Информатика / Теор / Тема_Использование_шаблонов MS Word

1

Тема. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ В MS WORD

5.СПОСОБЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПАРАМЕТРОВ ИЗ ДРУГОГО ДОКУМЕНТА

7.КОПИРОВАНИЕ СТИЛЕЙ, ЭЛЕМЕНТОВ СПИСКА АВТОТЕКСТА,

2

1.Шаблоны MS Word

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне.

Шаблон – особый вид документа, содержащий части документа и средства харак- терные для документов данного типа.

Шаблон может содержать следующие элементы:

∙текст или параметры форматирования, одинаковые для всех документов этого ти- па, например, для служебной записки или отчета;

∙стили;

∙элементы автотекста;

∙макросы;

∙меню и сочетания клавиш;

∙панели инструментов и др.

При создании нового документа на основе шаблона содержание шаблона и его

средства переносятся в документ, а сам шаблон остается без изменения.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки доку- мента, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов.

Общий шаблон – шаблон документа, загруженный в Microsoft Word командой Шаблоны и надстройки (меню Сервис). Во время работы с любым документом, даже ес- ли этот документ основан на другом шаблоне, доступны все макросы, элементы списка автотекста, специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш, хранящиеся в общем шаблоне.

Шаблон Normal.dot разработан специально для использования в качестве общего шаблона. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

Шаблон Normal.dot – универсальный шаблон для любых типов документов. При запуске программы Microsoft Word или при нажатии кнопки Создать , на основе шаб- лона Normal.dot создается новый пустой документ. Для изменения стандартного формати- рования или содержимого документа внесите необходимые изменения в этот шаблон.

Шаблон Normal.dot должен храниться в папке Шаблоны. Чтобы задать другое рас- положение, в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Распо-

ложение и укажите нужную папку как значение параметра Шаблоны пользователя или параметра Общие шаблоны. Если шаблона Normal.dot нет ни в этих папках, ни в папке программы Word, будет автоматически создан новый шаблон Normal.dot со стандартными параметрами документа Word.

Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Создание документа, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. Например, при создании записки на основе шаблона записок могут ис- пользоваться как настройки шаблона записок, так и настройки общих шаблонов. В Word имеется набор шаблонов документов, и, кроме того, можно создавать шаблоны самостоя- тельно.

2.Использование шаблонов

Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных доку- ментов. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов, как:

∙счета, заказы, и вообще любые стандартные формы на бланках;

∙планы и отчеты;

∙объявления, брошюры;

∙деловые письма и факсы.

3

Использование шаблонов для подготовки печатных бланков и Web-страниц зна- чительнонотел с кратитсокраитвремявремя, затрачиваемое, затрачиваемоенанаподготовкуподг товкутакихтакихдокументовдокументов. .

В состав Word 2002 включено значительное число шаблонов для публикаций, пи- сем, факсов, отчетов и других документов. Эти шаблоны можно модифицировать или соз- давать на их основе свои. Кроме того, некоторые из шаблонов являются мастерами, т.е. представляют собой последовательность диалоговых окон, которые позволяют создавать документы в полуавтоматическом режиме (пользователь отвечает на вопросы, а Word на основе полученных ответов конструирует документ).

Шаблоны являются основным документом для создания интерактивных форм. Word позволяет создавать формы с полями ввода, раскрывающимися списками и флажка- ми. Поскольку формы используются многократно, их целесообразно сохранять как шаб- лоны.

2.1. Использование стандартных шаблонов Word 2002

В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе использова- нием шаблона «Обычный» (Normal.dot) и, может быть, еще некоторыми для служебных записок и отчетов.

Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные инструменты, сти- ли, меню и макросы, предназначенные для использования в различных процедурах. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные, со-

временные и изысканные.

Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов, соответствующих вкладкам диалогового окна Шаблоны.

2.2. Создание документа с использованием шаблона

Создать новый документ на основе шаблона очень просто. Для этого нужно вы- брать команду Файл–Создать…, после чего появиться область задач, в которой будет отображена панель Создание документа. Далее следует воспользоваться ссылкой Общие шаблоны… из группы Создание с помощью шаблона на панели Создание документа.

4

В появившемся диалоговом окне Шаблоны следует раскрыть нужную вкладку, выбрать необходимый значок шаблона и нажать ОК.

3.Создание шаблона документа

Шаблоны создаются во многом так же, как документы. Если уже есть шаблон или документ, который содержит часть нужных средств, то можно создавать новый шаблон на их основе.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, уста- новите переключатель Создать в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK. Вы- полните команду Сохранить или Сохранить как… . (По умолчанию в поле Папка от- крывается папка Шаблоны. В диалоговом окне Создание документа этой папке соответ- ствует вкладка Общие. Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, от- кройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.)

—Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла, а затем нажмите кнопку Сохра-

нить.

—Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех но- вых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.

—Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

—Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, от-

кройте нужный документ. Выполните команду Сохранить как… . Выберите значение

5

Шаблон документа в поле Тип файла. Далее выполняются действия аналогичные пре- дыдущим.

