Лабораторные работы / Лабораторная работа 1

Термины

В каком нормативном акте даётся понятие

Определение, закреплённое в соответствующем нормативном акте

Адресат документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 67

Реквизит, содержащий информацию о получателе документа

Акт

Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340 "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору"; приложение № 40

Обобщенное наименование официальных документов (например, законодательный акт, правовой акт) либо документ, составленный несколькими лицами (членами комиссии) и подтверждающий установленные факты и события (например, акт ревизии, акт приема-передачи дел)

Анкета

"ГОСТ Р 56086.1-2014. Национальный стандарт Российской Федерации. Система национальных стандартов в области социальной ответственности телекоммуникационных компаний. Общие положения" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 19.08.2014 N 907-ст) (документ утратил силу); пункт 3.1

Специально оформленный список вопросов

Аутентичность документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 16

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 7.2.2

(Электронного документа): свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному

(Даётся описание свойству)

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания)

Бланки документов

"Методические рекомендации по выявлению и пресечению преступлений в сфере экономики и против порядка управления, совершенных сторонами исполнительного производства"

(утв. ФССП России 15.04.2013 N 04-4); глава 3.

Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия"

Бланк представляет собой лист бумаги с нанесенным на него набором реквизитов, идентифицирующих организацию. Бланк используются для изготовления документа. Бланки относятся к документам строгой отчетности и имеют на обороте номера, нанесенные в типографии.

Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

Виза согласования

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 55

Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Включение документов в систему управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 9.3

(Даётся описание процесса)

Включением документов в систему управления документами достигаются следующие цели:

- установление взаимосвязей между документом, его создателем и контекстом создания документа;

- размещение (фиксация) документа, метаданных о нем и его взаимосвязей в системе управления документами;

- установление связей с другими документами.

При включении документа в электронную систему управления документами ему могут быть присвоены метаданные, включенные, присоединенные или связанные с ним независимо от его формата. Это должно быть предусмотрено в процедурах системы управления документами. Такие метаданные особенно необходимы для контроля статуса, структуры и целостности документа в любое время, а также для показа его связей с другими документами.

Методы, обеспечивающие включение документа в систему управления документами, могут включать в себя:

a) классификацию и индексирование, которые позволяют соответствующим образом создавать ссылки, проводить группировку, присваивать имена, защищать конфиденциальность, обеспечивать доступ для пользователей, а также проводить поиск, отбор и идентификацию необходимых (востребованных) документов;

b) расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), упрощающей последующее использование документов и справочную работу;

c) регистрацию, которая обеспечивает доказательство существования документов в системе управления документами;

d) системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности:

1) создают метаданные, описывающие контекст;

2) обеспечивают доказательство местоположения документа;

3) идентифицируют, какие действия подлежали исполнению, но не выполнены;

4) идентифицируют, кто имел доступ к документу;

5) идентифицируют, когда такой доступ имел место;

6) обеспечивают свидетельства об операциях, произведенных с документом

Гриф согласования

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 56

Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

Гриф утверждения

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 61

Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа

Дата документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 63

Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события

Деловой стиль изложения

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом); пункт 4.17

(Говорится о признаках и особенностях данного стиля)

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

• нейтральный тон изложения;

• точность и ясность изложения;

• лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами.

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных.

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Доверенность

"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ

(ред. от 29.07.2017)

(с изм. и доп., вступ. в силу с 06.08.2017); статья 185, пункт 1

Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25 "О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации"; пункт 125

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие, в том числе на представление интересов в суде, может содержаться как в отдельном документе (доверенности), так и в договоре, решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений

Договор

"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп., вступ. в силу с 06.08.2017); статья 420, пункт 1

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей

Документирование процессов управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 9.10

(Даётся описание процесса)

Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть четко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение.

