаний на ком- пьютере должно быть установлено соответствующее аппаратное и про- граммное обеспечение.

Команда Примечание (Note) из меню Вставка (Insert) позволяет также осуществлять просмотр, редактирование и удаление имеющихся на рабочем листе примечаний.

После добавления примечания к ячейке в ее верхнем правом углу появляется индикатор примечания. Отображение (скрытие) индикаторов и примечаний выполняется с помощью окна, открываемого командой

Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), где во вкладке Вид

(View) в группе Примечания (Note) устанавливается маркер переключа- теля в соответствующую позицию: не отображать (Disabled), только индикатор (Indicator), примечание и индикатор (Note and Indicator).

32

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

4.2. Вставка, удаление и очищение ячеек

При редактировании рабочего листа может потребоваться вставка, уда- ление или очищение ячеек.

При вставке ячеек уже существующие ячейки сдвигаются, чтобы дать место новым.

При удалении ячеек окружающие ячейки сдвигаются, чтобы заполнить освободившееся пространство. Удаленная ячейка больше не существует, по- этому формулы, ссылающиеся на удаленную ячейку, возвращают значение ошибки #ССЫЛ! (#REF!).

При очистке ячеек их содержимое удаляется (ячейки становятся пусты- ми), но сами ячейки не удаляются. Если ячейка очищена, то ее значение равно 0, и формула, ссылающаяся на такую ячейку, получит нулевое значе- ние в качестве аргумента.

Вставка пустых ячеек. Выделить ячейку в месте вставки или интервал ячеек, который должен быть того же размера, что и требуемый интервал пус- тых ячеек. Затем вызвать команду Ячейки (Cells) из меню Вставка (Insert) или команду Вставка (Insert) из контекстного меню для ячейки. При этом имеющиеся переключатели позволяют осуществить следующие варианты вставки ячеек:

ячейки, со сдвигом вправо (Shift Cells Right) – имеющиеся ячейки сдвигаются вправо;

ячейки, со сдвигом вниз (Shift Cells Down) – имеющиеся ячейки сдвигаются вниз;

строку (Entire Row) – над выделением вставляется целая строка;

столбец (Entire Column) – слева от выделения вставляется целый столбец. Вставить пустые ячейки можно также с помощью мыши. Для этого надо

выделить ячейку или интервал ячеек выше или левее того места, куда надо вставить новые пустые ячейки. При этом в правом нижнем углу области вы- деления возникает маленький квадратик, который называется маркером за- полнения. Протаскивание мышью маркера заполнения вниз и вправо при на- жатой клавише Shift приводит к вставке пустых ячеек, число которых соот- ветствует области протаскивания.

Удаление ячеек. Выделить ячейку или интервал ячеек, которые требу- ется удалить. Затем вызвать командой Удалить (Delete) из меню Правка (Edit) или командой Удалить (Delete) из контекстного меню для ячейки.

33

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

В окне Удаление ячеек (Cell Deletion) имеющиеся переключатели позволя- ют осуществить следующие варианты удаления ячеек:

ячейки, со сдвигом влево (Shift Cells Left) – окружающие ячейки сдвигаются влево;

со сдвигом ячеек вверх (Shift Cells Up) – окружающие ячейки сдви- гаются вверх;

всю строку (Entire Row) – при удалении целой строки остальные строки сдвигаются, заполняя пустоту;

весь столбец (Entire Column) – при удалении целого столбца ос-

тальные столбцы сдвигаются, заполняя пустоту.

Очистка ячеек. Выделить ячейку или интервал ячеек, которые требует- ся очистить. Затем необходимо вызвать команду Очистить (Clear) из меню Правка (Edit), которая предлагает следующие варианты очистки:

Все (All) – удаляет содержимое (формулы и данные), форматирова- ние и примечания выделенных ячеек;

Форматы (Formats) – удаляет только форматирование выделенных ячеек, сохраняя их содержимое и примечания (при этом форматом ячеек становится Основной (General) числовой формат);

Содержимое (Contents) – удаляет содержимое выделенных ячеек, но не затрагивает форматирование или примечания;

Примечания (Notes) – удаляет примечания из выделенных ячеек, но

не затрагивает ни содержимого, ни форматирования.

Контекстное меню ячеек содержит только команду для очистки содер- жимого ячеек Очистить содержимое (Clear Contents), что эквивалентно нажатию клавиши Del.

