Организация делопроизводства на предприятии (организации)

55.1

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Содержание

55.2

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Введение

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) это специфическое направление деятель ности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, на сколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевре менность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается дея тельность предприятия, организации, фирмы. Поэтому, ведение многих документов предписано законами. При проверке работы предприятия, проведении ревизии, проверяют, прежде всего, документы, в которых деятель ность организации или предприятия зафиксирована. Все это требует знания порядка и правил ведения слу жебного делопроизводства.

1. Основные понятия

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

•обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

•организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хра нение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование это процесс создания и оформления документа (ГОСТ Р 51141 98 определяет докумен тирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирова ние в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграм ма, телефонограмма, факсограмма) или на машинных языках (магнитные ленты, дискеты). Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными актами. Так, Федераль ный закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «документирование инфор мации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, документиро вание информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответствен ными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российс кой Федерации».

Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их ис пользования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «орга низация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

•прием и первичная обработка документов;

•их предварительное рассмотрение и распределение;

•регистрация документов;

•контроль исполнения документов;

•информационно справочная работа;

•исполнение документов;

•отправка документов ;

•систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Любое управленческое решение базируется на информацию. Законодательно закреплен следующий термин «Информация это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Носителем информации выступает документ.

Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформлен ные и удостоверенные в установленном порядке.

Для управленческой деятельности важное значение имеет юридическая сила документа. Юридическая сила документа это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, ком петенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого следует, что орган управ ления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

•соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

•издавать документы в пределах своей компетенции;

•соблюдать действующие правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся наименование организации, дата и регистра ционный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения, а также гриф ограничения доступа к документу.

55.3

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным, подлинник официального документа это первый (или единственный) эк земпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа это документ, полностью воспро изводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание до кумента и все его внешние признаки или часть и, особенности расположения.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, на пример, нотариально заверенная копия.

Документ, полученный из автоматизированной системы, приобретает силу после его подписания электрон ной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в ав томатизированной информационной системе программно технических средств, обеспечивающих идентифи кацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосу дарственных организаций, к оформлению документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в об ласти управления обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями.

2. Общие требования к оформлению документов

Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям и предприятиям неза висимо от формы собственности и организационно правовой формы, является система организационно рас порядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности орга низаций и предприятий.

Состав организационно распорядительных документов определен Общероссийским классификатором управ ленческой документации (ОКУД 93).

Правила оформления организационно распорядительных документов установлены ГОСТом 6.30 97 «Унифи цированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования оформлению документов» и «Изменением № 1» данного ГОСТа, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9 СТ. Требования в целом применимы и для конфиденциальных документов. Соглас но ГОСТ, при подготовке и оформлении организационно распорядительных документов могут использовать ся следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации;

08 наименование вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе; 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 идентификатор электронной копии документа.

ГОСТом установлены места расположения реквизитов на документе, границы зон для одного или нескольких реквизитов. При этом допускают два варианта расположения реквизитов угловой и продольный.

55.4

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

ГОСТом установлены размеры полей документа: верхнего не менее 15 мм, левого и нижнего не менее 20 мм, правого не менее 10 мм. При размере левого поля в 20 мм после подшивки документа в дело текст, примыка ющий к границе поля, или зашивается или становится неудобным для чтения, поэтому размер поля должен быть увеличен. В приложенных к ГОСТу на схемах расположения реквизитов документов размер левого поля составляет 35 мм.

Состав реквизитов конкретных документов определяется видом этих документов, а также организационно правовой формой предприятия (организации). Набор установленных для конкретных видов документов рек визитов, расположенных в определенной последовательности называется типовым формуляром вида доку мента. Отсутствие или не правильное оформление того или другого реквизита нередко приводи к лишению документа юридической силы. Поэтому ГОСТом помимо состава реквизитов, установлены и обязательные требо вания к оформлению каждого реквизита.

Часть реквизитов документов воспроизводится на бланках, которые являются обязательными для организа ционно распорядительных документов, за исключением отдельных видов внутренних документов (доклад ные и объяснительные записки, справки, заявления), составляемых не на бланке.

