лабораторные работы / Excel_2 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМУЛ

Microsoft Excel №2

использование формул

При помощи Microsoft Excel удобно выполнять различные вычисления, опе­рируя данными, расположенными на рабочем листе. Результат вычислений определяется формулами, которые необходимо внести в ячейку рабочего листа. Microsoft Excel сам производит требуемые подсчеты и результат помещает в ячейку, содержащую формулу.

Кодирование математических операций

Формулы в Excel должны быть записаны следующим образом: сначала идет знак равенства (=), затем указывают имена ячеек и операторы. Вместо того, чтобы записывать в формуле число, вы указываете имя той ячейки, в которой оно хранится. Если вы затем измените содержимое ячейки, то автоматически будет обновлен и результат вычислений.

Например:

=А1+А2

Эта формула кодирует сумму значений, содержащихся в ячейках А1 и А2. Если в А1 хранится 2, а в А2 -3, то результат вычислений равен 5.

В формуле можно использовать несколько имен ячеек, указывать множество операторов. В таблице 1 приведены действия, наиболее часто встречающиеся в выражениях Excel.

Таблица 1- Операторы в формулах

Оператор	Описание	Оператор	Описание
+ - * / % ^	Сложение Вычитание Умножение Деление Процент Возведение в степень	= < <= > >= < >	Равно Меньше Меньше или равно Больше Больше или равно Неравно

Сложные формулы

При создании формул можно кодировать выполнение нескольких математических действий. Конечный результат вычислений зависит от порядка выполнения математических действий. Чтобы не запутаться, используйте в сложных формулах круглые скобки, заключая в них те части выражения, которые необходимо выполнить в первую очередь.

Если формула состоит из нескольких операторов и в ней не расставлены круглые скобки, то действия выполняются в следующем порядке:

 - унарный минус (обозначение отрицательного значения);

% - процент;

^ - возведение в степень;

* и / - умножение и деление;

+ и  - сложение и вычитание.

задания

Откройте уже созданный вами на первом занятии файл. На этом занятии вы продолжите составление торгового бюджета фирмы ЗА­ПАД.

Автоматическое суммирование строк и столбцов

При работе с Microsoft Excel вам наверняка потребуется просуммировать содержимое строк или столбцов. Для этого вы можете каждый раз задавать формулу суммирования заново, но Microsoft Excel предлагает вам более про­стой способ. Кнопка Автосумма расположенная на вкладке Формулы в группе Библиотека функций или кнопка Сумма расположенная на вкладке Главная в группе Редактирование автоматически использует формулу суммирования данных по строкам или столбцам.

Подсчитайте расходы

1. Перейдите на лист Бюджет 2011.

2. Выделите ячейку J11. Теперь с помощью кнопки Автосумма вычислите сумму содержимого ячеек D11:I11.

3. На на кнопке Автосумма на вкладке Формулы или на кнопке Сумма на вкладке Главная. Блок ячеек D11:I11 на рабочем листе стано­вится окруженным «бегущей» границей, а в строке формул появ­ляется формула =СУММ(D11:I11). После первого нажатия на кноп­ку Автосумма, вам необходимо убедиться, что выделен именно тот диапазон ячеек, который вы хотите просуммировать.

4. Нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке Автосумма. В ячейку J11 будет помещен результат вычислений.

5. Таким же образом поместите в ячейку J12 сумму чисел в строке «Затраты на товары».

6. Щелкните на ячейке J13 и нажмите кнопку Автосумма. В ячейке появится формула =СУММ(J11:J12). Обратите внимание, что автоматически программа предлагает просуммировать столбец, а не строку.

7. Для того, чтобы просуммировать числа в строке «Полная выруч­ка», выделите блок ячеек D13: I13 и нажмите Enter. В ячейке J13 теперь содержится значение требуемой суммы.

Просуммируйте строки и столбцы одновременно

1. Выделите диапазон ячеек D15:J19. Этот диапазон ячеек содер­жит данные, строку и колонку итоговых сумм.

