
- •В.П.Егоров, а.В.Слиньков е.В.Карпычева д о к у м е н т о в е д и его специальность Учебник Часть I
- •Оглавление
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства) ............................ Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти ......................................
- •Глава 13. Организация документооборота ....................
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти .....................................................
- •Введение
- •Раздел 1.Введение в специальность
- •Глава 1. История Развития профессии
- •От древнего Египта к Древней Руси
- •Делопроизводство в Древней Руси
- •Приказное делопроизводство
- •Коллежское делопроизводство
- •Министерское делопроизводство
- •Делопроизводство в ссср в хх веке
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 2. Государственный Стандарт высшего профессионального образования по специальности документовед
- •Общие положения
- •Образовательный стандарт
- •Циклы государственных образовательных программ
- •Требования к уровню подготовки выпускника по специальности
- •Виды профессиональной деятельности при овладении программой
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 3. Документ и его место в системе управления
- •Понятия «документ», «информация»
- •Способы документирования
- •Система документации и управление
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 2. Документоведение
- •Глава 4. Документоведение как научная дисциплина
- •Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •Основные этапы развития документоведения
- •Структура документоведения
- •Взаимосвязь документоведения с другими науками
- •Источники в документоведении
- •Нормативно-методическая база документационного обеспечения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 5. Системный подход к документу как объекту исследования
- •Сущность, генезис и развитие понятия «документ»
- •Соотношение понятий «документ», «информация» и «материальный носитель»
- •Свойства, признаки и функции документа
- •К отличительным признакам документа относятся:
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 6. Методы и способы документирования
- •6.1. Общие положения и понятия документирования
- •6.2. Понятие о языках
- •Знаковый метод фиксирования информации
- •Знаковая система обладает определенными свойствами:
- •Способы и средства записи информации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 7. Классификация документов
- •Понятие о классификации документов
- •Классификация по информационной составляющей документа
- •Классификация по материальной составляющей документа
- •Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •Контрольные вопросы:
- •Тесты для самоконтроля:
- •Глава 8. Системы документации
- •Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации
- •Основные функциональные системы документации в Российской Федерации
- •Унифицированные системы документации
- •Электронные системы документации
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 9. Унификация и стандартизация управленческих документов в документационном обеспечении управления
- •9.1. Унифицированные системы документации
- •Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации (окуд) ок 011-93. Класс 0200000 «Организационно-
- •Основы стандартизации
- •Общие положения
- •Краткие сведения из истории развития стандартизации
- •Государственная система стандартизации (гсс)
- •Задачи стандартизации
- •Соответствие государственному стандарту (государственным
- •Органы и службы стандартизации
- •Нормативные документы по стандартизации
- •Контрольные вопросы:
- •Раздел 3. Документационное обеспечение управления (организация делопроизводства)
- •Глава 10. Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления
- •Основные виды документной деятельности
- •Информация в управленческой деятельности
- •В зависимости от потребителя информационные ресурсы могут
- •Информация как объект правовых отношений в социуме
- •10.3. Управление документацией
- •10.4. Организация информационно-поисковых систем по документам учреждения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 11. Документационное обеспечение управления (доу). Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы
- •Документационное обеспечение управления
- •«Понятие делопроизводство»: цели и задачи
- •Документ, созданный организацией или должностным лицом и
- •Для создания документов используются текстовые редакторы.
- •Для обмена информацией используются компьютерные сети
- •. Культура труда делопроизводственного персонала
- •Организация рабочих мест делопроизводственного персонала.