ГОСТом установлены три вида бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа, кроме письма, бланк письма и бланк конкретной вида документа, кроме письма. Наряду с бланками предприятий и органи заций допускается создание бланков структурного подразделения и должностного лица, которые могут про ектироваться в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Бланки бывают двух типов: с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъек тов Российской Федерации (гербовые бланки) и без изображения гербов (простые бланки). Воспроизводить герб на бланке имеют право органы государственной власти, иные государственные органы и организации, определенные Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовы ми актами субъектов Российской Федерации. Другие организации и предприятия должны издавать докумен ты на простых бланках. Простые бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непос редственно при изготовлении конкретного документа.

Гербовые и простые бланки могут иметь два основных формата А4 (210 х 297мм) и А5 (148 х 210мм) и два варианта расположения реквизитов на них угловой и продольный. Допускается также использование блан ков форматов A3 (297 х 420мм) и А6 (105 х 148мм). Бланки следует изготавливать на белой бумаге или бума ге светлых тонов.

На всех видах гербовых бланков в зависимости от учредительных документов организации воспроизводятся реквизиты 01 и 02. При этом реквизит 03 (при его наличии) не воспроизводится.

На всех видах простых бланков воспроизводится реквизит 03 (при наличии). Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:

•на общем бланке реквизит 06;

•на бланке письма реквизиты 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19;

•на бланке конкретного вида документа, кроме письма, реквизиты 05, 06, 08, 12 и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 воспроизводятся на двух языках: русском и на циональном, на одном уровне продольного варианта.

Реквизиты 01,02, 03 должны быть расположены над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается рас полагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11 в пределах границ зон расположе ния реквизитов размещаются или центрованным способом, при котором начало и конец каждой строки рек визита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов, или фланговым способом, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Из реквизитов, не входящих в бланк документа, часть воспроизводится в процессе печатания проектов доку ментов, часть в процессе оформления проектов документов, часть на стадии обработки изданных и посту пивших документов.

При оформлении реквизитов должны соблюдаться следующие требования.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится в соответствии с уставом предприятия. Эмблема представляет собой символическое изображение, отражающее направление деятель ности организации (предприятия). На бланках документов коммерческих предприятий в качестве эмблемы обычно воспроизводятся обозначения, отличающие товары и услуги одних юридических лиц от товаров и услуг других юридических лиц. Право на товарный знак (знак обслуживания) установлено Законом «Об акционер ных обществах», порядок их использования определен Законом «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

55.5

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Код организации (предприятия) должен проставляться по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (предприятия) автора документа, должно полностью соответствовать наиме нованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если предприятие по учредительным документам имеет и сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится, если оно закреплено в уставе предприятия, и располагается ниже наименования на русском языке.

При наличии вышестоящей организации она указывается над наименованием предприятия в сокращенном, а при его отсутствии в полном виде.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения пред приятия указывается в том случае, если они являются автором документа, и располагается ниже наименова ния предприятия.

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефо нов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес элект ронной почты и др.).

Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным приведенной выше Унифицированной системой организационно распорядительной документации. В письме наименова ние вида документа не указывается.

Датой документа является дата его подписания, а для документа, требующего утверждения, дата утвержде ния. Дата проставляется лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если авторами документа явля ются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания (утверж дения). Исключение составляют протокол, датой которого является дата заседания (принятие решения), и акт, датой которого является дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными двумя разграничительными точками, в сле дующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц проставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознаковой цифрой, то перед ней ставится 0. Год обозначается четырьмя цифрами. Допускается оформление даты в последовательности, предусмотренной международными нормами: год, ме сяц, день месяца. В нормативных и финансовых документах обычно используется словесно цифровой спо соб оформления даты.

Регистрационным номером документа является его порядковый цифровой номер. Регистрационным номе ром конфиденциального документа является номер, присвоенный ему по журналу учета изданных докумен тов, который проставляется на документе, на стадии подготовки его проекта.

Если документ составлен несколькими предприятиями, то его регистрационный номер состоит из регистра ционных номеров каждого из этих предприятий, проставляемых через косую черту в порядке указания авто ров, документе. Такой регистрационный номер проставляется только на первом листе документа, на осталь ных указывается номер, присвоенный по месту печатания проекта документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного документа, поступившего на предприятие. На поступивший конфиденциальный документ ответный документ может быть либо конфиден циальным (с совпадением или разностью в грифе конфиденциальности с инициативным документом), либо открытым, точно также как и на поступивший открытый документ, ответный документ может быть открытым или конфиденциальным, т.к. гриф конфиденциальности определяется степенью конфиденциальности сведе ний, содержащихся только в ответном документе независимо от поступившего. Если ответ дается на конфи денциальный документ, то в ссылке на регистрационный номер к нему аббревиатурой добавляется гриф кон фиденциальности.