2. Щелкните на кнопке Автосумма. Результаты суммиро­вания по строкам появятся в ячейках J15:J19, а суммы по столб­цам в ячейках D19:J19.

Вычислите прибыль

Предположим, вам нужно написать формулу для вычисления полной вы­ручки за март. В этом упражнении при вводе формулы в ячейку D20 вы бу­дете указывать адреса ячеек с помощью мыши.

1. Выделите ячейку и введите =, затем щелкните на ячейке D13.

3. Введите -, затем щелкните на ячейке D19.

4. Нажмите клавишу Enter, формула введена, и в ячейке D20 появилось значение прибыли за март.

Составление функций с помощью Мастера функций

Элементарные формулы могут состоять только из арифметических опера­торов и адресов ячеек. Но иногда в вычислениях приходится использовать формулы, содержащие числа и функции. Microsoft Excel имеет сотни функ­ций, которые помогут вам легко выполнить специальные вычисления. Лю­бая функция представляет собой отдельную встроенную формулу, выпол­няющую операции над указанными вами данными.

Вы можете набирать названия функций с клавиатуры или вводить функ­ции автоматически с помощью Мастера Функций.

Введите текущую дату

В этом упражнении вы введете в ячейку текущую дату с помощью функции СЕГОДНЯ

1. Выделите ячейку С4.

2. Наберите =сегодня().

Вы можете набирать имена функций большими или малыми буквами. Если при нажатии на клавишу Enter имя функции не окажется записанным большими буквами, значит, вы допус­тили ошибку в имени функции.

3. Нажмите клавишу Enter. Формула введена, и в ячейке появи­лась текущая дата.

В большинстве формул необходимо ввести не только имена функции но и указать адреса ячеек и/или дополнительные значения, называемые аргументами. Аргументы функции записываются в скоб­ках после имени функции, как в формуле =СУММ(С15:С18). Даже если функ­ция не требует аргументов, как в формуле вычисления текущей даты =СЕГОДНЯ(), скобки все равно необходимы. Некоторые функции, например, многие статистические или финансовые функции, используют несколько ар­гументов. В таких случаях аргументы отделяются друг от друга запятыми.

Определите средние затраты на товары

В этом примере с помощью Мастера функций вы создадите формулу для вычисления средних за полгода затрат на товары.

1. Выделите ячейку L10 и наберите Среднее.

2. Выделите ячейку L12, затем в строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию . Откро­ется диалоговое окно Мастера функций. Кнопка Вставить функцию также еще располагается на вкладке Формулы в группе Библиотека функций.

3. В списке Категория выделите Статистические. В окне Выберите функцию появится список статисти­ческих функций.

4. Выделите в этом списке строку CP3HАЧ и щелкните на кнопке ОК. Откроется окно Аргументы функции.

5. Щелкните в поле Число1(если в этом поле уже указан диапазон ячеек, то удалите его если он не правильный).

6. С помощью мыши выделите диапазон ячеек D12:I12. Теперь в поле Число1 по­явились адреса D12:I12.

7. Щелкните на кнопке ОК. В ячейке L12 теперь находится сред­нее значение затрат на товары за март: 19755,83.

Присвоение имен блокам ячеек

Использовать в формуле содержимое ячеек блока можно, указав адреса ячеек или присвоив ему имя. Использование имен для обозначения блоков экономит время и силы, так как при этом вам не нужно запоминать адреса первой и последней ячеек блока.

Присвоение имен

Для того чтобы присвоить имя блоку ячеек, нужно выделить ячейки и ввес­ти имя в Поле имени в Строке формул или автоматически присво­ить блокам ячеек имена заголовков строк и столбцов. Присвоить имя можно также с помощью кнопки на вкладке Формулы в группе Определенные имена.