- •Компьютер и делопроизводство
- •Автоматизированные системы обработки документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 12. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти
- •Инструкция по делопроизводству. Общие положения. Основные понятия
- •Бланки документов
- •Устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
- •№ 12.6.2О. Образец бланка приказа федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 12.6.5.2О. Образец бланка письма федерального органа исполнительной власти (федерального министерства)
- •№ 3О. Образец бланка письма должностного лица (статс- секретаря-заместителя министра)
- •При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
- •12.3. Оформление реквизитов документов
- •Правила оформления реквизитов документов
- •Наименование федерального органа исполнительной власти
- •Наименование должности лица, подписавшего документ
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на исходящий номер и дату документа
- •Адресат
- •Наименование документа
- •Текст документа
- •Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине
- •Гриф согласования
- •Согласование документа осуществляется с:
- •При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
- •Подпись должностного лица
- •Гриф утверждения
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Указания по исполнению документа
- •Отметка о контроле документа
- •Отметка об исполнении документа
- •Отметка о поступлении документа
- •Отметка о конфиденциальности
- •Формуляр – образец документа устанавливает:
- •Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
- •Приложение №12
- •Раздел I
- •Глава 5. Права, обязанности и ответственность
- •§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
- •24 Пт ¦
- •36 Пт ¦
- •№ 12 О. Образец оформления законопроекта
- •18 Пт ¦
- •№ 13О. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
- •32 Пт ¦
- •48 Пт ¦
- •№ 13 О1. Образец оформления проекта распоряжения Президента Российской Федерации
- •36 Пт ¦
- •Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти
- •Состав документов федерального органа исполнительной власти
- •Приказ, распоряжение
- •№ 12.6.2. Образец оформленияприказа федерального органа исполнительной власти
- •№ 12.6.2.1.Образец оформленияраспоряжения федерального органа исполнительной власти
- •Протокол заседания (совещания)
- •№ 12.6.4. Образец оформления полного протокола
- •№ 12.6.4.1. Образец оформления краткого протокола
- •№ 17. Образец оформления служебного письма
- •12.7. Делопроизводство по обращениям граждан
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 13. Организация документооборота
- •Принципы организации документооборота
- •Прием и первичная обработка поступающих документов
- •Предварительное рассмотрение документов
- •Регистрация поступающих документов
- •Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей
- •Организация работы с отправляемыми документами
- •Регистрация отправляемых документов
- •Отправка документов
- •Регистрация и прохождение внутренних документов
- •Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
- •Учет и анализ объемов документооборота
- •Контроль за исполнением документов
- •Контроль за исполнением документов и принятых решений. Организация контроля исполнения
- •Осуществление контроля исполнения Департаментом управления делами
- •Осуществление контроля исполнения подразделениями аппарата управления общества
- •Автоматизированная система контроля исполнения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 14. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти
- •Разработка и ведение номенклатуры дел
- •№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
- •№ 19. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
- •Порядок
- •Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 22
- •№ 22. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
- •Приложение № 24 правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
- •Приложение № 25
- •№ 25. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •№ 26. Форма листа-заверителя дела
- •№ 27. Форма внутренней описи документов дела
- •Приложение № 28
- •№ 28. Форма акта о выделении к уничтожению документов
- •Передача дел на архивное хранение
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 15. Особенности работы с электронными документами
- •Порядок создания, получения, обработки электронных документов
- •Обязательные сведения об электронном документе
- •Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти
- •Систематизация дел электронных документов
- •Переписка об административно- хозяйственном обслуживании. Электронные документы
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 16. Работа исполнителя с документами
- •16.1. Условия и правила работы исполнителя с документами
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги» «организация исполнения документов и принятых решений»
- •16.2. Сроки исполнения документов
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 17. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •17.1. Учет печатей и штампов
- •Приложение № 29
- •17.2. Учет бланков документов
- •Приложение № 30 журналы учета бланков документов Журнал учета поступления бланков
- •Журнал учета выдачи бланков в структурных подразделениях
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 18. Международная переписка
- •Международные стандарты по оформлению документов
- •Деятельность Международной организации по стандартизации
- •Форматы бумаги
- •Потребительские форматы по исо 216:1975
- •Реквизиты международного письма
