Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества

10. В подразделениях аппарата управления общества контроль за исполнением документов (решений) работниками этого подразделения осуществляет служба делопроизводства подразделения.

Руководители подразделений аппарата управления

общества устанавливают с учетом требований настоящей Инструкции порядок осуществления контроля за своевременным и качественным исполнением документов и персонально отвечают за состояние исполнительской дисциплины в соответствующем подразделении.

11. Исполнители документов обязаны сообщать по запросу работника отдела инспекции и контроля и

работника службы делопроизводства подразделения сведения о ходе исполнения документа для внесения их в АС “Документооборот”.

Служба делопроизводства подразделения ежедневно проверяет перечень документов, поставленных на контроль в АС “Документооборот”, и для принятия

оперативных мер представляет по мере необходимости руководителю подразделения аппарата управления общества информацию о документах, сроки исполнения которых истекают и выполнение поручений по которым задерживается, и о документах, сроки исполнения которых истекли, с указанием фамилий исполнителей, а также еженедельно обновляет данные о ходе исполнения документов (решений), представляемые руководителю подразделения.

12. Руководители подразделений аппарата управления общества обязаны лично рассматривать положение дел с исполнением подлежащих контролю документов (решений), не реже одного раза в неделю проводить оперативные совещания по этому вопросу и незамедлительно принимать меры к их исполнению и устранению причин, вызывающих задержку подготовки документов.

Работу по контролю за исполнением документов (решений) в подразделении аппарата управления общества организует заместитель руководителя подразделения, на которого возложена эта работа.

13. Контроль за исполнением обособленными структурными подразделениями общества документов (решений), а также за ходом рассмотрения другими организациями направленных им документов

общества осуществляется подразделениями аппарата управления общества, которые эти документы подготовили.

Автоматизированная система контроля исполнения

14. Контроль за исполнением документов (решений) осуществляется с применением АС “Документооборот” (программный комплекс АСКИД). Данные о поставленных на контроль документах (решениях) вводят в АС “Документооборот” работники отдела инспекции и контроля и секретариатов вице-президентов общества, осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (решений). Данные о документах (решениях), контролируемых секретариатом (помощниками) президента общества, вводят в АС “Документооборот” работники отдела документационного обеспечения. Данные о поставленных в подразделениях аппарата управления общества на контроль документах (решениях) вводят в АС “Документооборот” работники службы делопроизводства соответствующего подразделения.

15. Контрольная база данных АС “Документооборот” систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и по группам документов.

16. Информация о положении дел с исполнением поставленных на контроль документов(решений), изменении сроков исполнения и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля документов (решений) вводится в АС “Документооборот” работниками Департамента управления делами, а также работникамиподразделений аппарата управления общества исполнителями документов (решений) ежедневно.

17. Исполненный документ (решение) подлежит снятию с контроля. Основанием для снятия документа (решения) с контроля является решение должностного лица, которое поставило его на

контроль. На исполненном документе соответствующими работниками Департамента управления делами проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Данные об исполнении документа (решения) заносятся в базу

данных АС “Документооборот”.