5 семестр - ИПОВС / БД / БД / МП3-045 / БДлаб1

структурированный язык запросов), относящемся к декларативным языкам за-

просов. Если открыто окно запроса, то любой из трех режимов удобно выбирать

спомощью кнопок, появляющихся в нижней правой части окна базы данных.

Врежиме конструктора окно запроса разделено на две области (см.

рис. 16). Верхняя область содержит таблицы, включенные в запрос, с указанием связей между ними. В нижней области находится бланк запроса. Первая строка бланка содержит имена полей, включенных в запрос, а во второй строке указана таблица, к которой принадлежит каждое поле. Третья строка указывает принцип сортировки записей. Флажок в четвертой строке определяет, будет ли поле ото-

бражаться в результатах запроса. Пятая строка позволяет задать критерий отбора записей из таблиц, а шестая строка задает альтернативный критерий.

С учетом приведенных пояснений становится понятным, что запрос, пока-

занный на рис. 16, должен выбирать из таблицы “Список товаров” записи, в ко-

торых поле “ПоставкиПрекращены” содержит значение “Нет”, и формировать таблицу результатов с полями “КодТовара” и “Марка”, в которой записи упоря-

дочены по возрастанию значений в поле “Марка”. Если выбрать режим таблицы для этого запроса или команду “Выполнить” на контекстной вкладке “Конструк-

тор” ленты, пользователь увидит список товаров, поставки которых продолжа-

ются, т.е. список имеющихся товаров.

Рис. 16. Вид окна запроса в режиме конструктора

21

Формы

Если база данных предназначена для пользователей, не знакомых с Access,

работа с таблицами может оказаться для них сложной и негативно отразиться на сохранности информации. В таких случаях лучше воспользоваться формами, ко-

торые позволяют упростить и сделать более эффективными ввод и обработку содержимого таблиц.

В сущности, форма представляет собой окно, куда можно поместить эле-

менты управления, предназначенные для ввода и отображения данных. В режи-

ме конструктора Access активизирует на ленте контекстную вкладку, которая содержит многие стандартные элементы управления Windows, в том числе поля,

надписи, флажки и переключатели.

Формы используются для ввода и редактирования записей в таблицах базы данных. Их можно отображать в трех режимах: в режиме формы, предназначен-

ном для ввода и просмотра данных, в режиме таблицы, где данные представле-

ны в табличном формате, и в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид, содержание и функционирование формы. На рис. 17 показан вид одной из форм учебной базы данных “Торговая компания” в режиме конструкто-

ра.

Рис. 17. Вид окна формы в режиме конструктора

Обычно форма базируется на определенной таблице и может включать подчиненные формы, связанные с другими таблицами. Основными элементами формы являются надписи, в которых указан текст, непосредственно отображаю-

щийся в форме, и поля, содержащие значения полей таблицы. Режим конструк-

тора позволяет создать форму с нуля, но обычно он используется для доработки и совершенствования форм, созданных с помощью Мастера форм.

22

Отчеты

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таб-

лицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компь-

ютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печат-

ным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позво-

ляющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме представления, где можно просмотреть все элементы готового отчета и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Режи-

мы задаются командами контекстного меню, активизируемого после щелчка правой кнопки мыши по имени отчета в области переходов, или кнопками выбо-

ра режимов (см. рис. 6). На рис. 18 показан вид одного из отчетов учебной базы данных “Торговая компания” в режиме конструктора.

Рис. 18. Вид окна отчета в режиме конструктора

В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем методика созда-

ния форм может быть использована и при создании отчетов.

Лабораторное задание

1. Ознакомиться с описанием лабораторной работы, изучить основные функции и режимы СУБД Access, типы объектов базы данных Access, назначе-

ние элементов окна базы данных Access, основные понятия реляционных баз данных и ответить на контрольные вопросы.

23

2. Использовать справочную систему СУБД Access для получения до-

полнительной информации об объектах базы данных.

3. Освоить основные приемы работы с базой данных и ее объектами в раз-

личных режимах.