Очистить ячейки можно также с помощью мыши. Для этого надо про- тащить маркер заполнения выделенных ячеек (маленький квадратик в ниж- нем правом углу области выделения) вверх, пока область выделения не ста- нет серой. В этом случае очищается только содержимое ячейки. Чтобы очи- стить не только содержимое, но и форматирование и примечания, надо вы- полнить указанные действия при нажатой клавише Ctrl.

4.3. Копирование и перемещение ячеек

Редактирование рабочего листа включает также копирование и переме- щение ячеек в другую часть того же рабочего листа, на другой рабочий лист той же рабочей книги или в другую рабочую книгу.

34

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

Ячейки, которые копируются или перемещаются, могут быть вставлены между уже существующими ячейками или вместо них.

Существует несколько способов копирования и перемещения ячеек. Если копирование и перемещение ячеек выполняется на небольшие рас-

стояния внутри рабочего листа, то целесообразно использовать мышь.

Если копирование и перемещение ячеек выполняется на большое рас- стояние внутри рабочего листа или в другой рабочий лист той же или другой рабочей книги, то используется буфер обмена (команды Вырезать (Cut),

Копировать (Copy), Вставить (Paste) из меню Правка (Edit) или из кон-

текстного меню, а также соответствующие кнопки на панели инструментов

Стандартная (Standard)).

Перемещение ячеек. Для перемещения выделенной ячейки или интер- вала ячеек надо установить курсор мыши на рамку выделения и перетащить ее мышью.

При перемещении ячеек в уже существующие ячейки все данные в об- ласти вставки будут замещены.

Чтобы вставить ячейки, содержащие перемещаемые данные, между су- ществующими ячейками, перемещение надо выполнить при нажатой клави- ше Shift. В этом случае существующие ячейки с данными сдвинутся, чтобы освободить место для новых.

При перемещении ячеек с использованием буфера обмена по команде Вырезать (Cut) последующая команда Вставить (Paste) обеспечит переме- щение данных в уже существующие ячейки. Чтобы вставить ячейки, содер- жащие перемещаемые данные, между существующими ячейками, надо вме-

сто команды Вставить (Paste) выбрать команду Добавить вырезанные ячейки (Cut Cells) из меню Вставка (Insert).

Копирование ячеек. Для копирования выделенной ячейки или интер- вала ячеек надо установить курсор мыши на рамку выделения и перетащить

еемышью при нажатой клавише Ctrl.

Вэтом случае, так же как и при перемещении ячеек, если копирование осуществляется в уже существующие ячейки, то все данные в области встав- ки будут замещены.

Чтобы вставить копируемые ячейки между существующими ячейками, копирование надо выполнить при одновременном нажатии клавиш Ctrl и Shift. Тогда ячейки с данными сдвинутся, чтобы освободить место для копи- руемых ячеек.

35

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

При копировании ячеек с использованием буфера обмена по команде Копировать (Copy) последующая команда Вставить (Paste) обеспечит ко- пирование данных в уже существующие ячейки. Чтобы вставить копируемые ячейки между уже существующими, надо вместо команды Копировать (Copy) выбрать команду Скопированные ячейки (Copied Cells) из меню

Вставка (Insert).

Раздельное копирование значений, формул, форматирования и примечаний. При уже рассмотренных способах копирования ячеек копиру- ются все атрибуты ячеек (данные, форматирование и примечания). Окно ко-

манды Специальная вставка (Paste Special) из меню Правка (Edit) (или из контекстного меню для ячеек) при копировании через буфер обмена позволя- ет осуществлять раздельное копирование атрибутов ячеек:

все (All) – вставляются все атрибуты ячеек;

формулы (Formulas) – вставляются только формулы в том виде, в котором они были введены через строку формул;

значения (Values) – вставляются только значения в том виде, в кото- ром они выведены в ячейках;

форматы (Formats) – вставляется только форматирование ячеек;

примечания (Notes) – вставляются только примечания ячеек. Команда Специальная вставка (Paste Special) может быть использова-

на также для объединения формул или значений в копируемых ячейках с фор- мулами или значениями в ячейках области вставки. Для этого в группе Опе- рация (Operation) необходимо указать один из следующих переключателей:

нет (None) – ячейки области вставки полностью замещаются копи- руемыми ячейками;

сложить (Add) – к содержимому ячеек области вставки добавляются копируемые формулы или значения;

вычесть (Subtract) – из содержимого ячеек области вставки вычи- таются копируемые формулы или значения;

умножить (Multiply) – содержимое ячеек области вставки умножа- ется на копируемые формулы или значения;

разделить (Divide) – копируемые формулы или значения делятся на содержимое ячеек области вставки.