Имена блоков ячеек могут быть любой длины, но они не должны содержать запятых и пробелов. Обычно имя состоит из одного или нескольких слов, разделенных знаками подчеркивания или точками.

Имена заголовков строк и столбцов, находящихся в блоке ячеек, можно присвоить соответствующим диапазонам ячеек с помощью кнопки .

1. Выделите диапазон ячеек D11:D20. Адрес первой ячейки блока появился в Поле имени.

2. В Строке формул щелкните в Поле имени и наберите Март_2011.

3. Нажмите клавишу Enter. Выделенный диапазон ячеек теперь называется Март_2011.

4. Выделите блок ячеек C10:I20, содержащий все данные вашего бюджета вместе с заголовками.

5. На вкладке Формулы в группе Определенные имена щелкните на кнопке . В появившемся диалоговом окне Создание имен из выделенного диапазона флажки установлены напротив В строке выше и В столбце слева, что означает, что в качестве имен будут взяты заголовки верхней строки и левого столбца.

6. Щелкните на кнопке ОК. Просмотреть список имен блоков мож­но, щелкнув на стрелке «вниз», находящейся рядом с полем Поле имени.

Каждая строка и столбец теперь стали блоками ячеек с именами своих заго­ловков.

Изменение имен

С помощью кнопки можно исправить имя блока ячеек или изме­нить отдельные ячейки этого блока. Предположим, вы хотите изменить блок ячеек Март_2011.

Увеличьте размер блока и измените имя

1. На вкладке Формулы в группе Определенные имена щелкните на кнопке Диспетчер имен. Откроется диалоговое окно Диспетчер имен, где перечислены созданные вами имена блоков.

2. Выделите в этом списке имя Март_2011.

3. В поле Диапазон в записи ='Бюджет 2011'!$D$10:$D$20 вместо $D$11 наберите $D$10. Так вы добавите в блок ячейку D10.

4. Выделите имя Март_2011 и нажмите на кнопке Изменить. Откроется диалоговое окно Изменение имени.

5. В поле Имя в имени Март_2011 удалите фрагмент текста «20».

6. Щелкните на кнопке ОК. Новое имя Март_11 будет добавлено в список имен блоков.

7. Закройте диалоговое окно Диспетчер имен, щелкнув на кнопке Закрыть.

Как осуществлять переход по имени

С помощью имен вы можете быстрее перемещаться между ячейками рабо­чего листа. Чтобы найти и выделить блок ячеек, не обязательно искать его в таблице или прокручивать рабочий лист. Для этого достаточно щелкнуть на стрелке Поля имени и выбрать имя блока в окне появившегося списка.

Найдите максимальное и минимальное значения

В этом упражнении вы найдете максимальное значение затрат на товары с помощью Мастера Функций и затем составите свою формулу для определе­ния минимальной величины затрат по данным бюджета фирмы ЗАПАД.

1. Выделите ячейку M10 и наберите Макс.

2. Выделите ячейку M12 и щелкните на кнопке Вставка функции . Откроется диало­говое окно Мастер Функций.

3. Убедитесь, что в списке Категория выделена стро­ка Статистические. Затем в списке Выберите функцию выделите имя функции МАКС.

4. Щелкните на кнопке ОК. Откроется следующее окно Аргументы функции.

5. Щелкните в поле Число1 и выделите «L12».

6. На вкладке Формулы в группе Определенные имена щелкните на кнопке и в открывшемся списке имен блоков ячеек выделите имя Затраты_на_товары. Это имя появится в поле Число1 диалога Мастер Функций.

8. Щелкните на кнопке ОК. Формула составлена, и результат 20201 появился в ячейке M12.

9. Выделите ячейку Nl 0 и наберите Мин.

10. Выделите ячейку Nl2 и наберите =мин(3атраты_на_товары). Чтобы не набирать имя Затраты_на_товары, можно выделить его в окне списка имен.

11. Нажмите клавишу Enter. Минимальное значение 19316 бу­дет помещено в ячейку N12.

