Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

РАБОТА СО СПИСКАМИ

(ИТОГИ, СТРУКТУРИРОВАНИЕ)

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информатика» для студентов направлений

140100, 140200, 040100,080500, 270300

и специальностей 060800, 140211, 220201, 230201,

270102, 040101, 151001, 190205, 240801,240502, 140104

очной, очно-заочной, заочной форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2008

Цель работы: развитие практических навыков работы по анализу данных с помощью инструментов подведения итогов и создания структур.

Основные понятия

Табличный процессор OpenOffice.org Calc дает в руки пользователя мощные средства анализа данных. Таблица, где хранятся данные, организована особым образом, ее называют списком.

Список – способ хранения данных в таблице, совокупность поименованных строк, содержащих однородные данные (набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов).

Создание и ведение списков. Чтобы достичь максимальной эффективности при работе со списками, необходимо следовать изложенным ниже правилам:

1. Каждый столбец должен содержать информацию одного типа, например, в списке сотрудников, вы можете отвести один столбец для фамилии, второй для имени, третий для отчества, четвертый для даты приема на работу и т.д.

2. Одна или две верхних строки списка должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца.

3. Нельзя включать в список пустые строки и столбцы.

4. Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

5. Не размещайте данные слева или справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Одной из функций Табличного процессора, используемых для анализа данных, является автоматический подсчет значений промежуточных

итогов по группам данных, а также общих итогов. При получении итогов в

списке Calc автоматически создает его структуру.

Под структурой следует понимать объединение в группы строк и/или столбцов списка, содержащих однородные данные. Вид структуры можно изменять, скрывая или показывая соответствующие строки и/или столбцы.

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычислить суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенным условиям. Проведение итоговых вычислений выполняют при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Суммирование. Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (SUBTOTAL). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Сумма ). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категорииСтатистические. В их число входят функции VAR (вычисляет дисперсию), MAX (максимальное число в диапазоне), AVERAGE (среднее арифметическое значение чисел диапазона), COUNT (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и др.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Calc в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Команда Промежуточные итоги позволяет представить различную итоговую информацию, используя функции: Сумма, Количество значений (число непустых значений), Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел (количество записей или строк, которые содержат числовые данные в группе), Несмещенное отклонение (оценка стандартного отклонения для генеральной совокупности данных, если данные образуют выборку), Смещенное отклонение (стандартное отклонение для генеральной совокупности данных, если данные образуют всю выборку), Смещенную дисперсию (дисперсию для генеральной совокупности, если данные образуют всю совокупность). При этом можно выбрать размещение общих итогов: выше или ниже списка. Рекомендуется при работе с длинными списками общие итоги располагать над данными списка, чтобы они были видны на экране без прокрутки.

При выводе промежуточных итогов слева создается структура списка («+» – показ деталей, «-» – скрытие деталей). Используя структуру, можно просмотреть список с нужным уровнем детализации данных: только общие итоги – щелкнув на символе строки уровня 1, только промежуточные итоги и общие итоги – щелкнув на символе строки уровня 2, все уровни детализации списка – щелкнув на символе строки уровня 3.

Структурирование. Структуризация рабочего листа позволяет упростить работу с большим массивом данных, а также анализ этих данных. Создание структуры – это разбиение данных рабочего листа на разные уровни. Причем разбиение на уровни (структуризация) может быть произведено как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.

Один уровень структуры состоит из детализирующих данных в строках или столбцах и итоговых данных, располагающихся, соответственно, в строке под детальными данными или в столбце справа от детальных данных. Структура может содержать до восьми горизонтальных и восьми вертикальных уровней.

При создании структуры Calc добавляет на поля таблицы символы структуры, позволяющие на время скрывать или отображать определенные данные.

Структура может быть создана на любом рабочем листе как автоматически, при соблюдении определенных требований, так и вручную. В дальнейшем структуру можно изменить или удалить. При добавлении в список промежуточных итогов структура рабочего листа будет создана автоматически.

Для форматирования итоговых данных отдельных уровней структуры можно использовать встроенные стили оформления.

Самый простой способ создания структуры – автоматический. Для этого в списке должны быть заложены уровни создаваемой структуры, то есть должны выполняться следующие условия:

1. Данные, которые после структуризации превратятся в детальные данные, должны располагаться в строках или столбцах.

2. Расположенный справа соседний столбец или расположенная снизу

строка должны содержать формулы, которые, в свою очередь, должны обязательно содержать ссылки на детальные данные.

Создание структуры вручную применяется в случаях, когда автоматическое создание структуры невозможно.