5.Електронне листування
Вимоги до електронного повідомлення
Мова та грамотність. Хай що Вам потрібно донести до адресата, напишіть це словами, зрозумілими та прийнятними для нього. Текст не має бути надто складним. Читачі краще сприймають і розуміють слова, які вони використовують для щоденного спілкування. Не перевантажуйте текст складними конструкціями. Також слід уважно стежити за тим, щоб у повідомленнях не було помилок — це не професійно. Хоча дещо вільний, розмовний стиль в електронному листуванні дозволяється, основні правила залишаються незмінними. Перед відправкою листа ще раз ретельно перевірте текст.
Увага до адресата. Спробуйте уявити звичайний день адресата й відобразити це у своєму повідомленні, наприклад: — Я знаю, що Ви зайняті, тож відразу перейду до справи.
Професійність. Ділове листування не має містити елементів, властивих приватному листуванню, наприклад: смайлів, вульгарних аватарів тощо. Адреса вашої електронної пошти для ділового листування також має бути нейтральною.
Точність. Хай про що йдеться (запити, пропозиції, звіти тощо), слід перевірити, щоб дані, які ви надсилаєте, були достовірними, а показники правильними. Електронний лист дуже часто буває першим кроком до співпраці, тому на її початку слід забезпечити відкритість.
Лаконічність. Як і в будь-якому діловому листі, в електронному слід викладати суть справи лаконічно, адже часто ми не маємо часу на читання довгих листів. Ідеться не лише про те, що повідомлення має бути коротким — воно повинно містити вичерпну інформацію стосовно певного питання. Слід якомога швидше перейти до найголовнішого, однак не варто пропускати важливі аспекти, які можуть допомогти адресату відповісти на ваш запит; також не варто вводити слова, не наповнені змістом. Речення та абзаци мають бути короткими. Пам’ятайте: отримавши електронне повідомлення, всі бажають якомога швидше зрозуміти його суть, їх цікавлять лише факти і результати.
Активний стан. У тексті повідомлення слід використовувати активний стан. Наприклад, речення — Ми надсилаємо відповідь на Ваше запитання сприймається легше ніж інші конструкції. Також потрібно подбати, щоб мова повідомлення була ґендерно нейтральною, і лист не містив образливих зауважень або конфіденційної інформації.
Звертання. Зазвичай в електронних листах використовується офіційна форма звертання - В.І.Ковалю. чи Шановний Василь Іванович! До незнайомих адресатів також слід звертатися офіційно. Звертатися до адресата на ім’я можна, якщо він дав вам зрозуміти, що це прийнятно. Ви зрозумієте, що ваш тон може бути менш офіційними, за тим, як адресат ставиться до вас, а також як він підписує свої листи. Більшість колег не проти звертання на ім’я, однак дехто може вирішити, що ви дозволяєте собі забагато, звертаючись на ім’я надто швидко та без дозволу.
Слово You (ви/ти). Один з основних принципів ділової кореспонденції — акцент на інтересах адресата. Тому перший абзац слід почати зі слова Ви, сказавши:— Ви запитували нас (мене…), Ви хотіли…,Ви згадували…, Вам потрібно…
В останньому абзаці акцентуйте увагу на тому, що коли і що одержить ваш адресат у результаті виконання його запиту чи пропозиції тощо.
Структура електронного повідомлення
Після заповнення полів Кому, Копії (за потреби), Тема йде безпосередньо текстовий блок, який починається з вітання (звертання) до адресата, після чого, власне, викладається основний текст.
В електронному повідомленні найважливішу інформацію слід викласти на початку. Кожне наступне речення має бути менш навантаженим за змістом.
Отже, електронне повідомлення складається з:
привітання (звертання);
речення 1 абзацу 1: що саме вам потрібно;
абзацу 1: уся інформація стосовно вашого питання;
абзацу 2: пояснення причин звернення та надання подробиць;
останнього речення: подяка адресатові та висловлення сподівання на вирішення питання (отримання відповіді). Наприклад: Дякую чи З повагою;
блоку підпису.
Відповідаючи на запит про надання інформації, достатньо лише процитувати його та вставити відповіді після кожного запитання, а на початку повідомлення написати вступне речення, яке починається зі слів:— Дивіться нижче…, — Нижче наведено… Відповідно до налаштувань електронної пошти текст відповідей може виділятися, наприклад, товщиною літер або кольором, відповіді пишуться з абзацу.
Електронна пошта — чи не перший крок до спілкування в режимі он-лайн. І хоча її основною цінністю є оперативність, такі повідомлення вимагають не менше уваги, ніж листи на паперовому бланку.