Рассматриваемая команда имеет также дополнительно два флажка, уточняющие процесс копирования:

36

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

пропускать пустые (Skip Blanks) – пустые копируемые ячейки не вносятся в область вставки, тем самым не уничтожаются данные со- ответствующих ячеек области вставки;

транспонировать (Transpose) – смена ориентации данных при вставке (данные из верхней строки области копирования расположат-

ся в левом столбце, а данные из левого столбца окажутся в верхней строке области вставки).

Копирование и перемещение с помощью контекстного меню. Если копирование и перемещение ячеек на небольшие расстояния внутри рабочего листа выполнять протаскиванием рамки выделения не левой кнопкой мыши, а правой, то возникает контекстное меню со специальными командами, осу- ществляющими различные варианты копирования и перемещения: Копиро-

вать (Copy); Переместить (Move); Копировать только форматы (Copy Formats); Копировать только значения (Copy Values); Сдвинуть вниз и скопировать (Shift Down and Copy); Сдвинуть вправо и скопировать

(Shift Right and Copy); Сдвинуть вниз и переместить (Shift Down and Move); Сдвинуть вправо и переместить (Shift Right and Move).

4.4. Использование автозаполнения

Автозаполнение используется для создания последовательности увели- чивающихся или постоянных значений в ячейках рабочего листа с помощью протаскивания мышью маркера заполнения (квадратик в правом нижнем углу области выделения).

Копирование ячеек с использованием автозаполнения. Если прота-

щить маркер заполнения ячейки, содержащей данные, которые нужно скопи- ровать, по соседним ячейкам (вправо, вниз, влево или вверх), то все сущест- вующие ранее значения или формулы в этих ячейках будут замещены на ко- пии исходной ячейки.

Если протаскивая маркер заполнения влево или вверх, не выйти за пре- делы копируемой ячейки (в этом случае она закрашивается серым фоном), то данные в этой ячейке будут удалены.

Описанный способ копирования эквивалентен выполнению команды Заполнить (Filll) из меню Правка (Edit). Перед выполнением этой команды необходимо выделить копируемую ячейку или ячейки, а также примыкаю- щие к ним ячейки, которые нужно заполнить. Интервал выделения зависит от того, что необходимо скопировать и куда.

37

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

Команда Заполнить (Filll) из меню Правка (Edit) предлагает следую- щие варианты копирования:

Вниз (Down) – копирует первую строку области выделения в примы- кающие к ней снизу ячейки этой области;

Вправо (Right) – копирует первый столбец области выделения в при- мыкающие к нему справа ячейки этой области;

Вверх (Up) – копирует последнюю строку области выделения в при- мыкающие к ней сверху ячейки этой области;

Влево (Left) – копирует последний столбец области выделения в примыкающие к нему слева ячейки этой области.

Создание рядов. Excel позволяет заполнить выделенный интервал яче- ек одним или несколькими рядами чисел или дат. При этом содержимое пер- вой ячейки или ячеек каждой строки или каждого столбца области выделения используется как исходное значение ряда.

Ряды часто используются при создании заголовков строк или столбцов таблиц, а также всякий раз, когда нужно ввести последовательность равно- мерно изменяющихся чисел, дат или периодов.

Excel позволяет создавать несколько различных типов рядов:

ряды дат и времени дня могут использовать приращения по дням, неделям, месяцам, интервалам времени (например, 9:00, 10:00, 11:00, 12:00, … ; Пн, Вт, Ср, Чт, …; Янв, Фев, Мар, Апр, … ; 10-Янв, 10-Апр, 10-Июл, 10-Окт);

линейные ряды (арифметическая прогрессия) увеличивают или

уменьшают значения на постоянную величину (например, 1, 2, 3, 4, …;

экспоненциальные ряды (геометрическая прогрессия) умножают зна- чения на постоянный множитель (например, 2, 4, 8, 16, …; 2, 6, 18,

54, … ).

Ряды удобно создавать, используя автозаполнение. Для этого надо выде- лить смежные ячейки, являющиеся образцом (началом) создаваемого ряда, а затем протащить маркер заполнения по соседним ячейкам, которые запол- нятся значениями, являющимися продолжением этого ряда. Если маркер за- полнения протаскивать вправо или вниз, то будет создаваться ряд, равномерно изменяющийся в заданном направлении (возрастающий), если вверх или влево – равномерно изменяющийся в противоположном направлении (убывающий).