Место составления или издания документа необходимо указывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания должно указываться в соответствии с принятым административно территориаль ным делением, при этом сокращения могут быть только общепринятыми.

Гриф ограничения доступа к документу включает:

•гриф конфиденциальности документа, который указывается полностью (без аббревиатур и сокращений) и без кавычек, например: Конфиденциально, Для служебного пользования;

•срок конфиденциальности документа (проставляется при необходимости, по усмотрению предприятия, под грифом конфиденциальности);

•пометку «Лично», проставляемую (без кавычек) в случае необходимости при адресовании документа должностному лицу ниже реквизита «Номер экземпляра документа».

Номер экземпляра документа реквизит, не предусмотренный ГОСТом, но необходимый для конфиденциаль ных документов, поскольку для них в целях предотвращения утраты и утечки информации предусмотрен по экземплярный учет. Реквизит оформляется следующим образом: Экз. № (без кавычек) с проставлением на каждом экземпляре его номера. Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется: Экз. един ственный. Реквизит помещается на первом листе документа ниже срока конфиденциальности, а при отсут ствии срока конфиденциальности под грифом конфиденциальности.

55.6

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Адресат включает указание получателя документа. Адресатами могут быть предприятия (организации), их структурные подразделения, должностные лица. Предусмотренные ГОСТом в качестве адресата физические лица применительно к конфиденциальным документам адресатами быть не должны, поскольку не могут в силу разных причин в должной мере обеспечить сохранность и конфиденциальность документов. При адресова нии документа на другие предприятия обязательно указывается в именительном падеже наименование пред приятия.

При адресовании документа должностному лицу, являющемуся одним из руководителей предприятия, в да тельном падеже указывается должность с включением наименования предприятия, инициалы и фамилия. При адресовании документа руководителю подразделения предприятия сначала в именительном падеже ука зывается наименование предприятия, затем в дательном падеже должность руководителя подразделения с включением наименования подразделения, его инициалы и фамилия.

При адресовании документа разовым корреспондентам следует проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразделения защищенного делопроизводства, отправляющий документ, может не знать почто вого адреса получателя. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной правилами ока зания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы власти и постоянным корреспондентам.

Вдокументе должно содержаться не более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым и последующи ми адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, и на каждом экземпляре до кумента проставляется адресат, которому направляется данный экземпляр. Такой же порядок адресова ния должен быть в случаях, когда каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный конфиден циальный документ. Все адресаты, если их не более четырех, проставляются на экземпляре, остающемся на предприятии.

Внутренние документы адресуются должностному лицу, при этом, если документ адресуется одному из руко водителей предприятия, наименование предприятия может указываться кратко или не указываться вообще. Гриф утверждения документа проставляется на документах, предусмотренных нормативными актами.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным документом (постановлением, ре шением, приказом) либо протоколом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа лов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТ ВЕРЖДЕН или УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), согласованного с ви дом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Резолюция пишется на документе должностным лицом, к которому документ поступил на рассмотрение, и включает фамилии исполнителей (одного или нескольких), содержание поручения (предписываемое дей ствие), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату.

Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Если резолюция не помещается на площади, отведен ной для нее ГОСТом, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. ГОСТ до пускает оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту является кратким содержанием документа. Он ускоряет процесс регистрации документа и работу с ним, т.к. дает возможность без чтения текста вносить в учетные формы краткое содержание доку мента и в некоторых случаях направлять документ на исполнение.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос: о чем (о ком): «Об изменении...», «О выделении...» и т.д., за исключением некоторых видов документов, заголовок кото рых должен отвечать на вопрос: чего (кого). К таким документам относятся: штатное расписание, должност ная инструкция, правила, устав, акт, структура и штатная численность.

Взаголовке протокола указывается наименование мероприятия (совещания, заседания, общего собрания) и органа, проводящего мероприятие (экспертной комиссии, трудового коллектива, правления и др.). Вопрос (вопросы), которому посвящено мероприятие, указывается не в заголовке, а в тексте.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться, поскольку та кие тексты малы по объему и по ним можно быстро определить содержание документа.

