информатика (не сорт) / Иоффе / m3_2012 / lab_13d

СУБД Microsoft Access

 Лабораторная работа № 14

"Многотабличная база данных"

Цели работы:

·       научиться создавать многотабличную базу данных в Access;

·       научиться заполнять многотабличную базу данных, создавать простые формы и запросы.

Проектирование и разработка базы данных Понятие о базе данных База данных – это именованная совокупность данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области. Объектом может быть предмет, вещество, лицо, явление, абстрактное понятие, т. е. то, что может характеризоваться набором значений некоторой совокупности атрибутов. Атрибут – это информационное отображение свойства объекта. Например, объект «товар» характеризуется атрибутами «наименование», «цена», «единица измерения» и др. Предметная область – это часть реального мира, которая описывается и моделируется с помощью базы данных.

Базу данных можно рассматривать как информационную модель объекта, от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность управления объектом.

Информация в базе данных хранится централизованно и оптимально структурируется для поиска, анализа и отображения данных. Несколько пользователей одновременно имеют возможность доступа, просмотра и изменения данных, причем каждый из них использует при этом самую последнюю версию информации. Централизованное хранение позволяет легче изменять данные, согласовывать их, экономить дисковое пространство.

Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие пользователю оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным пользователям, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД). Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержанием, редактирования содержимого и визуализации информации (отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода).

Система управления базами данных Microsoft Access является реляционной СУБД для операционной системы Microsoft Windows. В реляционной СУБД хранятся данные, между которыми установлены связи.

В MS Access предусмотрены все необходимые средства для хранения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Основными объектами базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблицы – это основные объекты базы данных. В таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, и структура базы (поля, их типы и свойства).

Формы – это средства для ввода данных. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать.

Запросы – это объекты, которые служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Отчеты − это объекты базы данных, представляющие информацию в виде, удобном для её восприятия и анализа пользователями. Отчеты предназначены для вывода данных на экран или на печатающее устройство (принтер).

Макросы и модули – эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования.

Разработка базы данных Разработка любой базы данных начинается с ее проектирования.

Продуманная структура и правильно выбранный формат записей способствуют эффективной работе с базой данных и позволяют быстро получить доступ к необходимой информации.

На этапе проектирования необходимо:

1  Определить назначение базы данных.

2  Принять решение о том, какую информацию будет содержать база данных.

3  Выделить информационные объекты. В соответствии с информационными объектами определить таблицы.

4  Определить поля, которые будут входить в таблицы, типы полей и их свойства.

5  Выбрать поля, содержащие уникальные значения.

6  Назначить связи между таблицами.

Проектирование базы данных «Учет товаров на складе» Имеются следующие сведения о товарах, хранимых на складе: наименование товара, цена товара, название поставщика, адрес поставщика, факс поставщика, единицы измерения товаров, номер накладной, по которой поступает товар на склад, дата поступления товара, количество товара.

1  Разработаем структуру базы данных, отражающую реальную ситуацию о поступлении товаров на склад. Для этого необходимо выделить информационные объекты (ИО): ИО1 – товары, ИО2 − поставщики, ИО3 – единицы измерения, ИО4 – склад.

2  Распределим данные по таблицам и определим уникальные поля. Каждому информационному объекту соответствует таблица.

В таблице Товары будут содержаться сведения: код товара, наименование товара, цена товара. В этой таблице каждому товару поставлен только ему соответствующий код. Следовательно, поле КодТовара можно определить как уникальное (ключевое) поле.

Примечание – Использование пробелов или других спецсимволов в таблицах и именах полей таблиц нежелательно, т. к. это может затруднить более углубленную профессиональную работу с базой, в частности, при использовании элементов программирования. Поэтому будем придерживаться следующего правила записи имен: каждое слово с прописной буквы, без пробелов.

В таблице Поставщики будут содержаться сведения о поставщиках, которые поставляют товары: название поставщика, адрес поставщика, факс поставщика. Каждому поставщику поставим в соответствие код. Поле КодПоставщика будет уникальным в данной таблице, следовательно, назначим его ключевым полем.

В таблице ЕдиницыИзмерения будут содержаться сведения о единицах измерения. Каждой единице измерения поставим в соответствие код, который будет храниться в ключевом поле данной таблицы КодЕдИзм.

В таблице Склад будут содержаться сведения о поступлении товаров на склад: номер накладной, дата поступления товара, код поставщика, код товара, количество, код единицы измерения. Считая, что по одной накладной поступает только один товар, определим в качестве ключевого уникальное для данной таблицы поле НомерНакладной.

3  Для каждого поля, включаемого в запись, установим тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в поле. Данные в поле счетчика всегда уникальны по определению, поэтому в таблицах Товары и Поставщики ключевым полям присвоим тип данных счетчик. Коды единиц измерения выберем в соответствии со стандартом единиц измерения, поэтому поле кода единицы измерения выберем числовым.

4  Установим связи между таблицами. Ключевое поле КодТовара таблицы Товары свяжем с соответствующим полем таблицы Склад (в этой таблице КодТовара – не ключевое поле), тип связи «один-ко-многим». Таблицы Склад и Поставщики свяжем по полю КодПоставщика, тип связи «один-ко-многим»). Таблицы Склад и ЕдиницыИзмерения свяжем по полю Код­ЕдИзм, тип связи «один-ко-многим». Разработанная структура базы данных «Учет товаров на складе» представлена на рисунке 1.

5   

Таблица «Товары»

1

Имя поля

Тип поля

Ключ

Свойства поля

КодТовара

Счетчик

*

НаименованиеТовара

Текстовое

Цена

Денежное

Таблица «Поставщики»

1

Имя поля

Тип поля

Ключ

Свойства поля

КодПоставщика

Счетчик

*

НазваниеПоставщика

Текстовое

Адрес

Текстовое