Порядок выполнения лабораторной работы

1. При домашней подготовке к лабораторной работе изучить ее описа-

ние и ответить на контрольные вопросы.

2. При выполнении лабораторной работы в компьютерном классе ско-

пировать файл “Торговая компания.accdb” из папки M:\ИПОВС\Базы дан-

ных\МП3-045\ на устройство H:.

3.Запустить СУБД Access на удаленном рабочем столе “Терминал 4100”

иактивизировать окно справки. В оглавлении окна справки найти пункт “При-

ступая к работе”, в котором имеется ссылка на статью “Основные сведения о базах данных”; ознакомиться с разделом “Базы данных: общие сведения” этой статьи и поместить справочные сведения из этого раздела в текстовый доку-

мент ОтчетЛаб1.docx.

4. Найти статьи, в которых встречается слово “таблица”. Среди найден-

ных статей выбрать статью “Создание таблиц в базе данных”, в этой статье оз-

накомиться с разделом “Что такое таблица?” и дополнить текстовый документ ОтчетЛаб1.docx справочными сведениями из этого раздела. В конце раздела найти ссылку на статью “Основные сведения о создании баз данных” и в этой статье ознакомиться с терминологией, связанной с базами данных.

5.Найти статьи, в которых объясняются понятия “первичный ключ”, “внешний ключ”, и включить сведения об этих понятиях в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx.

6.Открыть учебную базу данных “Торговая компания”, находящуюся на устройстве H:.

7.Открыть таблицу “Типы” в режиме таблицы и уменьшить ширину столбцов в два раза, а высоту строк увеличить так, чтобы название и описание типов товаров полностью размещались в ячейках. Ознакомится с изображения-

24

ми типов товаров и отметить в текстовом документе ОтчетЛаб1.docx обнару-

женные неточности.

8.Добавить в поля “Категория” и “Описание” таблицы “Типы” сведения

отрех новых типах товаров. Выделить записи, добавленные в таблицу, скопи-

ровать их, вставить в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx, а затем удалить из таблицы и закрыть таблицу.

9. Открыть в режиме таблицы все другие таблицы учебной базы данных,

являющиеся только главными, и отобразить в окне таблицы записи подчинен-

ной таблицы. Поместить в текстовый документ копию одного из окон таблицы с развернутыми записями во всех подчиненных таблицах. Записать в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx сведения о числе записей в каждой из открытых таб-

лиц.

10. Задать параметры Access, чтобы объекты базы данных отображались на вкладках документов. При выполнении следующих пунктов задания оце-

нить, какой способ отображения объектов предпочтительнее - перекрывающие-

ся окна или вкладки.

11. Открыть все таблицы учебной базы данных, являющиеся подчинен-

ными, сначала в режиме конструктора, чтобы ознакомиться с назначением по-

лей таблиц, а затем в режиме таблицы.

12. Записать в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx: 1) информацию об индексах; 2) имена таблиц с наименьшим и наибольшим числом индексов; 3)

имена таблиц, у которых отличаются имена полей при отображении в режимах таблицы и конструктора, и предполагаемое объяснение этого отличия.

13. Вывести схему данных для учебной базы данных “Торговая компа-

ния”. Проверить правильность ответа на 5-й контрольный вопрос.

14. Оценить внешний вид напечатанных страниц с содержимым таблицы

“Заказано”, воспользовавшись предварительным просмотром. Поместить в тек-

стовый документ ОтчетЛаб1.docx копию окна предварительного просмотра страниц и закрыть все таблицы.

15. Исходя из своих предпочтений, выбрать удобный способ отображения объектов базы данных, изменив при необходимости параметры Access.

25

16. Открыть запрос “Список имеющихся товаров” в режиме таблицы, оп-

ределить число записей (число имеющихся товаров) в таблице результатов и сравнить его с числом записей в таблице “Товары”. Отобразить запрос “Список имеющихся товаров” в режиме SQL и вставить запрос на языке SQL в тексто-

вый документ ОтчетЛаб1.docx.

17. Отобразить запрос “Список имеющихся товаров” в режиме конструк-

тора, исправить бланк запроса, чтобы в таблице результатов оказались сведения о товарах, поставки которых прекращены, с указанием признака прекращения поставок, и выполнить скорректированный запрос, выбрав команду “Выпол-

нить” на контекстной вкладке. Вставить в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx

сформированную таблицу результатов, определить число записей в ней и срав-

нить его с числом записей в таблице “Товары”. Закрыть запрос без сохранения изменений.

18. Отобразить форму “Список товаров” поочередно в режимах конструк-

тора, формы и таблицы, развернув окно формы на полный экран, и поместить вид окна формы во всех режимах в текстовый документ. Найти в окне формы товары, попавшие в таблицу результатов, сформированную при выполнении п.17, и исправить значения любого из полей для этих товаров. Отметить в тек-

стовом документе ОтчетЛаб1.docx результативность исправлений.

19. Открыть форму “Клиенты” поочередно в режимах конструктора,

формы и таблицы, развернув окно формы на полный экран, и поместить вид окна формы во всех режимах в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx. С помо-

щью навигационной панели, расположенной в окне формы, осуществить про-

смотр сведений о клиентах и добавить сведения о новом клиенте, нажав на на-

вигационной панели кнопку со звездочкой (*) до и после ввода всех сведений.

20. Закрыть все окна форм без сохранения изменений и проверить появ-

ление сведений о новом клиенте, открыв таблицу “Клиенты”.

21. Выбрать “Главную кнопочную форму” в учебной базе данных, двой-

ным щелчком открыть ее в режиме формы и ознакомиться с ее функционирова-

нием, активизируя с помощью кнопок другие формы и записывая в текстовый

26

документ ОтчетЛаб1.docx сведения об иерархии вызова форм в ячейках табли-

цы такого вида:

22.Открыть отчет “Список товаров” в режиме конструктора и установить размеры окна отчета такими, чтобы в нем помещались все разделы отчета. Отобразить отчет в режимах представления и предварительного просмотра, определить отличия, сделав запись о них, поместить в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx вид отчета в любом из режимов и затем закрыть окно отчета без сохранения изменений.

23.Сохранить текстовый документ с отчетными материалами на устройстве H: и сдать зачет по лабораторной работе преподавателю.

24.В справочной системе СУБД Access найти статью “Основные сведения о создании баз данных” и сохранить ее содержимое в файле ОтчетЛаб2.docx для использования при подготовке к лабораторной работе №2.

25.Закрыть учебную базу данных “Торговая компания” и завершить работу с СУБД Access. Запомнить номер компьютера, за которым выполнялась лабораторная работа.

Требования к отчету

Отчет должен состоять из рукописной части, содержащей название, цель лабораторной работы и ответы на контрольные вопросы, и файловой части, включающей результаты выполнения отдельных заданий лабораторной работы, помещенные в текстовый документ ОтчетЛаб1.docx.

Представленные в текстовом документе результаты должны быть обозначены номерами выполненных пунктов задания.

Контрольные вопросы

1.Перечислите основные функции и режимы работы СУБД Access.

2.Объекты каких типов могут входить в базу данных Access и для чего они предназначены?

3.Каким способом можно сделать максимальным размер рабочей области окна базы данных?

27

4.Какие таблицы в учебной базы данных (см. рис.10) являются главными,

акакие подчиненными для них? Оформите ответ в виде таблицы с графами

“Главная” и “Подчиненная”, отметив таблицы, являющиеся только главными.

5. Для каждой таблицы учебной базы данных (см. рис.10) укажите поля,

входящие в первичный и внешний ключи. Оформите ответ в виде таблицы с графами “Таблица”, “Первичный ключ”, “Внешний ключ”.

6.Сколько баз данных могут быть открытыми одновременно при работе

содним приложением Access?

7.Какие манипуляции с таблицей возможны при ее просмотре в режиме таблицы и как они осуществляются? Оформите ответ в виде таблицы с графами

“Манипуляции” и “Действия”.

8. Для чего предназначены индексы и как определить их наличие у таб-

лицы?

9. Как следует изменить запрос, показанный на рис. 16, чтобы в таблице результатов увидеть список товаров, поставки которых прекращены?

28