Реорганизация сводной таблицы
Реорганизация – это изменение положения одного или нескольких полей в макете сводной таблицы. Изменение расположения полей созданной сводной таблицы осуществляется перетаскиванием заголовков полей. Например, чтобы переместить поле с оси столбцов на ось строк, достаточно перетащить его заголовок из области столбцов в область строк. Кроме транспонирования строк и столбцов можно также изменять порядок следования полей по оси столбцов или строк сводной таблицы.
Для того чтобы добавить в сводную таблицу новые поля или удалить существующие, необходимо:
1) выделить любую ячейку в таблице;
2) нажать кнопку Мастер… на панели инструментов Сводные таблицы. В появившемся окне диалога Мастер сводных таблиц добавьте новое поле, перетащив его кнопку в нужную область макета. Для удаления поля необходимо перенести кнопку поля за пределы макета.
КОПИРОВАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ
При копировании таблицы с помощью команд Копировать и Вставить из меню Правка Excel создает в новом месте вторую сводную таблицу. Если необходимо заменить формулы значениями, необходимо сначала скопировать таблицу в буфер обмена. Затем в меню Правка выбрать команду Специальная вставка и установить переключатель Вставить в положение Значения.
ОСЬ СТРАНИЦ
Чтобы детально просмотреть информацию в поле сводной таблицы, его можно переместить на ось страниц. Для этого необходимо перетащить заголовок поля выше левого верхнего угла сводной таблицы. Заголовок поля будет помещен в область страниц.
При просмотре всех элементов полей, размещенных на оси строк или столбцов достаточно воспользоваться полосами прокрутки сводной таблицы. Но если поле находится на оси страниц, то можно видеть только один элемент этого поля. Последовательно выбирая элементы в списке оси страниц, можно видеть данные для соответствующих значений поля, помещенного в область страниц.
Внизу каждого раскрывающегося списка оси страниц находится элемент Все. Выбор этого элемента списка позволяет вывести на экран итоговые значения для каждого поля на оси страниц.
С помощью кнопки Отобразить страницы на панели инструментов Сводные таблицы можно создать ряд связанных сводных таблиц, каждая из которых будет отображать один элемент поля страницы.
Обычно Excel выводит кнопки полей страниц в одном столбце над левым верхним углом таблицы. Если полей достаточно много, можно разместить их кнопки в нескольких столбцах. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры таблицы в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. Используя раскрывающийся список Макет страницы и поле Число полей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы, задается нужное расположение кнопок.
Обновление сводной таблицы
Обновление – это пересчет сводной таблицы с новыми значениями данных в списке.
Сводная таблица связана с исходными данными, но автоматически не пересчитываются при их изменении. Чтобы обновить таблицу, нужно нажать кнопку Обновить данные на панели инструментов Сводные таблицы (выводится на экран автоматически при создании или выделении сводной таблицы).
Рисунок 7
Для того чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытии книги, в которой она находится, необходимо выбрать команду Параметры таблицы в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Обновить при открытии. Если для получения данных используется запрос к внешнему источнику, занимающий достаточно много времени, то флажок Обновить при открытии лучше снять.
Рисунок 8
Если одна сводная таблица служит источником данных для другой, то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.
В случае если сводная таблица построена на основе внешнего источника данных, то Excel может выполнять запрос к нему в фоновом режиме, что позволяет работать с таблицей во времени ее обновления. Чтобы включить этот режим обновления, необходимо выделить в таблицу любую ячейку и выбрать команду Параметры таблицы в меню Сводные таблицы. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Фоновый запрос.
В том случае, когда в сводной таблице используются поля страниц, можно установить такой режим выполнения запроса, при котором Excel запрашивает только данные, необходимые для текущей просматриваемой страницы. Этот режим предъявляет более скромные требования к ресурсам компьютера, поскольку при выполнении запроса расходуются меньше оперативной памяти, что может очень важным при работе с большой внешней базой данных. Чтобы запрашивать внешний источник данных только для одной страницы, необходимо дважды щелкнуть на кнопке любого поля страницы. В появившемся окне диалога нажать кнопку Далее, затем в окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы установить переключатель Обновить внешние данные при выборе каждого элемента.