Организационная структура ооо «Кубаньпартнёр»
На рисунке 1.3 представлена структура многопрофильной компании ООО «Кубаньпартнёр».
Филиал
№1 Филиал
№2
ООО
«Кубаньпартнёр»
Финансовый
отдел Консалтинговый
отдел
Юридический
отдел Отдел
по работе с клиентами
Рисунок 1.3 – Структура ООО «Кубаньпартнёр»
Документооборот в многопрофильной компании “Кубаньпартнёр”
Анализируя документы, работа с которыми ведется в многопрофильной компании “Кубаньпартнёр”, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:
сложность организации эффективного контроля и отчетности;
трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
длительность сроков подготовки и согласования документов;
медленный поиск документов;
сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;
трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;
в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.
Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В многопрофильной компании “Кубаньпартнёр” график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого сложно узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Также не может быть рассчитано ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект (рис. 1.4).
Рисунок 1.4 – Схематическое изображение документооборота
Прием и регистрация документов.
На предприятии различают три основных потока документации:
входящие документы, поступающие из других организаций;
исходящие документы, отправляемые в другие организации;
внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
Существует необходимость во внедрении системы электронного документооборота. Для этого необходимо разработать следующие задачи:
создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами;
единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий;
повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами;
регламентация документационных процессов;
упорядочивание документооборота;
обеспечение комплексного контроля исполнения документов;
повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму;
соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище;
снижение риска потерь документов.