Отметка о контроле проставляется на документах, требующих контроля исполнения. Ее целью является на поминание исполнителю об обязательности исполнения документа в установленный срок. Отметка обозна чается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Рос сийской Федерации и субъектов Поссийской Федерации о государственных языках. На коммерческих пред приятиях текст документа может составляться и на иных языках, предусмотренных договорами между ком мерческими предприятиями.

Текст документа должен быть кратким, точным, однозначно понимаемым, исключающим повторы, лишние фразы, лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту необходимой информации, кото рая должна быть достоверной и достаточной для принятия по ней соответствующих решений. Тексты кон фиденциальных документов оформляются в виде связного текста, таблицы или в виде соединения этих структур.

55.7

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается обоснование существа излагае мого вопроса, т.е. указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, в приказах распорядительную часть без констатирующей.

Документы, составленные на основании других документов, должны иметь в тексте ссылку на них или содер жать приписку «Основание:» с указанием в тексте или приписке наименования документа, наименования предприятия автора документа, даты, номера, заголовка документа. Если основанием является конфиденци альный документ, то к номеру документа добавляется аббревиатурой его гриф конфиденциальности.

Текст большого по объему документа, затрагивающего разные аспекты излагаемого вопроса, следует разде лять на разделы, подразделы, а в их пределах при необходимости на пункты и подпункты. Все эти составные части нумеруются арабскими цифрами, каждая часть, помимо своего номера, содержит номера соответству ющих частей более высоких ступеней деления, разделенных точками. Так, самый низкий по ступени деления номер подпункта включает в последовательности номера раздела, подраздела, пункта и свой порядковый номер, например: 1.2.8.1.

ГОСТом установлены следующие формы изложения текста.

Вприказах, указаниях, распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»).

Впостановлениях и решениях коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного чис ла («постановляет», «решил»).

Всовместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («при казываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», постановили»).

Вдокументах, устанавливающих права и обязанности предприятий, их структурных подразделений, долж ностных лиц (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («от дел осуществляет функции», «инженер выполняет обязанности», «в состав объединения входят», «комис сия установила»).

Вписьмах могут использоваться следующие формы изложения:

•от первого лица единственного или множественного числа («прошу выделить», «направляем на рассмот рение»);

•от третьего лица единственного числа («акционерное общество считает возможным»).

Вдокументах, адресованных руководству данного предприятия, текст излагается от первого лица единствен ного или (если документ подписывается несколькими лицами) множественного числа («прошу», «считаем необходимым»).

Отметка о наличии приложения к конфиденциальному документу оформляется разными способами в зави симости от того, названо приложение в тексте или нет и конфиденциальное оно или открытое.

Если приложение (как конфиденциальное, так и открытое) названо в тексте, то в отметке о наличии прило жения оно не указывается, если не названо указывается.

Кроме того, если приложение конфиденциальное, то в отметке о наличии приложения проставляются его учетный номер и гриф конфиденциальности (полностью), номер (номера) экземпляров, количество листов в экземпляре; если приложение открытое, количество листов в экземпляре и количество экземпляров.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее рас шифровки.

Документы подписываются должностными лицами предприятия, определяемыми учредительными докумен тами или приказами по предприятию. Право подписи закрепляется в перечне издаваемых конфиденциаль ных документов.

Взависимости от вида и назначения документа он подписывается одним или нескольким должностными ли цами одного или нескольких предприятий.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа, составленного комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих до кумент, а их обязанности в составе комиссии.

Если на проекте документа заготовлена подпись одного должностного лица, а документ подписывается дру гим должностным лицом, то обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и расшифровка его фамилии. Исправления должны вносится печатным (не рукописным) способом. При этом не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа должен применяться при согласовании документа с другими предприятиями, а также с коллегиальными органами данного предприятия, включая общественные (общее собрание, комис сия и др.). Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), наиме

55.8

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

нования должности лица, с которым согласовывается документ (с указанием полного наименования пред приятия), личной подписи, ее расшифровки и даты.

При необходимости согласования документа с несколькими предприятиями грифы согласования располага ются на одном уровне или составляется лист согласования с указанием на нем наименования документа, о чем в документе на месте проставления грифа согласования делается отметка: Согласовано, см. лист согла сования.