- •Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления оао «Российские железные дороги»
- •975-2411
- •Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
- •Глава 19. Конфиденциальность информации иконфиденциальность документов
- •Понятия о конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
- •К конфиденциальным документам относятся:
- •Научно - техническая информация включает:
- •Деловая информация включает:
- •Сведения, которые не являются кт:
- •Защита документов, содержащих коммерческую тайну
- •Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 20. Терминология и понятия, применяемые вдокументоведении и документационном обеспечении управления
- •Общие понятия
- •Документирование
- •20.3. Информационная составляющая документа
- •Организация работы с документами
- •Архивное дело
- •Обеспечение сохранности документов
- •Контрольные вопросы:
- •Глава 21. Этикет в практике деловых отношений. Психологические основы взаимоотношений людей
- •Этикет, его понятия
- •Психологические основы взаимоотношений с людьми
- •Профессиональная этика работника службы доу
- •Правила общественного поведения (наиболее распространенные)
- •Этика поведения в различных условиях обстановки
- •Контрольные вопросы:
- •Заключение
- •Нормативно-правовые источники, научная и учебная литература
- •Указы Президента Российской Федерации
- •З. Постановления Правительства Российской Федерации
- •Ведомственные нормативные акты, инструкции и правила по делопроизводству отдельных организаций
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Международные стандарты
- •Общероссийские классификаторы
- •Научная и учебная литература
- •Рекомендуемая тематика рефератов и курсовых работ по курсу «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- •Московский государственный университет
- •Путей сообщения
- •Гуманитарный институт
- •Стань Документоведом высшей квалификации
- •Стоимость обучения:
Психологические основы взаимоотношений с людьми
Мы рассмотрим только некоторые вопросы из огромной темы, называемой психологические основы взаимоотношений между людьми. Отметим, что нами не ставится задача рассмотреть вопрос в целом. Мы остановимся лишь на первом этапе взаимоотношений - познании человека человеком в процессе визуальной диагностики. Иначе говоря, умении “прочитывать” подлинные намерения личности, которые чаще всего скрываются. Нам представляется, что умение человека, занимающегося сохранением документов, “читать” людей является одним из наиболее важных с точки зрения профессиональных обязанностей. Напомним, что любое деяние легче предупредить, нежели исправить. Именно поэтому мы и обратились к первому этапу человеческих взаимоотношений.
Основы взаимоотношений.
Рассмотрим |
вопрос по существу. Во |
всяком процессе |
взаимодействия |
(взаимоотношений), личность |
проходит пять |
основных этапов, каждый из которых имеет самостоятельное значение, но “работает” на последующие и предыдущие этапы:
а) Ориентирование в окружающих условиях, выбор объекта;
б) Привлечение с помощью действия внимания на себя;
в) Подготовка объекта для восприятия мыслей, чувств, видений;
г) Передача своих мыслей, чувств, видений при помощи речи, мимики, пантомимики и других средств выразительности с целью
заставить объект понять, увидеть или почувствовать передаваемое; д) Момент отклика объекта.
Как было сказано выше, каждый из этапов взаимообусловлен
предыдущим и последующим. Следовательно, они не существуют сами для себя и наше деление предпринято лишь в учебных целях. Все вышеперечисленные этапы имеют конкретную цель, без решения которой невозможно полноценное человеческое взаимодействие. Любой из этапов сопровождается прежде всего языком жеста, мимики, пантомимики и др. Выше мы оговорили, что остановимся только на первом этапе человеческих взаимоотношений, намеренно исключив вербальные средства общения.
Основные понятия кинесики.
Язык жеста, мимики и др. в международной терминологии называется Боди лэнгвидж или Язык телодвижений. Последние труды
по психологии называют этот термин проксемика.
Впервые о языке телодвижений было сказано Ч. Дарвиным в 1872 году в его книге “Выражение эмоций у людей и животных”. Однако
только последние 20 лет кинесика стала делать свои первые шаги. Главными представителями этого направления были Дж. Ниренберг, Г. Калеро и А. Пиз и другие исследователи. В нашей стране кинесикой занимаются ряд ученных (Щекин Г.В.).
Вместе с тем установлено, что передача информации за счет вербальных средств (только слов) происходит на 7%, за счет звуковых средств (тон, интонация, звук) - на 38% и за счет невербальных средств- на 55%. Словесное общение в беседе занимает 35% времени, а 65% информации передается с помощью невербальных средств общения. Только эти цифры могут убедить нас в том, какое важное значение играет кинесика в жизни человека.
Следует отметить, что женщины в подавляющем большинстве более чувствительны, нежели мужчины и именно этим объясняется такой феномен, как женская интуиция. Женщины обладают врожденной способностью замечать и расшифровывать невербальные сигналы, фиксировать мельчайшие подробности. Поэтому мало кто из мужей может обмануть своих жен, и соответственно, большинство женщин могут узнать тайну мужчины по его глазам, позе, мимике и еще целому ряду проявлений, которые не осознаются человеком. Эта женская интуиция особенно хорошо развита у представительниц слабого пола, занимающихся воспитанием маленьких детей. Дело в том, что первые несколько лет мать полагается только на невербальные средства информации.
Подчеркнем и то, что 87% информации поступает в человеческий мозг через зрительные рецепторы, 9% - через слуховые, 4% - через
другие.
Как было сказано ранее, человеку свойственно скрывать свои подлинные намерения даже в совершенно безобидной ситуации, не
говоря уже о том, когда это делается специально. “Мысль, изреченная есть ложь” - не без горечи заметил Ф. Тютчев. Таким образом, о подлинных намерениях личности мы можем судить только на основе кинесики.
Давайте задумаемся о том, почему птица боится человека с оружием в руках, ведь у нее нет опыта встречи с оружием. И наоборот, та же птица не реагирует на человека без оружия?
Как мы определяем, что человек пьян? Если мы не видим явных
признаков, как-то: качание, неустойчивость и др.?
В детстве мы играли в не очень умную войну. За спиной у одного становилась группа, которая по очереди шлепала впереди
стоящего. Последний должен был определить, кто его ударил. Как он это делал, угадывал ударившего?
И в первом, и во-втором, и в третьем примере была использованакинесика. Если в первом случае птице она необходима для самосохранения,
то в последующих примерах язык телодвижений “читается” человеком вобычной рядовой ситуации. Давайте подумаем о том, как часто мыиспользуем кинесику для решения важных жизненных проблем на уровне интуиции (подсознания)? И задумаемся над тем, возможно ли овладеть основными приемами визуальной диагностики (кинесики) на уровне сознания?Мы можем ответить сразу - возможно.
Рассмотрим основные понятия кинесики.
Жизненное пространство. Одной из главных человеческих потребностей является собственность. Любой человек испытывает эту ключевую потребность. Следовательно, проникновение в чужое жизненное пространство есть нарушение права на собственность. Каждый из вас, очевидно, встречался с хватанием за пуговицы или лацканы пиджака, держание за руки, хлопанье по плечу и т. д. все эти нарушение права собственности и неудивительно, что личность реагирует на такие проявления негативно. Однако есть здесь интересный феномен - к маленькому мужчине лучше близко не подходить, что касается высокого, то наоборот. С женщинами же все иначе - к маленькой женщине лучше подойти очень близко, - высокую следует “держать на расстоянии”.
Направление движений. Движения могут быть к низу (условно говоря “низменные”) или к верху (“возвышенные”). Первые выражают
неуверенность, депрессию, скромность, фрустрацию и пр., вторые обозначают полную противоположность.
Стягивание себя. Эти движения имеют как бы внутреннюю направленность. Как правило, они проявляются в состоянии
смущения, стыда, стеснения, неуверенности и др.
Расширение себя. Оно носит внешнюю направленность и обозначает хорошие мысли, избыток энергии, чувств, уверенность,
силу, может быть и некоторое превосходство над остальными.
Далее следует рассмотреть осанку и походку. В зависимости от качества последних можно констатировать те или иные состояния личности.
Характерные жесты.
А теперь мы можем обратиться к конкретным жестам:
Для этого приведем наиболее характерные жесты, свойственные
всем людям, независимо от страны, демографии, возраста и т. д. Обратим внимание на то, что мы назовем только наиболее общеупотребимые (однозначные) жесты и позы, не вдаваясь в
подробности. Каждый из слушателей в состоянии иметь свой, значительно более полный список жестов.
Пожимание плечами. Этот жест означает, что собеседник
действительно не знает, независимо от того, что он говорит.
Все в порядке (О”кей). Утверждение положительных эмоций.
Нет проблем. Рука в кулаке, большой палец поднят вверх. Жест говорит о действительном отсутствии проблем.
Ребенок обманывает. Когда ребенок говорит неправду, он
обязательно после сказанного прикрывает рот обеими руками. Как бы говоря “Что я сказал”.
Подросток обманывает. Жест повторяет предыдущий, но
выполняет более изощренно, рот прикрывается, как правило, одной рукой.
Взрослый обманывает. Жест напоминает два предыдущих, но в ещеболее изобретательной форме. Взрослый совершает манипуляции рукой вокруг
рта. Четвертый, пятый и шестой жесты внешне очень похожи. В зависимости от возраста и, следовательно, опыта личности жесты приобретают болееутонченную форму.
Позвольте мне быть с вами полностью откровенным. Личность прикладывает обе руки ладонями (тыльной стороной) к груди. Предполагается, что в верхней части груди у человека находится душа, и этот жест как-бы имеет значение “от души”.
Доверительное положение ладоней. Это такое положение, когда тыльная сторона ладоней открыта. Можно вспомнить положение ладоней у молящихся богу. Кроме этого, человек как бы отдает часть своей энергии другому.
Доминирующее положение ладони. При этом положении тыльная сторона ладони находится обращенной к земле. С одной стороны, это нежелание отдавать свою энергию, с другой стороны - эта
энергия направлена на погашение чужой энергии.
Агрессивное положение ладони. Жест напоминает предыдущий, но рука в кулаке с выставленным указательным пальцем. По сути это то же значение, что и в 9-ом, однако
энергия собрана в кулак.
Потирание ладоней (“как здорово”). Общепринятый жест, означающий предвкушение удовольствия, наслаждения.
Потирание большого пальца об указательный. Этот жест означает деньги.
Сцепленные пальцы рук в поднятом положении. Жест означает, что собеседник темой владеет.
13а) Сцепленные пальцы рук, положенные на стол. Кроме предыдущего значения можно добавить некоторый негативный оттенок.
13б) Сцепленные пальцы рук в опущенном положении. Особенно зажатые коленями. Значение жестов 13 и 13а плюс ярко выраженный протест.
Руки шпилем вверх. (Шпиль образуют пальцы рук). “Я все
знаю”.
Руки за спиной. Означают уверенность в себе. Этот жест применяется в процессе конвоирования. Там он имеет следующее
значение. Конвоируемому приказывают обнажить жизненно важные участки тела. Следуя обратной аналогии, личность, выполняющая этот жест, не боится собеседника, причем уверенность возрастает
в зависимости от положения рук - а) ладонь соприкасается с ладонью, б) ладонь касается предплечья, в) ладонь охватывает локоть.
Скрещенные на груди руки. Жест означает выставление
преграды между собеседниками.
16а) Скрещенные на груди руки, ладони сжаты в кулак. Значение такое же, но с явными признаками агрессивности.
16б) Скрещенные на груди руки, ладони сжаты в кулак,
выставлены большие пальцы. Ощущение явного превосходства над собеседником с тщательно скрытой боязнью. Этот жест был типичен для наших вождей.
Прикосновение к носу.
Отирание века пальцем.
Потирание уха.
Почесывание шеи.
Оттягивание воротничка. Семнадцатый, восемнадцатый, девятнадцатый, двадцатый, двадцать первый имеют почти одинаковое значение- собеседник говорит неправду.
Нейтральное положение головы. Голова держится ровно, без наклонов и качаний. Личность находится в состоянии равновесия или принятия решения.
22а) Заинтересованное положение головы. Это положение
характерно наклоном головы вправо или влево, а то и покачиванием. Очень характерен этот жест у кошек и собак.
22б) Неодобрительное положение головы. Голова наклонена
вперед, взгляд из-подлобья, или сильно закинута назад.
К действиям готов. Это положение, когда человек упирает руки в бока.
Готов закончить разговор, встречу и др. Человек сидит на
краешке стула, руки упираются в сиденье, голова наклонена несколько вперед.
Повторим, что вышепредставленные жесты и позы являются наиболеехарактерными. Каждый из них, как правило, не существует отдельно. Любой
жест сопровождается мимикой и пантомимикой. Следует отметить, что если, например, у человека зачесался нос, это вовсе не означает, что онговорит неправду. Необходимо научиться различать жесты от физиологической необходимости.
Как овладеть в полной мере указанными знаниями?
Поставьте себе задачу хотя бы пятнадцать минут в день заниматься изучением и толкованием жестов других людей, а также
анализом своих собственных кинестических проявлений. Вашим экспериментальным пространством может стать любое место, где встречаются и взаимодействуют люди. Прекрасным местом является вокзал, аэропорт, места общепита и т. д. Особенно хорошо наблюдать за поведением людей в процессе деловых встреч, вечеринок, пикников и пр. Телевидение также является отличным тренажером. Выключите звук и попробуйте определить, что происходит на экране. А самым главным учителем будет ваш личный опыт.