Информатика / Лабораторные 2 курс_Office2007

3)В строке Сортировать по выберите столбец Таб №, сортировку по значению, порядок по убыванию и нажмите ОК.

Задание 11. Выполнить двойную сортировку – сначала по окладу по убыванию, затем по фамилии по возрастанию.

1)Выделите любую ячейку списка.

2)Вызовите из контекстного меню команду Сортировка\Настраивае-

мая сортировка.

3)В строке Сортировать по выберите столбец Оклад, сортировку по значению, порядок по возрастанию.

4)Добавьте второй уровень сортировки, нажав Добавить уровень.

5)В строке Затем по выберите столбец Фамилия, сортировку по значению, порядок от А до Я и нажмите ОК.

Результат: в каждом цифровом диапазоне оклада фамилии будут расположены в алфавитном порядке.

51

Способы фильтрации списков

Фильтрация или выборка – очень частая операция во время работы со списками. Суть ее в том, чтобы отобрать из списка все стро- ки-записи, удовлетворяющие определенным условиям. Условий может быть много, они могут быть простыми и сложными, связанными друг с другом или независимыми. Существует несколько способов фильтрации списков в Excel.

Способ 1. Автофильтр

Применить автофильтр – значит скрыть все строки за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для выполнения такой операции необходимо выделить любую ячейку списка и выбрать в меню Данные\Фильтр. В результате в первой строке, содержащей заголовки столбцов, появляются кнопки автофильтра:

Задание 12. Составьте список сотрудников, у которых оклад равен

485 и 624 у.е.

Для выборки записей необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбрать из выпадающего списка то, что необходимо отфильтровать.

После фильтрации обратите внимание на номера выведенных строк – Excel скрыл все строки, не удовлетворяющие заданному условию, а номера отфильтрованных отобразил синим цветом, чтобы напомнить пользователю, что в данный момент он видит неполный список.

… … … … … … … …

Заголовок столбца, по которому выполнялась фильтрация, помечается значком (см. поле Оклад). Чтобы снять фильтрацию, нажимают и выполняют команду .

52

Задание 13. Составьте список сотрудников, которые в 2011 году будут отмечать юбилей – 30, 40, 50, 60 лет.

Раскрывающиеся списки столбцов содержат числовые фильтры, которые можно выбирать, как условия отбора записей:

Задание 14. Составьте список сотрудников, имеющих двухзначный табельный номер (т.е. находится в интервале от 10 до 99).

Для решения задачи воспользуйтесь числовым фильтром между:

1)Выбор в окне Пользовательский автофильтр соединительного союза И означает, что должны выполняться оба условия (и то, и другое).

2)Выбор разделительного союза ИЛИ означает, что должно выполняться хотя бы одно условие (то или другое).

53

Фильтрацию списка можно выполнять по двум и более полям.

Задание 15. Составьте список сотрудников от 30 до 40 лет, имеющих более 1 ребенка.

Выбирая ограничения на дату рождения, нажмите кнопку и введите сначала текущую дату (например, 12.12.2010), а затем вручную отнимите от нее 40 (12.12.1970) и 30 лет (12.12.1980).

Формируя условия фильтрации, можно пользоваться символа- ми-шаблонами:

1)? заменяет один символ, т.е. этот символ текста может быть любым и нас не интересует;

2)* заменяет любое количество символов, т.е. эта часть текста может быть любой и нас не интересует.

Задание 16. Составьте список сотрудников, у которых номер телефона содержит на третьем месте цифру 8 или на пятом – 1.

54

Способ 2. Расширенный фильтр

В отличие от автофильтра расширенный фильтр практически не имеет ограничений на количество условий, налагаемых на список. При этом он требует некоторых подготовительных операций:

1)в любую свободную область листа нужно скопировать из «шапки» заголовки столбцов, по которым будут задаваться условия;

2)ниже скопированных заголовков в пустые ячейки вводятся условия для фильтрации.

Задание 17. Составьте список сотрудников, имеющих инициалы Л.Н.

1)Скопируйте на свободное место поля фильтрации (Имя, Отчество) и наберите ниже условия фильтрации:

2)Установите курсор в любую ячейку списка и вызовите команду

Данные\Дополнительно. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр, в котором необходимо задать три диапазона:

Исходный диапазон задает фильтруемый список (автоматически расширяется на весь список при запуске команды);

Диапазон условий задает ячейки с названиями полей и условиями фильтрации (задается вручную, см. рис. выше);

Поместить результат в диапазон задает место расположения результата фильтрации (необходимо включить опцию скопиро-

вать результат в другое место и указать первую ячейку диапа-

зона – A50, если мы хотим, чтобы отфильтрованный список располагался, начиная с 50-ой строки).

3) Нажмите OK и посмотрите результат фильтрации:

55

Условия фильтрации могут располагаться в несколько строк. В этом случае действуют следующие правила:

1)условия, находящиеся в одной строке Excel, связываются логическим И, т.е. чтобы запись прошла фильтр, она должна удовлетворять всем условиям строки;

2)условия, находящиеся в разных строках Excel, связываются логическим ИЛИ, т.е. чтобы запись прошла фильтр, она должна удовлетворять условиям хотя бы одной строки.

Задание 18. Составьте список:

сотрудников отделов 5, 6, проживающих на улице, имя которой начинается на Г или М;

и сотрудниц отделов 2, 3, 4, проживающих на проспекте, имя которого начинается на П.

1) Разделите условие фильтрации на три логические части:

женщина, отделы 2, 3, 4, проспект П*; или

мужчина, отделы 5, 6, улица Г*; или

мужчина, отделы 5, 6, улица М*.

2)Наберите внизу списка три строки, соответствующие перечисленным условиям.

3)Вызовите команду расширенной фильтрации, заполните ее диапазоны и выполните, разместив результат, начиная с 52-ой строки.

Задание 19. Составьте список сотрудников, которым осталось до выхода на пенсию не более 10 лет.

1) Разделите условие фильтрации на две логические части:

женщина, возраст от 45 лет; или

мужчина, возраст от 50 лет.

2)Наберите внизу списка две строки, соответствующие перечисленным условиям.

3)Вызовите команду расширенной фильтрации, заполните ее диапазоны и выполните, разместив результат, начиная с 50-ой строки.

56