Визы согласования документа _применяются при согласовании проекта документа внутри предприятия. Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к документу. Если подлинник документа остается на предприятии, то визы проставляются на нем в нижней части оборот ной стороны последнего листа. Если подлинник отправляется, то виза проставляется в нижней части лице вой стороны остающейся на предприятии копии. Допускается проставление виз производить на отдельном прилагаемом к документу листе, а также осуществлять, по усмотрению предприятия, полистное визирование документа, включая приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, требующих особого удостовере ния их подлинности. Такие документы предусмотрены специальными нормативными актами и в первую оче редь связаны с финансовыми средствами или имеют особое правовое значение.

Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответствующей копии документа подлиннику. Она помещается ниже реквизита Подпись и включает: заверительную надпись Верно (без кавычек), долж ность заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

В необходимых случаях, определяемых предприятием, допускается копию документа заверять печатью пред приятия.

Отметка об исполнителе конфиденциального документа включает учетный номер и гриф конфиденциаль ности документа, количество изготовленных экземпляров, фамилию исполнителя документа, фамилию лица, печатавшего документ, дату печатания документа.

На документах, направляемых на другие предприятия, целесообразно указывать не только фамилию испол нителя, но и полностью его имя и отчество, а также номер его телефона, что позволяет получателям докумен та при возникновении вопросов связываться непосредственно с исполнителем.

Отметка располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотне стороны последнего листа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

•ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении;

•слово «В дело»; номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ;

•подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; дату. Идентификатор электронной копии документа проставляется в случаях, когда документ вводится в память ЭВМ или изготовлен при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Отметка может включать наименование файла на машинном носителе и дату, а также другие поисковые дан ные. Реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Документы печатаются, как правило, на одной стороне листа, однако ГОСТом допускается печатание докумен тов и с использованием оборотной стороны листа.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть про нумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

3.Общие требования по организации службы делопроизводства

Решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное струк турное подразделение. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от их квалифи кации и от степени оснащенности техническими средствами, а также от учета при создании службы делопро изводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены технических средств, используемых в работе с документами.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е. Уста новления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с дей ствующими законодательными актами.

Организационный аспект, включает разработку оптимальной структуры службы делопроизводства, регламен тацию разнообразных отношений и связей между подразделениями, что поможет избежать дублирования функций и установить четкую ответственность. Среди организационных проблем, выделяют следующие:

•выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

•разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

•определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

•регламентация задач и функций службы делопроизводства;

•выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

•рациональная организация рабочих мест и условий труда;

•повышение квалификации сотрудников службы.

55.9

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

На современную службу делопроизводства могут возлагаться следующие функции:

1.Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2.Разработка и проектирование бланков документов.

3.Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4.Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно справоч ной работы по документам.

5.Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих докумен тов.

6.Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7.Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения доку ментов в установленный срок.

8.Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и опе ративного размножения.

9.Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10.Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11.Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12.Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совер шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисцип лины.

13.Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организа ции.

14.Организация работы архива учреждения.

15.Повышение квалификации работников службы делопроизводства.

16.Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

17.Для службы конфиденциального делопроизводства участие в разработке и реализация мер по защите информации.

Пути повышения эффективности документооборота:

•сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по об работке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

•исключение или сокращение возвратных движений документов;

•максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий доку ментов.

4.Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документиро вание конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. К конфиденциальным документам относятся документы с ограниченным доступом, т. е. такие документы, работа с которыми допускается по специальному разрешению уполномочен ных на то лиц. Документы, содержащие коммерческую тайну, являются конфиденциальными и относятся к сфере конфиденциального делопроизводства.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроиз водство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной инфор мации. Эти отличия касаются сферы защищенного делопроизводства и охватываемых им видов работ с доку ментами.

По сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется на управленческие действия и вклю чает в основном управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводство в силу условий работы с конфиденциальными документами распространяется как на управленческую, так и на различные виды про изводственной деятельности, включает не только управленческие, но и научно технические документы (на учно исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и др.). Кроме того, конфиденциаль ное делопроизводство распространяется не только на официальные документы, но и на их проекты, различ ные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

По видам работ конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого, с одной стороны, большим их количеством, с другой, — содержанием и технологией выполнения многих видов. Помимо этого, третья составляющая конфиденциального делопроизводства — защита содержащейся в конфиденциальных доку ментах информации — вообще не предусмотрена в определении открытого делопроизводства, хотя опреде ляемая собственником часть открытой информации должна защищаться от утраты. Конфиденциальная ин формация должна защищаться и от утраты, и от утечки.

Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т. е. неразрешенный выход та кой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, имею

55.10

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

щих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации означает не толь ко получение ее лицами, не работающими на предприятии, к утечке приводит и несанкционированное озна комление с конфиденциальной информацией лиц данного предприятия.

Уязвимость документированной информации проявляется в различных формах. К таким формам, выражаю щим результаты дестабилизирующего воздействия на информацию, относятся:

•хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

•потеря носителя информации (утеря);

•несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (раз рушение);

•искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, под делка, фальсификация);

•блокирование информации;

•разглашение информации (распространение, раскрытие).

Термин разрушение информации употребляется применительно к информации на магнитных носителях.

Та или иная форма уязвимости документированной информации может реализоваться в результате предна меренного или случайного дестабилизирующего воздействия различными способами на носитель информа ции или на саму информацию со стороны источников воздействия. Такими источниками могут быть люди, технические средства обработки и передачи информации, средства связи, стихийные бедствия и др. Спосо бами дестабилизирующего воздействия на информацию являются ее копирование (фотографирование), за писывание, передача, съем, заражение программ обработки информации вирусом, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (или выход) из строя и нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на информацию и др.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности. К их числу относятся:

•регламентирование состава издаваемых документов и процессов документирования, в том числе при подготовке черновиков и проектов документов;

•обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черно виков;

•максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;

•фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;

•регламентация общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;

•проведение систематических проверок наличия документов;

•разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкциониро ванное ознакомление с ними;

•жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые обеспечивают со хранность и конфиденциальность документированной информации;

•регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной ин формацией, по ее защите;

•персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Эти особенности являются и основными требования к конфиденциальному делопроизводству.

Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциаль ной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, пре доставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанно стей, а параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации пре дотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного ознакомле ния с документами.

Применительно к документированию это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечи ваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, при менительно к организации документооборота предоставление пользователям всех необходимых докумен тов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготов ления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает: создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов; установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; разработку положения о подразделении и должнос тных инструкций сотрудников; выделение для подразделения служебного помещения; обеспечение необхо димых условий труда; разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства; создание постоянно действующей эксперт ной комиссии; оформление допуска сотрудников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

55.11

Организация делопроизводства на предприятии (организации)

Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объе ма документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразде лением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав дру гих подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопас ности, службу защиты информации и др. Наименование подразделения конфиденциального делопроизвод ства, его статус и структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема работ и общей структу ры предприятия.

Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты служеб ной и коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с кон фиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредствен но участвующее в основной деятельности предприятия.

Численный состав сотрудников подразделения защищенного делопроизводства должен определяться объе мом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение. Должностной состав сотрудников под разделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выпол няемой работы, Для более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. При опреде лении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, дол жностей служащих и тарифных разрядов (ОК 01694), а также использовать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 года.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства специальное подразделение может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя предприятия одного или нескольких сотрудников. Функ ции сотрудников предприятия по работе с конфиденциальными документами должны быть юридически оформлены.

Сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства должны дать письменное обязательство по соблюдению режима конфиденциальности. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре. Как показывает практика деятельности подобных подразделений в государственных струк турах, дополнительные обязанности (по сохранению тайны) стимулируются дополнительными надбавками к должностному окладу, поэтому сотрудникам конфиденциального делопроизводства могут также устанавли ваться дополнительные надбавки.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено помещением и техникой, удовлетворяющими требованиям по защите информации.

Учет сущности и особенностей конфиденциального делопроизводства обеспечит руководству предприятия эффективное действие управленческих решений.

Заключение

Кроме рассмотренных вопросов, важное значение имеют вопросы, связанные с учетом, хранением и обра боткой документов. В лекции также не рассмотрены такие темы как «Информационно справочная работа по документам», «Контроль за исполнением документов», «Архивное хранение документов» и другие. Изучить правила ведения делопроизводства можно как самостоятельно, так и на соответствующих курсах.

55.12