Информатика / Теор / Тема_Электронные формы MS Word

11

Рис.6. Панель инструментов Формы

Для создания структуры формы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.Нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов Формы, если форма достаточно простая. Если структура формы более сложная, вставьте несколько таблиц, разделив их пустыми строками.

Таблицу более сложной формы можно создать с помощью панели инструментов

Таблицы и границы. Для вызова этой панели нажмите кнопку Нарисовать таблицу

на панели инструментов Формы или кнопку Таблицы и границы на панели инструментов Стандартная.

Нарисуйте отдельные строки и столбцы таблицы. В случае ошибки вос-

пользуйтесь кнопкой Ластик на панели инструментов Таблицы и границы и выделите мышью линии, которые следует удалить.

2.Введите текстовую часть формы и другую неизменяемую информацию в соответствующие ячейки таблицы. Если требуется, отформатируйте таблицу, добавив обрамление и заливку. Для этого выберите команду Формат, Границы и заливка и

установите требуемые параметры во вкладках Граница и Заливка диалогового окна

Границы и заливка.

3.Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем поместить внутри нее фрагмент текста или графический элемент, нажмите кнопку Добавить рамку на панели инструментов Формы.

В таблицах, созданных с помощью кнопки Добавить таблицу на панели ин- струментов Формы, по умолчанию добавлено обрамление для всех ячеек.

5.ЗАПОЛНЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЫ

5.1.Добавление полей в шаблон формы

Данный этап создания электронной формы является наиболее важным, так как именно наличие полей отличает форму от обычного документа Word.

Чтобы добавить поле формы с помощью панели инструментов Формы (рис.6) следует:

1.Поместить курсор в то место, где должно появиться поле формы.

2.Для вставки требуемого поля нажать одну из кнопок, описанных в табл. 5.

3.Повторить шаги 1—2 для вставки других полей формы.

Таблица 5.Кнопки панели инструментов Формы, используемые для добавления полей

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

12

Во время создания к полям формы можно применять стандартные средства форматирования символов и абзацев. При этом результаты заполнения полей будут отображаться в указанном формате.

Еще одним средством панели инструментов Формы, помогающим при работе с полями — является кнопка Затенение полей формы. Если она нажата, поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников (рис. 4). При редактировании формы удобно, чтобы все поля были выделены.

Если кнопка Затенение полей формы не нажата, то поля затеняться не будут и форма, приведенная на рис. 7, будет отображаться так, как на рис. 8.

Текстовое поле

Флажок

Поле со списком Рис.7. Пример полей формы с затенением

Текстовое поле

Флажок

Поле со списком Рис.8. Пример полей формы без затенения

5.2. Сохранение формы

Форма Microsoft Word сохраняется таким же образом, как и обычный документ

Word.

Чтобы быстро сохранить документ, необходимо нажать кнопку Сохранить на панели инструментов Стандартная. Для сохранения документа в другом формате или

вдругую папку можно воспользоваться описанной ниже процедурой.

1.меню Файл выберите команду Сохранить как.

2.В поле Имя файла введите новое имя файла.

3.Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы одновременно сохранить все открытые документы, необходимо нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее нажатой, выбрать в меню Файл команду Сохранить все. При этом будут одновременно сохранены все открытые документы и шаблоны. Если какой-либо из открытых документов сохраняется в первый раз, на экран выводится диалоговое окно Сохранение документа, позволяющее задать имя для этого документа.

Для сохранения данных, введенных в электронную форму, для использования в

базе данных или в электронной таблице необходимо выполнить описанную ниже последовательность действий:

1.Откройте заполненную электронную форму.

2.В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку

Сохранение.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

13

3.Установите флажок Сохранять только данные для форм.

4.Нажмите кнопку OK.

5.В меню Файл выберите команду Сохранить копию как.

6.Введите имя файла в поле Имя файла.

7.В поле Тип файла выберите пункт Обычный текст.

Содержимое полей формы будет сохранено в виде текстового файла. В качестве разделителей будут использоваться запятые.

6.СОЗДАНИЕ ПЕЧАТНОЙ ФОРМЫ

Microsoft Word предоставляет широкие возможности для создания печатных

форм.

Для создания печатной формы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.Создайте новый документ.

2.Разработайте новую форму или используйте в качестве образца готовый

шаблон.

Чтобы форма была понятной и ее было просто заполнять, необходимо использовать таблицы, надписи, обрамление, затенение и другие полезные элементы оформления.

3.Добавьте нужный текст и рисунки.

4.Чтобы вставить текстовое поле для ответа, укажите место в документе, а затем нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов Формы. Если одного текстового поля мало, вставьте несколько полей подряд.

Чтобы вставить флажки с вариантами ответов, например «Да» или «Нет», укажите нужное место в документе, а затем нажмите кнопку Флажок на панели инструментов Формы.

5.Сохраните форму.

6.Распечатайте форму

В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех способов:

∙Напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк

формы

∙Целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные

∙Напечатать только данные в полях формы

Чтобы напечатать пустую форму, т. е. бланк формы необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.Создайте новый документ на основе шаблона формы.

2.Не заполняя форму, выберите команду Файл, Печать (File, Print), установите параметры печати и нажмите кнопку ОК.

Затенение полей формы (даже если оно установлено) не печатается. Для уста- новки затенения вручную используйте команду Формат, Обрамление и заливка (Format, Borders and Shading).

Для печати формы целиком используются обычные команды печати:

1.Заполните форму или откройте уже заполненную форму.

2.Выберите команду Файл, Печать (File, Print).

3.Установите параметры печати и нажмите кнопку ОК.

Метод печати только введенных данных применяется только в том случае, если

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

14

имеются заранее подготовленные бланки формы. При этом бланки должны быть созданы с помощью того же шаблона, который использовался для заполнения формы.

Для печати только введенных данных необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.Откройте документ, содержащий необходимые данные.

2.В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку

Печать (рис.9).

Рис.9. Окно параметров печати

3.Установите флажок Печатать только данные для форм и нажмите кнопку OK.

4.Нажмите кнопку Печать

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.