Контрольные вопросы:

Что понимается под УСД?

Форма закрепления результатов унификации документов?

Что составляет ядро УСД?

Понятие «электронный документ», «электронная цифровая

подпись»?

21. Каким требованиям должен отвечать электронный документ?

22. Какими свойствами должна обладать система электронных документов?

23. Какие условия должны обеспечиваться при хранении электронных документов в электронном архиве?

24. Из каких частей состоит электронный документ и их

содержание?

Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления

1. Унифицированные системы документации

2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

9.3.Основы стандартизации:

9.3.1.Общие положения

9.3.2. Краткие сведения из истории развития стандартизации 9.3.3.Государственная система стандартизации

стандартизации

6. Органы и службы стандартизации

7. Нормативные документы по стандартизации

9.1. Унифицированные системы документации

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов заключается в установлении

единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического

закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения

качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного

многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму,

обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72

на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, внесший существенные изменения в оформление

Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

•разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

•внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД;

•внедрение разработанных ОКТЭИ;

•ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

•разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

•разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов

• это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

• унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

• единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения

данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

• комплексность унификации. При ее проведении должны

предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его

создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

• информативность. Означает включение в документы только тех

реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

• сокращение числа видов документов. Достигается за счет

совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

• стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

• сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

• экономичность. Достигается за счет обоснованного включения

документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и

таблица.

Трафарет– это способ фиксации постоянной информации в виде

связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при

котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному

принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ и услуг;

• жизни и здоровья;

• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемой продукцией;

• экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны объединены в единую государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации, совместимости автоматизированных баз данных, в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм

документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация – установление

единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико- экономической и социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления

(ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документооборота организации, сокращения количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами,

механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

• По назначению (средства фиксации фактов (автопротоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

• По происхождению (служебные и личные документы).

• По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

• По срокам исполнения и хранения (постоянные,

долговременные, временные).

• По месту составления (внутренние и внешние).

• По наименованию (приказы, указы, отчеты).

• По стадиям создания (выписки, дубликаты, оригиналы).

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию

унифицированных систем документации (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно разрабатываются классификаторы технико- экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действует восемь УСД:

•унифицированная система организационно-распорядительной документации;

•унифицированная система банковской документации;

•унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

•унифицированная система отчетно-статистической документации;

•унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

•унифицированная система документации по труду;

•унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

•унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляются мероприятия, предусматривающие внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единый

нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела, Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации.

На основании Табеля создается Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых

для ДОУ данной конкретной организации, учреждения, предприятия.

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

• бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

• электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации.

2. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения (прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации

• нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских

и продолжающих действовать «общесоюзных» классификаторов.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются:

• на общероссийские;

  • отраслевые;

    • классификаторы предприятий.

В качестве примера покажем «извлечение» из ОКУД.