При редактировании ячейки, содержащей формулу, в Поле имени будет отображаться текущая формула. Вы можете щелкнуть мышью на стрелке справа от Поля имени и в открывшемся списке выбрать одну из недавно использовавшихся формул или любую другую, выбрав в списке пункт Другие функции.

Как копировать формулы

Копирование формул в диапазон ячеек осуществляется так же, как и копи­рование данных. Чтобы внести формулу в диапазон, выделите ячейку, со­держащую формулу, и перетащите маркер заполнения вниз, вверх, вправо или влево, на сколько требуется. Формула будет автоматически введена в новую ячейку. Предположим, вам необходимо посчитать ежемесячную пол­ную выручку

1. Выделите ячейку D20.

2. Перетащите маркер заполнения ячейки D20 к ячейке J20.

Формула вычисления полной выручки заполнит ячейки D20:I20.

Как копировать и вставлять элементы ячеек

Для того, чтобы выборочно скопировать и вставить отдельные элементы ячейки, как и в других случаях копирования, пользуются командой Копиро­вать, но вместо команды Вставить в выбирают команду Специальная вставка. Команда Специальная вставка позволяет выбирать любой элемент ячейки.

Скопируйте данные первого квартала бюджета на другой лист

1. Выделите блок ячеек А10:F20.

2. Скопируйте в буфер.

3. Щелкните на ярлычке 2011 1 квартал.

4. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А10. В появившемся контекстном меню выберите команду Специальная вставка. Откроется диалог Специальная вставка.

5. В группе Вставить выберите опцию Значения и щелк­ните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, и в блок ячеек бу­дут скопированы только численные значения.

Как перемещать данные между ячейками

Чтобы переместить содержимое ячейки с помощью мыши, достаточно выделить ячейку и перетащить ее рамку на новое место. Переместите самостоятельно данные ячеек C20:J20 на одну строку вниз (C21:J21) на листе Бюджет 2011.

Составление формул с относительными и абсолютными адресами

Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относитель­ными адресами. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением форму­лы. Однако, вы можете также использовать в формулах и абсолютные ад­реса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула. Абсолютный адрес ячейки описывает ее точные координаты.

Запись абсолютных адресов содержит знаки доллара (например, $А$1), а в записи относительных адресов знак доллара отсутствует (например, А1). Таким образом, до сих пор вы использовали в формулах только относитель­ные адреса. Выбор типа адреса зависит от того, что вы хотите вычислить, причем в одной формуле могут быть использованы и абсолютные, и относи­тельные адреса

Вы можете использовать также смешанные адреса, которые задают стол­бец относительно, а строку абсолютно, или наоборот. В следующем упражнении вы вычис­лите точные (не округленные) значения прихода в каждом месяце, используя смешанные адреса ячеек.

Например, если в записи формулы ссылку на ячейку D7 записать в виде $D7, то при перемещении формулы будет изменяться только номер строки «7». Запись D$7 означает, что при перемещении будет изменяться только символ столбца «D». Если же записать адрес в виде $D$7, то ссылка при перемещении формулы на этот адрес не изменится и в расчетах будут участвовать данные из ячейки D7.

Используйте смешанные адреса

1. Выделите ячейку D7 и после числа 1,50 введите %.

2. Выделите ячейку Е11, наберите =D11+(D11*$D$7) и нажмите клавишу Enter. В ячейке Е11 появилось точное значение прихо­да с учетом ежемесячного роста объема продаж (1,50%).

3. Скопируйте формулу ячейки Е11 в диапазон ячеек F11:I11. ре­зультат формулы во всех ячейках будет зависеть от содержимого ячейки $D$7. 1

Скопируйте формулу и измените относительные адреса на абсолютные

1. Выделите ячейку J19. В этой ячейке находится формула с отно­сительными адресами.

