Министерство образования и науки Российской Федерации

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Ms excel: сводная таблица

Методические рекомендации к лабораторной работе по курсу

«Информатика»

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Саратов 2001

Цель работы: научиться создавать и редактировать сводные таблицы с помощью мастера.

Основные понятия

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА

Сводная таблица – это специальная таблица, которая применяет указанные функции к конкретным полям списка или базы данных.

При создании сводной таблицы используется мастер, с помощью которого можно задать нужные поля, макет сводной таблицы и ее тип. Существует возможность транспонирования заголовков столбцов в заголовки строк и наоборот.

Терминология сводных таблиц:

- Источник данных – это список, на основе которого получена сводная таблица.

- Ось – ориентация полей в сводной таблице, например ось столбцов или ось страниц.

- Поле – категория информации, эквивалент столбца в списке.

- Заголовок поля – надпись, описывающая содержимое поля.

- Элемент – различные значения для поля.

- Итоговая функция – встроенная функция, используемая Excel для вычисления значений в таблице.

Рисунок 1

При выборе команды Данные, Сводная таблица Excel запускает мастер, который разбивает процесс построения сводной таблицы на несколько шагов:

ШАГ 1. Задание типа источника данных. При создании сводной таблицы можно использовать один из четырех типов источников данных, находящихся:

- в списке или базе данных Microsoft Excel – создание сводной таблицы на основе данных, расположенных по строкам в книге Excel;

- во внешнем источнике данных – создание таблицы на основе данных, хранящихся в файле или базе данных вне текущей книги Microsoft Excel;

- в нескольких диапазонах консолидации – создание одной сводной таблицы для нескольких диапазонов с данными, находящимися в текущей книге Microsoft Excel;

- в другой сводной таблице или сводной диаграмме – создание сводной таблицы из другой сводной таблицы, находящейся в той же книге Microsoft Excel.

Рисунок 2

После задания типа источника данных нажмите кнопку Далее.

ШАГ 2. Указание местонахождения исходных данных или получение их из внешнего источника.

Рисунок 3

Вид открывшегося окна будет зависеть от типа исходных данных, выбранного в предыдущем пункте.

Если источником данных является список Excel, то он должен содержать имена полей в начале каждого столбца.

Если исходный список находится в неоткрытой книге Excel, нажмите кнопку Обзор в этом окне диалога. После нахождения нужного файла введите имя или ссылку на диапазон, где находится список.

После задания исходных данных нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

ШАГ 3. Задание макета таблицы и выбор итоговой функции.

В центре этого окна диалога находится диаграмма макета, на которой показаны три оси таблицы (строк, столбцов и страниц) и область данных.

Рисунок 4

В правой части окна диалога отображаются кнопки для каждого поля источника данных.

Чтобы задать структуру таблицы, необходимо перетащить мышью эти кнопки в различные области диаграммы макета. Если необходимо удалить поле из сводной таблицы, перетащите его кнопку за пределы этой диаграммы.

По умолчанию мастер сводных таблиц применяет функцию Сумма к числовым значениям и функцию Количество значений для нечисловых значений при перемещении полей в область Данные. Чтобы использовать другую итоговую функцию, необходимо дважды щелкнуть на заголовке поля после его перетаскивания в область Данные и затем в окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выбрать необходимую функцию.

Нажмите кнопку ОК.

Указание места размещения сводной таблицы.

Для размещения готовой сводной таблицы на новом листе устанавливается переключатель Новый лист.

Для размещения таблицы на текущем листе установите переключатель рядом с полем Существующий лист и ниже в поле ввода введите ячейку, которая будет верхней левой границей диапазона размещения сводной таблицы. Кнопка свертывания окна диалога справа от поля ввода временно убирает диалоговое окно с экрана, чтобы иметь возможность ввести диапазон путем выделения ячеек на листе. Закончив выделение, можно нажать эту кнопку повторно для вывода на экран всего диалогового окна.

Рисунок 5

После нажатия кнопки Готово Excel создает сводную таблицу. Если таблица основана на внешних данных, Excel сначала выполнит запрос, а затем построит сводную таблицу.

Рисунок 6

Когда выделение находится в пределах сводной таблицы, Excel выводит на экран панель инструментов Сводные таблицы.