38

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

Автозаполнение позволяет продолжить несколько различных типов данных (например, 1-й, 2-й, 3-й, … ; Товар 1 заказа, Товар 2 заказа, Товар 3 заказа, … ). В этом случае часть ряда увеличивается (числа), а часть заполня- ется без изменения (текст).

Автозаполнение позволяет выполнять также линейную экстраполяцию, или создание линейного тренда (например, если задать в качестве образца ряда числа 1, 3, 4, то ряд будет продолжен следующим образом: 5.66, 7.16, 8.66, … ). В этом случае Excel вычисляет такое значение шага, которое обес- печит создание наиболее близкой к ряду прямой.

Если при создании ряда с помощью автозаполнения маркер заполнения протаскивать не левой кнопкой мыши, а правой, то возникает контекстное меню автозаполнения, позволяющее осуществлять различные способы про- должения ряда:

Линейное приближение (Linear Trend) – создание линейного трен- да (поочередное добавление величины шага к значениям ячеек);

Экспоненциальное приближение (Growth Trend) – создание экс-

поненциального тренда (поочередное домножение значения ячеек на

такую величину, которая обеспечит создание наиболее близкой к ряду экспоненциальной линии).

Если автозаполнение выполняется для дат, то контекстное меню пред- ложит следующие способы продолжения такого ряда: Заполнить по дням

(Fill Days), Заполнить по рабочим дням (Fill Weekdays), Заполнить по ме-

сяцам (Fill Months), Заполнить по годам (Fill Years).

Автозаполнение обычно используется для создания небольших рядов. Чтобы создать длинный ряд или ряд, ограниченный заданным значением, на- до использовать команду Прогрессия (Series), которую можно вызвать ко- мандой Заполнить (Filll) из меню Правка (Edit) или из контекстного меню автозаполнения.

Команда Прогрессия (Series) позволяет задать следующее:

Расположение (Series in) – выбор заполнения по строкам или столбцам;

Тип (Type) – выбор типа создаваемой прогрессии;

Единицы (Date Unit) – выбор единицы изменения ряда дат (только при создании ряда дат);

Шаг (Step Value) – определение значения, на которое увеличивается (положительное число) или уменьшается (отрицательное число) эле-

мент ряда;

39

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com

Предельное значение (Stop Value) – определение значения, на кото- ром ряд надо закончить;

Автоматическое определение шага (Trend) – задание линейного тренда (в случае задания арифметического типа прогрессии) или экс- поненциального тренда (в случае задания геометрического типа про-

грессии). При этом любое заданное в поле Шаг (Step Value) значе- ние игнорируется.

Excel разрешает пользователю создавать свой список автозаполнения, что позволяет при наборе первых элементов из этого списка путем автоза- полнения вывести весь список или его часть.

Для создания пользовательского списка надо в окне команды Парамет-

ры (Options) из меню Сервис (Tools) выбрать вкладку Списки (Custom Lists), где в окне Элементы списка (List Entries) набрать элементы созда- ваемого списка, разделяя их нажатием клавиши Enter.

4.5. Типы ссылок

При использовании автозаполнения и копирования ячеек, содержащих формулы со ссылками на другие ячейки, результат копирования зависит от типа этих ссылок. Excel рассматривает следующие типы ссылок: относитель- ные, абсолютные и смешанные.

При копировании формулы с относительными ссылками происходит ав- томатическое изменение координат ссылок. Это изменение производится на столько единиц, на сколько строк и столбцов смещена ячейка, в которую по- мещают копию формулы, от ячейки, в которой находится копируемая фор- мула. В этом случае меняются координаты и строк, и столбцов. Например, если формула, находящаяся в ячейке А5, содержит ссылку на ячейку D3, то при копировании этой формулы в ячейку А7 формула будет содержать ссыл- ку на ячейку D5, а при копировании в ячейку С5 – ссылку на ячейку F3.

Однако часто при копировании формул необходимо, чтобы не происхо- дило изменение координат ссылок (например, если ячейка, на которую ссы- лается формула, содержит константу). В этом случае относительные ссылки надо заменить на абсолютные, которые сохраняют при копировании фикси- рованные адреса ячеек.

Знаком абсолютной ссылки является символ доллара “$” ( например, $D$3). Ссылки могут быть смешанными, а знак доллара может стоять только перед одной координатой ссылки (строки или столбца): ссылка D$3 не изме-

40

PDF Created with deskPDF TS PDF Writer - DEMO :: http://www.docudesk.com