2. Скопируйте ячейку J19 в ячейку J20. Теперь в ячейке J20 сум­мирование происходит в диапазоне D20:I20, в котором нет данных, и в результате получается 0.

3. Выделите ячейку J19.

4. В строке формул выделите «D19:I19».

5. Нажмите клавишу F4, а затем клавишу Enter. Теперь отно­сительные адреса заменены на абсолютные.

7. Скопируйте ячейку J19 в ячейку J20. Формула скопирована в новую ячейку и в ячейке J20 находится число 33360, так как отно­сительные адреса были предварительно заменены на абсолютные.

Форматирование данных

Форматирование с помощью стилей

Форматирование ячеек может быть осуществлено с использованием стилей – заготовок, включающих в себя определенный набор параметров форматирования ячеек. Удобство стилей заключается в том, что все ячейки, отформатированные одним стилем, будут изменять свой вид при редактировании параметров стиля.

Чтобы использовать готовый стиль, нужно выделить ячейки и по команде Главная – Стили – Стили ячеек применить нужный стиль (рис. 1). После применения стиля к ячейкам можно дополнительно использовать любые другие методы форматирования.

Рис.1

Чтобы внести необходимые изменения в существующий стиль, выберите Главная – Стили – Стили ячеек и на названии соответствующего стиля нажмите правую кнопку мыши. В диалоговом окне Стиль выберите кнопку Формат и внесите необходимые изменения для параметров стиля.

Чтобы создать свой стиль, отформатируйте ячейку нужным образом, выберите Главная – Стили – Стили ячеек – Создать стиль ячейки и задайте имя стиля.

Чтобы скопировать стиль из одной книги в другую, нужно использовать команду Главная – Стили – Стили ячеек – Объединить стили в книге, в которую вы хотите скопировать нужный стиль. В диалоговом окне объединения стилей необходимо указать нужный для переноса стиль.

Применение стилей

1. На листе Бюджет 2011 выделите диапазон ячеек C10:J21.

2. По команде Главная – Стили – Стили ячеек примените к данному диапазону стили 20%-Акцент1 и Итог.

3. Выделите диапазон ячеек C10:J10.

4. Примените к данному диапазону стиль Акцент1.

Создайте свой стиль

1. Отформатируйте любую ячейку нужным образом (например, измените начертание шрифта, цвет шрифта, выравнивание и т.д.).

2. Выберите Главная – Стили – Стили ячеек – Создать стиль ячейки и задайте имя стиля (например, Мой стиль).

3. Примените созданный вами стиль к диапазону ячеек L10:N12.

Копирование форматов в другие ячейки

Применить к данным формат, уже использованный в какой-то части вашего рабочего листа, можно с помощью кнопки Формат по образцу . Для этого вы просто выделяете ячейку с нужным форматом, щелкаете на кнопке Формат по образцу и указываете область применения копируе­мого формата. При однократном нажатии кнопки Формат по образцу копию формата можно применить только один раз. Чтобы скопировать формат в несколько несмежных ячеек или блоков ячеек, нужно дважды щелк­нуть на кнопке, чтобы она оставалась нажатой. Завершив копирование, кнопку Формат по образцу можно выключить, щелкнув на ней еще раз.

Скопируйте формат с помощью кнопки Формат по образцу

1. На листе Бюджет 2011 выделите блок ячеек C10:J21.

3. На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните на кнопке Формат по образцу. Указатель мыши примет форму кисточки со значком плюс.

4. Выделите новым ука­зателем блок ячеек C6:D8. Формат скопирован в блок ячеек C6:D8.

Изменение формата чисел

В этом упражнении вы измените формат данных в таблице Исходные данные на «процентный», а в таблице Отчет - на «денежный».

1. На листе Бюджет 2011 выделите ячейку D8 и после числа «0,9» введите %.

2. Выделите ячейки D7:D8.

3. На вкладке Главная в группе Число щелк­ните на кнопке Процентный формат . Теперь формат ячеек изменен на формат Процентный.