Примечание. Если шаблон сохранен в папке Шаблоны, то в результате выбора коман- ды Создать в меню Файл этот шаблон появится на вкладке Общие. Чтобы создать поль- зовательские вкладки с шаблонами в диалоговом окне Создание документа, создайте но- вую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните в новой подпапке нужные шаблоны. Имя этой подпапки будет присвоено новой вкладке.

4.Изменение шаблона документа

1.Выберите команду Открыть в меню Файл, а затем найдите и откройте шаблон, который требуется изменить.

Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выберите зна-

чение Шаблон документа в списке Тип файлов.

2.Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

3.Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существую- щих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при от- крытии существующих документов, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили. Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих доку- ментов выберите в меню Сервис команду Шаблоны и надстройки.

5.Способы использования параметров из другого документа или шаблона

При работе с активным документом допускается использование макросов, элемен- тов списка автотекста, сочетаний клавиш и настраиваемых панелей инструментов, пара- метров панелей инструментов и стилей, которые хранятся либо в шаблоне Normal.dot, ли- бо в шаблоне, присоединенном к активному документу. Кроме того, возможно использо- вание макросов, сочетаний клавиш, стилей и настраиваемых панелей инструментов из других документов.

Присоединение другого шаблона. К документу можно присоединить другой шаб- лон, содержащий нужные элементы. В этом случае он заменит текущий присоединенный шаблон. Это полезно, например, в том случае, если в документе, сделанном на основе шаблона Normal.dot, требуется использовать шаблон с дополнительными стилями, макро- сами или другими настройками.

6.Присоединение другого шаблона к активному документу

Надстройка – дополнительная программа, расширяющая возможности Word.

1. Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

6

2.Нажмите кнопку Присоединить, а затем выберите нужный шаблон.

3.Нажмите кнопку Открыть.

Копирование настроек. Возможно использование настроек из другого документа или шаблона путем копирования их в текущий присоединенный шаблон. Можно копиро- вать из одного шаблона или документа в другой стили, макросы и настраиваемые панели инструментов; копирование элементов списка автотекста возможно только из одного шаблона в другой.

7.Копирование стилей, элементов списка автотекста, панелей инструментов или макросов

вшаблон

1.Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

2.Нажмите кнопку Организатор, а затем выберите вкладку с элементами, которые требуется скопировать.

3.Для копирования элементов из другого шаблона или документа (или в другой шаб- лон или документ) нажмите кнопку Закрыть файл, чтобы закрыть шаблон Normal.dot или текущий документ и присоединенные к нему шаблоны. Затем на- жмите кнопку Открыть файл и откройте нужный файл или шаблон.

4.Выберите элементы, которые требуется скопировать в одном из списков, а затем нажмите кнопку Копировать.

Чтобы выделить диапазон элементов, щелкните первый и последний элементы это- го диапазона, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несколько несмежных элементов, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Примечание. При копировании настраиваемых панелей инструментов, с которыми связа- ны созданные пользователем макросы, следует также скопировать эти макросы.

Загрузка общего шаблона. Чтобы временно сделать доступными в любом доку- менте объекты из другого шаблона, можно загрузить этот шаблон в Microsoft Word как общий шаблон.

1. Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

7

2.В списке Общие шаблоны и надстройки установите флажок рядом с предназна- ченным для загрузки шаблоном или надстройкой.

Если нужный шаблон (или надстройка) отсутствует в диалоговом окне, нажмите кнопку Добавить, найдите содержащую его папку, выделите его, а затем нажмите кнопку

OK.

8.Загрузка и выгрузка шаблонов и надстроек

Существует возможность загружать шаблоны и надстройки только на время теку- щего сеанса или при каждом запуске Word.

8.1. Загрузка шаблонов и надстроек

Надстройки – это дополнительные программы, расширяющие возможности Word путем добавления специальных команд и новых функций.

Например, пользователь может написать программу-надстройку, которая будет вставлять отсканированные рисунки из приложения, которое обычно недоступно при работе в Word.

При загрузке шаблона или программы-надстройки они остаются в памяти только на время текущей сессии Word. После завершения работы шаблоны и надстройки не будут вновь автоматически загружены при повторном запуске Word. Чтобы иметь возможность пользоваться шаблоном или надстройкой при каждом запуске Word, сохраните эту над- стройку или шаблон в папке автозагрузки. Для задания или изменения расположения пап-

ки автозагрузки выберите команду Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку

Расположение.

8

8.2. Выгрузка шаблонов и надстроек

Для более рационального использования памяти и повышения скорости работы программы Word можно выгрузить шаблоны и программы-надстройки, которые редко ис- пользуются. При выгрузке шаблона или надстройки, размещенных в папке автозагрузки, Word выгружает шаблон для текущего сеанса и вновь автоматически загружает его при следующем запуске. При выгрузке шаблона или надстройки, размещенных в любой дру- гой папке, этот шаблон или надстройка не будут доступны до тех пор, пока они вновь не будут загружены. Для удаления шаблона или надстройки из Word, их следует удалить в диалоговом окне Шаблоны и надстройки.