СУБД Microsoft Access

Лабораторная работа № 13

"Импорт таблиц из EXCEL"

Цели работы:

• научиться создавать однотабличную базу данных в Access на основе таблицы Excel;

• научиться создавать простые запросы, формы и отчеты.

1. В Microsoft Excel заполните таблицу, представленную ниже, начиная с ячейки A1.

Ведомость
№ п/п	Ф.И.О.	Графика	Математика	Физика
1	Алексеев Е.С.	6	5	4
2	Манукян С.Э.	5	4	4
3	Медведев Я.В.	6	6	4
4	Чимбур И.В.	9	9	9
5	Шелюто М.Г.	9	9	9
6	Галуза М.Г	5	5	2
7	Назаренко Н.С.	9	8	8
8	Найдёнова О.Н.	9	10	9
9	Напреев И.С.	9	9	9
10	Наумчик А.А.	6	7	7
11	Винокуров А.И.	4	5	4
12	Павлючкова В.В.	6	4	4
13	Панкратов Д.А.	7	4	5
14	Дёмов Е.А.	7	4	4
15	Попов Е.Г.	7	5	2
16	Потапенко М.Ю.	8	7	6
17	Прохоренко С.В.	8	9	10
18	Пушкина Е.В.	7	6	6
19	Быков И.А.	8	9	8
20	Третьяк О.А.	5	5	5
21	Хомич В.П.	7	7	7
22	Семенец А.И.	5	6	2
23	Иванов Е.В.	6	6	5
24	Сиваков Ю.Е.	5	5	5
25	Фёдоров А.А.	9	10	9

2. Диапазону A2:E27 дайте имя Данные.

3. Запустите Access - Пуск/Программы/Microsoft Access. В появившемся диалоговом окне укажите, что создаете новую базу данных и щелкните по кнопке Ok. В новом окне наберите имя вашей базы Успеваемость и щелкните по кнопке Создать. Появится окно с основными элементами базы данных. Выберете закладку Таблицы, щелкните по кнопке Создать. В диалоговом окне «Новая таблица» выберете пункт Импорт таблиц и нажмите Ok. В открытом окне дерева файлов найдите свою рабочую книгу в Excel (не забудьте указать, что ищете файл Excel) и нажмите кнопку Импорт. В окне диалога выберете тип объекта - поименованные диапазоны. Из появившихся имен выберете имя Данные и нажмите Далее. Установите флажок для того, чтобы первая строка таблицы рассматривалась как имена полей. Нажмите Далее. Укажите, что сохраняете импортируемые данные в новой таблице. Нажмите Далее. В новом окне вы можете указать какие столбцы можно не импортировать, оставьте все без изменений, нажмите Далее. В качестве ключа выберете столбец №. Нажмите Далее. На последнем шаге укажите имя создаваемой таблицы: Ведомость. Нажмите Готово.

4. На закладке Таблицы выберете Ведомость и нажмите кнопку Открыть. Теперь вы можете увидеть содержимое вашей базы данных, являющейся копией таблицы из вашей рабочей книги. Закройте таблицу. Для изменения способа просмотра создайте форму (аналогичную Excel). Перейдите на закладку Формы и нажмите Создать. В диалоговом окне «Новая форма» выберете в качестве источника таблицу Ведомость и метод Автоформа: в столбец. (Нажмите Ok). Перед вами появится форма, в которой вы можете просмотреть имеющиеся данные. Используя форму, добавьте еще одну запись: фамилию – Трофимов и три девятки. Сохраните форму под именем Ведомость и закройте ее. Откройте таблицу Ведомость. Посмотрите, отразились ли изменения в ней.

5. Перейдите на закладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберете метод Конструктор. В окне конструктора добавьте таблицу Ведомость, закройте диалоговое окно добавления таблиц. Из объекта, содержащего имена полей таблицы, перенесите в форму (таблица в нижней части диалогового окна) все поля за исключением №: для этого дважды щелкните по каждому из полей. Эта форма подобна расширенному фильтру в Excel. Заполните ее как показано ниже. Сохраните под именем Отличники и откройте в режиме просмотра таблицы. Обратите внимание, что при построении используется 4 поля, а выводится на экран только одно (это указывается в четвертой строке фильтра).

Поле:	ФИО	Графика	Математика	Физика
Имя таблицы:	Ведомость	Ведомость	Ведомость	Ведомость
Сортировка:
Вывод на экран:				
Условие отбора:		(9) or (10)	(9) or (10)	(9) or (10)

6. Создадим простой отчет. Для этого перейдем на закладку Отчеты и нажмем кнопку Создать. Выберете в окне «Новый отчет» метод - Мастер отчетов и источник - таблица Ведомость; нажмите Ok. В окне мастера отчетов, используя стрелки, переместите из доступных полей исходной таблицы в выбранные все, кроме №, нажмите Далее. В новом окне оставьте все без изменений, нажмите Далее. На этом этапе укажите, что будет проводится сортировка по полю ФИО, нажмите Далее. Укажите макет табличный, нажмите Далее. Выберете стиль (например, Строгий), нажмите Готово. Просмотрите сгенерированный отчет и сохраните его под именем Ведомость. Самостоятельно создайте ленточный автоотчет по запросу Отличники.

Предъявите результаты работы преподавателю.

7. Самостоятельно создайте запросы для хорошистов (т.е. для оценок 10,9,8 или 7 но не отличников), и для двоечников. (Указание: Например, условие - хотя бы одна восьмёрка, записывается в заголовке свободного столбца запроса, выберете в его контекстном меню пункт Построить; используя возможности диалогового окна, соберите условие ([Графика]=8) Or ([Математика]=8) Or ([Физика]=8). В ячейке условия укажите Истина). Используя разные методы построения и форматы создайте соответствующие отчеты.

8. Создайте параметрический запрос, который выдает оценки студента по его фамилии.

9. Изменить автоформу в конструкторе. Добавить заголовок «ВЕДОМОСТЬ». В основной области добавить кнопки вызова «отличнки», «хорошисты», «двоечники», «оценки студента»