4. Выделите ячейки D11:J21.

5. На вкладке Главная в группе Ячейки щелк­ните на кнопке Формат и выберите команду Формат ячеек.

6. Щелкните на ярлычке вкладки Число. На этой вкладке находятся параметры форматирования чисел.

7. В окне списка Числовые форматы выделите строку (все форматы).

8. Удалите содержимое поля Тип.

8. В поле Тип наберите # # # 0”тыс. р.” и щелкните на кнопке ОК.

Изменять формат чисел можно также с помощью контекстного меню. Для этого выделите ячейки или блок ячеек, щелкните правой кнопкой мыши на выделенном блоке и в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ячеек.

Изменение формата текущей даты

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке С4.

2. В контекстном меню выберите Формат ячеек. Откро­ется диалоговое окно Формат ячеек.

3. В диалоговом окне выберите вкладку Число, если она не раскрыта.

4. В окне Числовые форматы выделите строку Дата.

5. В списке Тип выделите формат 14 Марта, 2001 г.. В поле Обра­зец вы увидите, как будет выглядеть текущая дата в ячей­ке рабочего листа.

6. Щелкните на кнопке ОК. Дата на рабочем листе будет записана в выбранном вами формате.

Изменение шрифта и его размера

В этом упражнении вы измените шрифт, его размер и начертание.

1. В левом верхнем углу рабочего листа щелкните на кнопке Выде­лить Все.

2. На вкладке Главная в группе Шрифт щелк­ните на стрелке поля Шрифт .

Появится список шрифтов, установленных на вашем компьютере

3. Выберите шрифт Arial.

4. Щелкните на стрелке поля Размер шрифта. Откроется окно списка размеров шрифтов.

5. Выберите размер «9».

Измените атрибуты шрифта

1. Выберите ячейку С1, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на ячейке СЗ. Обе ячейки выделены.

2. Щелкните на кнопке Полужирный .

3. Выделите ячейку С1. Ячейка С1 теперь стала текущей, а для ячейки СЗ выделение снято.

4. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет шрифта. Раскроется палитра цветов.

5. Выберите темно-синий цвет. Заголовок текста стал темно-синим.

6. Щелкните на заголовке столбца А — весь столбец станет выде­ленным.

7. В группе Шрифт щелкните на кнопке Курсив, затем на кнопке Полужирный.

Как изменить выравнивание

По умолчанию Microsoft Excel автоматически выравнивает вводимый текст по левому, а числовые значения - по правому краю. Вы можете задать и дру­гие способы выравнивания ячеек. Выравнивать текст по правому или левому краю, по центру столбца или в нескольких столбцах можно с помощью кнопок в группе Выравнивание.

Измените выравнивание

В этом упражнении вы измените выравнивание названий строк и располо­жите название по центру таблицы.

1. Щелкните на заголовке столбца А, чтобы выделить его.

2. В группе Выравнивание щелкните на кнопке По правому краю.

3. Щелкните дважды на границе заголовков между столбцами А и В. Ширина столбца А изменилась в соответствии с длиной нахо­дящихся в нем данных.

4. Выделите ячейку С4 и щелкните на кнопке По левому краю.

5. Выделите Ячейки C1:J1. В этом диапазоне находится название рабочего листа.

6. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре .

Как добавлять рамки и менять цвета

Вы можете украсить отдельные ячейки или области листа, выделив их рамками или разными цветами. В следующих упражнениях вы добавите рам­ку в таблицу Исходные данные и выделите ячейки светло-серым цветом, а к строке Прибыль добавите линию двойного подчеркивания.

Добавление границ

1. Щелкните по ячейке С1. При этом выделится диапазон ячеек C1:J1.

2. Щелкните на стрелке кнопки Границы , расположенной в группе Шрифт.

3. Выберите из раскрывающегося списка Сдвоенная нижняя граница.

Условное форматирование

Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных.