Ввод и редактирование данных

В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в «графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты.

Для ввода данных необходимо переместиться в нужную ячейку и набрать данные, а затем нажать <Enter> или щелкнуть мышью на другой пустой ячейке. Все, что набирается на клавиатуре, появляется и в текущей ячейке, и в Строке формул.

Ввод чисел

Числа по умолчанию выравниваются по правому краю. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel изображает его в экспоненциальной форме, либо вместо числа ставит символы #### (при этом число в ячейке будет сохранено полностью).

Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких или очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5,01Е+0,8, что означает 5,01*10².

Ввод значений дат и времени

Excel для представления дат использует внутреннюю систему порядковой нумерации дат. (Так, самая ранняя дата, которую может распознать программа, – 1 января 1900 года, этой дате присвоен порядковый номер 1, следующей дате порядковый номер 2 и т. д.). Даты вводятся в привычном для пользователя формате и распознаются автоматически. Временные значения также вводятся в одном из распознаваемом форматов времени. Представление даты и времени непосредственно на листе регулируется заданием формата отображения ячейки.

Ввод текста

Текст по умолчанию выравнивается по левому краю. Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку текст будет обрезан (но при этом в ячейке он будет сохранен полностью).

Ввод формулы

Формулой считается любое математическое выражение. Формула всегда начинается со знака «=», может включать в себя, кроме операторов и ссылок на ячейки, встроенные функции Excel.

Форматы данных

После ввода в ячейку данных, Excel автоматически старается определить их тип и присвоить ячейке соответствующий формат – форму представления данных.

В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах (рис. 7). Активизировать его можно, выбрав Главная – Число – Числовой формат, либо в контекстном меню для выделенной ячейки выбрать команду Формат ячеек. При этом откроется окно Формат ячеек и на вкладке Число будут представлены все форматы данных.

Рис. 7. Стандартные форматы

Изначально все ячейки таблицы имеют формат Общий. Использование форматов влияет на то, как будет отображаться содержимое в ячейках:

• общий – числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей, если число слишком большое, то в виде экспоненциального;

• числовой – стандартный числовой формат;

• финансовый и денежный – число округляется до 2 знаков после запятой, после числа ставится знак денежной единицы, денежный формат позволяет отображать отрицательные суммы без знака «минус» и другим цветом;

• краткая дата и длинный формат даты – позволяет выбрать один из форматов дат;

• время – предоставляет на выбор несколько форматов времени;

• процентный – число (от 0 до 1) в ячейке умножается на 100, округляется до целого и записывается со знаком %;

• дробный – используется для отображения чисел в виде не десятичной, а обыкновенной дроби;

• экспоненциальный – предназначен для отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа от 0 до 10 и степени числа 10 (положительной или отрицательной);

• текстовый – при установке этого формата любое введенное значение будет восприниматься как текстовое;

• дополнительный – включает в себя форматы Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона, Табельный номер;

• все форматы – позволяет создавать новые форматы в виде пользовательского шаблона.

Редактирование данных

Данные можно редактировать двумя способами.

1. Можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул, отредактировать данные в строке формул.

2. Редактировать данные прямо в ячейке. Для этого дважды щелкните на ней, а затем, щелкнув, поместите текстовой курсор на место, куда хотите внести изменения.

Ввод последовательностей данных (Автозаполнение)

Можно ввести в несколько ячеек последовательность или прогрессию данных, будь то числа или текст. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить первую из заполняемых ячеек.

2. Ввести начальное значение для ряда значений.

3. Ввести значение в следующей ячейке, чтобы задать образец заполнения.

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5..., нужно ввести в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8..., введите 2 и 4. Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2..., вторую заполнять не нужно.

4. Выделить ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

5. Перетащите маркер заполнения по диапазону, который нужно заполнить.

Для заполнения в порядке возрастания перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в порядке убывания перетащите маркер вверх или влево.

Если необходимо ввести последовательность месяцев в году или дней в неделе, достаточно будет набрать только первый член последовательности, оставшиеся элементы будут введены автоматически.

После перетаскивания маркера заполнения отображается кнопка Параметры автозаполнения , с помощью которой можно выбрать параметры заполнения выделенного диапазона ячеек.Например, если начальное значение — дата «янв-2002», то для получения ряда «фев-2002», «мар-2002» и т. д. нужно выбрать команду Заполнить по месяцам, а для получения ряда «янв-2003», «янв-2004» и т. д. выбрать команду Заполнить по годам.

Также, чтобы задать прогрессию, можно выбрать кнопку Заполнить группыРедактирование вкладки Главная и в появившемся диалоговом окне Прогрессия задать параметры для арифметической или геометрической прогрессии.