Соответствующее законодательство, стандарты и политика организации должны быть документально зафиксированы, чтобы определять требования к практике, обследованию, проверке и тестированию процессов управления документами. Особое внимание следует уделять другим информационным системам и правилам (стратегиям, политикам), применяемым внутри организации, чтобы сохранять корпоративную целостность среды управления информацией.

Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует четко документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. Официальная документация, определяющая порядок анализа и оценки документов, на основе которой принимают решения о включении документов в систему управления документами и их хранении там, должна быть подготовлена и представлена на утверждение высшему руководству. Такая документация должна содержать подробное описание деловой деятельности и документов, отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение. События, инициирующие или разрешающие действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение, должны быть четко определены. Также должны быть разработаны и использованы инструкции по передаче документов на альтернативное хранение (например, внесетевое хранение). Такая документация должна быть представлена на согласование сторонним уполномоченным органам, таким как архивные органы, аудиторы и т.п. Следует хранить документы, отражающие выполнение действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение

Достоверность документа

Постановление Правительства Москвы от 27.04.2004 N 278-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и повышению эффективности функционирования системы Территориального страхового фонда документации г. Москвы"

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 17

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 7.2.3

Характеристика соответствия копии документа его подлиннику, заверенная соответствующими подписями и печатями, а также устанавливаемая в результате официальной экспертизы

(Электронного документа): свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности

(Даётся описание свойству)

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции

Доступ к документу

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 43

Возможность и условия получения и использования документа

Заверение копии

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.26

(Даётся описание процесса)

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации

Заголовок к тексту документа

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 (ред. от 12.10.2015) "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"; приложение № 4, раздел 3

(Говорится об особенностях оформления реквизита)

Заголовок к тексту документа составляется исполнителем.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и быть согласованным с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопросы:

а) "о чем?" ("о ком?")

б) "чего?" ("кого?")

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением служебных писем небольшого объема (до 5 строк), ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, заявлений сотрудников, иных аналогичных документов.

Допускается не указывать заголовок к тексту документов, оформляемых на бланках формата A5 или меньшего формата.

На документах, оформляемых на бланках, заголовок к тексту располагается под основными реквизитами бланка.

На документах, оформляемых на стандартных листах бумаги, заголовок располагается в соответствии с примерными схемами расположения реквизитов.

При продольном оформлении реквизитов заголовок печатается по ширине страницы над текстом документа центрованным способом.

При угловом оформлении реквизитов заголовок печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок к тексту документа печатается полужирным шрифтом строчными буквами (за исключением первой), может состоять не более чем из 5 строк по 28 - 35 знаков в строке.

Точка в конце заголовка не ставится

Идентификатор электронной копии документа

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.30

Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Информация

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 29.07.2017) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; статья 2, пункт 1

Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

Классификация документов

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"

(утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 3.6

Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе

Контроль документооборота

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 9.8

(Даётся описание процесса)

Контроль движения и использования документов в системе управления документами требуется для:

a) идентификации невыполнения требуемых действий;

b) обеспечения поиска документа;

c) предотвращения утраты документов;

d) мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему, регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче);

e) сохранения способности идентифицировать, в результате каких операций (объединении или миграции систем) возникли отдельные документы.

Контроль действий

Контроль действий в системе управления документами допускается применять для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий:

a) определяет этапы выполнения решений или операций, зафиксированных в документе;

b) распределяет между исполнителями ответственность за действия;

c) фиксирует даты предполагаемого и реального выполнения действий.

Контроль действий можно эффективно применять, только если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем направлен исполнителям.

Контроль местонахождения

Движение документов должно быть документально зафиксировано для обеспечения доступа к ним всегда, когда это требуется. Механизмы контроля могут предусматривать фиксацию идентификатора документа, его заголовка, сведений о сотруднике или подразделении, обладающем документом, и времени (даты) перемещения документа.

Система управления документами должна контролировать выдачу, передачу между сотрудниками и возврат документов на место их расположения или хранения, а также их изъятие из системы управления документами для уничтожения либо для передачи другой уполномоченной сторонней организации, в том числе архивным органам, для дальнейшего хранения

Лист согласования

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 54

Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании

Место составления / издания документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 64

Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа

Методология проектирования и внедрения системы управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 8.4

(Даётся описание процесса)

При проектировании и внедрении системы управления документами особое значение имеет методология ее проектирования и внедрения, включающая нижеперечисленные этапы.

Методология, описываемая в перечислениях "а" - "h", не является линейной. Эти задачи допускается выполнять на различных стадиях, многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами.

a) Предварительное обследование включает в себя:

- сбор информации на основе анализа документальных источников и путем интервьюирования;

- изучение целей и задач организации, ее структуры, нормативной, деловой и политической среды, критических факторов и недостатков, связанных с управлением документами.

b) Анализ деловой деятельности включает в себя:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- идентификацию и документирование каждой функции, вида деловой деятельности и операции;

- установление их иерархии;

- моделирование процессов и составляющих их операций.

c) Определение требований к документам включает в себя:

- сбор информации из документальных источников и путем интервьюирования;

- выявление каждой функции и вида деловой деятельности, реализуемых с помощью документов (эти требования могут быть выполнены на основе анализа нормативной среды организации в соответствии с разделом 5);

- определение степени риска в случае, если документы не были созданы и (или) не сохранены;

- определение того, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами;

- четкое формулирование и документальное оформление требований к документам;

- выбор подходящей структуры документов, наилучшим образом соответствующей каждой функции, виду деловой деятельности или операции.

d) Оценка существующих систем управления документами представляет собой:

- идентификацию и анализ существующих систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их эксплуатационных характеристик на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к документам.

e) Обеспечение соблюдения требований к документам включает в себя:

- определение и формулирование требований к документам;

- установление принципов политики, стандартов, процедур и практических действий;

- проектирование новых систем управления документами и внедрение их таким образом, чтобы соблюдались установленные требования к документам.

Стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена система управления документами), существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой применяют стратегию, согласно разделу 7.

f) Проектирование системы управления документами включает в себя:

- разработку стратегии, процессов и принципов практики, описываемых в настоящем стандарте;

- обеспечение того, чтобы система управления документами поддерживала процессы деловой деятельности, а не мешала им;

- оценку и, в случае необходимости, перепроектирование процессов деловой деятельности, а также используемых информационно-коммуникационных систем для включения в них процессов по управлению документами.

g) Внедрение системы управления документами

Внедрение системы управления документами следует проводить системно с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы этой системы в процессы деловой деятельности и другие связанные с ней системы.

h) Обследование после внедрения представляет собой:

- неотъемлемый и непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами. Это может быть проведено путем интервьюирования работников и основных исполнителей с помощью анкет, наблюдения за системой в действии, изучения процедурных инструкций, учебных материалов и другой документации, а также путем проведения выборочных проверок качества документов, использования контрольных мер;

- сопровождение системы управления документами путем проверки и оценки ее работы;

- поддержка работы системы управления документами путем инициирования и мониторинга корректирующих действий;

- контроль функционирования системы управления документами путем установления режима непрерывного мониторинга и регулярной оценки

Наименование вида документа

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 (ред. от 12.10.2015) "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"; приложение № 4, раздел 3

Наименование вида издаваемого документа (решение, распоряжение, рекомендация, приказ, протокол и др.) является элементом бланка соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа (при оформлении документа на стандартных листах)

Наименование организации

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.8

(Говорится об особенностях оформления реквизита)

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Общая характеристика документа

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 7.2.1

(Даётся описание характеристики)

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности.

Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом:

a) структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

b) в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники);

c) в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Принципы политики, процедуры и практика управления документами должны обеспечивать создание подлинных документов, обладающих следующими характеристиками: аутентичность; достоверность; целостность; пригодность для использования

Отбор и передача документов на хранение и уничтожение

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 9.9

(Даётся описание процесса)

Правила, определяющие в соответствии с действующим законодательством порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.

Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:

a) непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;

b) дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;

c) перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);

d) передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;

e) передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;

f) передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;

g) передачу в архив организации;

h) передачу в архивные учреждения.

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;

- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;

- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии

Отметка о контроле

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.19

(Говорится об особенностях оформления реквизита)

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль"

Отметка о поступлении документа в организацию

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 69

Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией

Отметка об исполнении

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 91

Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним

Отметка об исполнителе

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 (ред. от 12.10.2015) "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"; приложение № 4, раздел 3

(Говорится об особенностях оформления реквизита)

Отметка об исполнителе документа (за исключением международных актов, актов органов Союза, протоколов) печатается в левом нижнем углу лицевой стороны (оборотной стороны - для корреспонденции, адресованной главам государств и правительств) последней страницы подлинника документа шрифтом размера N 10 через 1 междустрочный интервал.

Отметка включает в себя фамилию, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия ответственного исполнителя

Печать

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 71

Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ

Письмо

Постановление ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1831-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации", раздел 2

Приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Зарегистрировано в Минюсте России 26.12.2014 N 35442); пункт 11б

Обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами

Почтовые отправления с письменным сообщением, в том числе в форме электронного документа (простые, в том числе пересылаемые в форме электронного документа, заказные, в том числе пересылаемые в форме электронного документа, с объявленной ценностью)

Подпись

"Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006" (введен Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 118-ст); пункт 3.1.4

Реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица (для электронных документов используется аналог собственноручной подписи - электронная цифровая подпись)

Положение об организации/структурном подразделении

Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 N 340 "Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору", приложение № 40

Документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности

Прекращение применения систем управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 8.5

(Даётся описание процесса)

В случае прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности документы больше не следует включать в эту систему, однако находящиеся в ней документы должны быть доступны. Документы могут быть перемещены из системы управления документами в соответствии с действующими правилами хранения и отбора (передачи) или в соответствии со стратегиями конвертирования и миграции. Процесс прекращения применения системы управления документами должен быть документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности, пригодности для использования и целостности документов, по-прежнему находящихся в этой системе, включая планы конвертирования или преобразования данных

Пригодность документа для использования

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); раздел 3, пункт 19

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 7.2.5

(Электронного документа): свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени

(Даётся описание свойству)

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены

Приложение к документу

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.10.2014 N 219 (ред. от 13.06.2017) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах"; пункт 3.3.4

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.21

(Говорится о проставлении в документе отметки о наличии приложения)

Если документ имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через одну строку ниже текста документа, от границы левого поля.

(Говорится об особенностях оформления реквизита «отметка о наличии приложения»)

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки

Проектирование и внедрение систем управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 8.3

(Даётся описание процесса)

Система управления документами должна обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами, описанные в разделе 9.

При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением системы управления документами и поддерживанием ею процессов управления документами, следует принимать во внимание необходимость их соответствия организационным структурам управления.

Документирование операций

Системы управления документами должны полно и точно отражать все операции, произведенные непосредственно с конкретным документом, а также процессы, связанные с ним. Эти сведения могут быть зафиксированы в метаданных о документе или в контрольных протоколах системных процессов. Протоколы контроля системных процессов следует хранить, как минимум, столько же, сколько хранят документ, к которому они относятся.

Материальные носители информации и их физическая защита

При проектировании системы управления документами следует выбирать подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения. Выбор носителя информации зависит от сроков хранения документов. Система управления документами должна быть подготовлена к чрезвычайным ситуациям так, чтобы определять и уменьшать риски. Во время и после восстановления деятельности организации, пострадавшей от чрезвычайных ситуаций, система управления документами должна сохранять свою целостность и демонстрировать это.

Распределенное управление

Системы управления документами должны быть способны поддерживать альтернативные варианты размещения документов. В некоторых случаях, если правовая и нормативная среда позволяют это, документы допускается физически хранить в одной организации, а управление ими и ответственность за них можно возлагать либо на организацию-создателя, либо на другой полномочный орган. Такой порядок размещения, различающий хранение, владение и ответственность за документы, характерен для электронных документов, размещенных в электронных системах управления документами. Перемещение документов может происходить в любое время, при этом оно должно быть контролируемо и документально оформлено.

Конвертирование и миграция

Системы управления документами следует проектировать так, чтобы документы оставались аутентичными, надежными и пригодными для использования независимо от любых изменений в системе управления документами (в том числе при конвертировании форматов, миграции между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями) в течение всего периода их хранения (в соответствии с 8.5).

Доступ, поиск и использование

Системы управления документами должны обеспечивать своевременный и эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и отчетности.

Системы управления документами должны иметь и применять средства контроля доступа, чтобы обеспечивать сохранность документов. Они должны обеспечивать создание и поддержку протокола контроля системных процессов или другие методы, позволяющие эффективно защищать документы от несанкционированного использования, изменения или уничтожения.

Хранение и уничтожение документов

Системы управления документами должны обеспечивать процессы хранения, отбора и передачи документов для последующего хранения или уничтожения. Действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение могут быть предприняты в любой период жизненного цикла документа, в том числе на стадии проектирования системы управления документами. Должна быть предусмотрена возможность автоматического отбора (изъятия) документов из системы управления документами для передачи их на дальнейшее хранение или уничтожение. Системы управления документами должны поддерживать протоколы контроля системных процессов или другие методы, обеспечивающие отслеживание всех действий по отбору и передаче документов на дальнейшее хранение или уничтожение

Протокол

"Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)" (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435) (вместе с "Типовыми должностными инструкциями работникам службы делопроизводства", "Типовым положением о канцелярии учреждений") (документ утратил силу); приложение 3, пункт 9

Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов

Распорядительные документы

ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) (документ утратил силу); пункт 38

(Организационно-распорядительный документ): вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Регистрация документов

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 84

Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"; раздел 3.2

Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе

Резервное копирование

Решение Совета Евразийской экономической комиссии от 03.11.2016 N 81 "Об утверждении Правил надлежащей лабораторной практики Евразийского экономического союза в сфере обращения лекарственных средств"; раздел 6, пункт 4

(Говорится о цели процесса)

Резервное копирование программного обеспечения и данных является стандартной практикой при работе с системой, которая позволяет восстановить систему после любых неполадок (например, повреждения диска), ставящих под угрозу целостность системы. В данном случае допускается возможность перевода резервной копии в первичные данные, после чего они должны рассматриваться как первичные данные

Резолюция

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100 (ред. от 11.07.2014) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»; введение, пункт 12

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 65

Указание по исполнению документов - документ, в котором фиксируется информация о заданиях и поручениях, данных исполнителям документа. Резолюция включает сведения об авторе, исполнителе, контролере, содержание поручения, срок исполнения поручения, признак контроля

Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа

Реквизиты документов

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 36

Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", раздел 3.2

"Единая система конструкторской документации. Основные надписи. ГОСТ 2.104-2006" (введен Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 118-ст); пункт 3.1.1

Элемент оформления документа

Обязательный элемент оформления документа

Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения

Сканирование документов

Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100 (ред. от 11.07.2014) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"; введение, пункт 12

Получение электронного образа документа

Справочные данные об организации

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст); пункт 3.9

(Говорится о составе реквизита)

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

Срок хранения документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 40

Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда

Ссылка на регистрационный номер документа

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом); пункт 3.9

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46 (ред. от 12.10.2015) "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"; приложение № 14, пункт 5д

(Говорится об особенностях и целях оформления реквизита)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации

(Говорится об особенностях оформления реквизита)

Ссылка на регистрационный номер и дату документа, послужившего основанием для подготовки письма, приводится при составлении ответного письма. В составе данного реквизита в качестве регистрационного номера указывается исходящий регистрационный номер, присвоенный письму отправителем.

Данный реквизит бланка письма может не заполняться, если регистрационный номер и дата документа указаны в первом предложении текста письма. При этом для обеспечения поиска документа в информационной системе управления документооборотом в Комиссии входящий регистрационный номер, присвоенный документу, и дата его регистрации в Комиссии могут указываться в первом предложении текста ответного письма в скобках после исходящего регистрационного номера документа, присвоенного отправителем, и даты регистрации отправления документа

Таблица

"Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. Росархивом); пункт 4.15

Форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков

Текст документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 66

Основная содержательная часть документа

Телеграмма

Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012) "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи"; раздел 1, пункт 3

Текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи

Телефонограмма

Приказ СК России от 18.07.2012 N 40 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации"; пункт 3.15.7

Вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение

Факс

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76; раздел 3.3.5.5

Получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры)

Фотокопия документа

"ГОСТ 7.48-2002. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения" (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 05.06.2002 N 231-ст) (документ утратил силу); пункт 7.1

Копия, изготовленная с помощью фотографического процесса

Характеристики системы управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 8.2

(Перечисляются характеристики системы)

Системы управления документами должны поддерживать документы, обладающие характеристиками, указанными в 7.2, а сами системы управления должны обладать характеристиками, установленными в 8.2.2 - 8.2.6.

8.2.2. Надежность

Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.

Система управления документами должна:

а) включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

b) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;

c) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

d) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

e) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Показатели надежности системы управления документами должны быть документально зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной системы. Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами критериям перечислений "а" - "е".

Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов, включенных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на характеристики документов.

8.2.3. Целостность

Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или перемещения в системе управления документами следует применять контрольные мероприятия, такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожение документов и их засекречивание должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы управления документами не влияют на качество сохранности документов.

8.2.4. Соответствие

Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, нормативной средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления документами таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует хранить в целях доказательства.

8.2.5. Комплексность

Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом всех видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения.

8.2.6. Системность

Документы следует создавать и сохранять системно. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею

Хранение документов

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 38

Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов

Целостность документа

"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст); пункт 18

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 7.2.4

(Электронного документа): состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения

(Даётся описание свойству)

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать

Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами

"ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст); пункт 9.1

(Даётся описание процесса)

Определение состава документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами, базируется на анализе нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчетности, а также на оценке степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему. Требования могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует.

Документы создают в самой организации и получают извне на различных носителях и с использованием постоянно меняющихся технологий. Документированная информация является динамичной, она может быть создана множеством исполнителей, существовать в нескольких версиях и находиться на различных стадиях формирования в течение различных периодов времени.

Документированную информацию следует включать в систему управления документами в качестве документов и связывать с метаданными, характеризующими ее особый деловой контекст, в случае, если она побуждает организации к действию, служит для их отчетности, а также документально фиксирует действия, решения или процессы принятия решений

Электронная почта

Постановление ЦИК России от 27.04.2016 N 5/43-7 "О Порядке и сроках передачи, обработки и использования информации о выборах, переданной по техническим каналам связи при подготовке и проведении выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации седьмого созыва на избирательных участках, образованных на судах, которые будут находиться в день голосования в плавании, на полярных станциях, в отдаленных или труднодоступных местностях либо за пределами территории Российской Федерации"; приложение, пункт 2

"ГОСТ Р 53632-2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Показатели качества услуг доступа в интернет. Общие требования" (утв. и введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 15.12.2009 N 978-ст) (документ утратил силу); пункт 3.16

Передача сообщений, записанных на электронном носителе, прием этих сообщений с записью на электронные носители

Сообщения, автоматически прошедшие от одного компьютерного пользователя к другому через компьютерные сети и/или через модемы по телефонным линиям