3 Текущая управленческая деятельность
В практической деятельности социальное управление объективируется в особого рода общественных отношениях - управленческих отношениях.
Управленческая деятельность требует осуществления (совершения, исполнения) руководителями множества разнообразных управленческих работ. Специализированные виды этих работ именуются функциями управления. Все содержание процесса управления расчленяется на специализированные функции главным образом для того, чтобы закрепить отдельные виды работ за определенными исполнителями и этим самым придать процессу управления упорядоченность, обеспечить высокий профессионализм выполнения управленческих работ.
Управленческие воздействия в организационном управлении могут быть разными в зависимости от того, применяются ли административные, идеологические, экономические или информационные методы.
Виды социального управления и, следовательно, управленческих отношений нужно определять применительно к производительным силам, производственным отношениям (экономическому базису общества) и политической надстройке.
В каждой из этих трех групп управленческих отношений (социальные, экономические, политико-идеологические) они могут быть правовыми, организационно-техническими, социально-психологическими и педагогическими в различных сочетанияя (это подвиды отношений). Управленческая деятельность в современных условиях оказалась разделенной на две части: а) производство информации, т. е. поиск, сбор, регистрация, накопление, хранение, переработка информации и б) использование информации, т. е. принятие управленческих решений и их исполнение.
Производство информации составляет содержание информационных отношений, а использование информации - содержание управленческих отношений, возникающих по поводу принятия и исполнения решений. Процесс принятия решения принципиально, качественно отличается от процесса переработки информации. Принятие решения-получение качественно новой управляющей информации на основе анализа осведомительной информации. Нахождение правильного и оптимального решения - это диалектический скачок в мышлении, особенно если учитывать, что решения нередко принимаются при дефиците информации и наличии дезинформации.
Управленческие отношения имеют властный характер, так как связаны с категориями «власть» и «подчинение».
Управленческие функции - очень тесно взаимосвязанные подсистемы в системе функций, где одна из них как бы вытекает из другой, одна является продолжением другой, а все они образуют замкнутый цикл, который многократно периодически повторяется.
Перечень управленческих функций таков: планирование - организация - работа с кадрами - оперативное руководство - координирование - контроль и далее все снова, начиная с планирования. Рассмотрим эти шесть функций.
Планирование - наиболее существенная из управленческих функций, ибо она прежде всего состоит в выборе цели и стратегии деятельности, а также существенно влияет на все остальные функции, поскольку они выполняются «в соответствии с планом».
Кроме выбора цели и стратегии ее достижения из всех возможных альтернатив эта функция включает в себя разработку плана осуществления избранной стратегии. При этом определяются конечные, промежуточные и частные задачи и предусматривается, кто, когда и как их будет решать. Таким образом, функция планирования главным образом заключается в подготовке и принятии управленческих решений. Естественно, что в ходе изучения всех возможных вариантов решения, как правило, применяется прогнозирование возможных последствий по каждому из рассматриваемых вариантов. При подготовке ответственных решений в наше время уже нельзя опираться только на интуицию, здравый смысл или субъективные мнения; необходимы анализы и прогнозы с использованием современных научных методов и технических средств (ЭВМ).
Планирование логически предшествует выполнению остальных функций, которые тоже предусматриваются в плане или программе деятельности. Кто не планирует, тот не управляет. В частности, потому, что планирование и контроль неразрывно связаны. Незапланированные действия нельзя контролировать и координировать, ибо координация - это исправление отступлений от плана. Контроль без плана теряет всякий смысл, а эффективность планирования измеряется тем, насколько план способствует достижению цели при минимальных затратах сил, средств, времени и прочих ресурсов и при высоком качестве результата.
Планирование предполагает ряд этапов: оценка ситуации и обстановки; определение цели и задач; прогнозирование возможных последствий; определение наиболее целесообразных альтернатив; сравнение альтернатив; выбор оптимальной альтернативы, т. е. принятие решения; формулирование плана деятельности; детализация и уточнение (математизация) плана деятельности.
Организация - это деятельность (организация-функция), направленная на создание необходимой структуры управляемого объекта (организации-структуры).
Создание работоспособной организации - нелегкая творческая задача. Но организация неизбежно со временем меняется, и не всегда в лучшую сторону. Многие организации деградируют, что приводит к противоречию между формой и содержанием, структурой и функциями, наконец, к противоречиям между новыми производительными силами и старыми производственными отношениями. Возникает революционная ситуация, требующая перестройки (реорганизации).
Работа с кадрами - это так называемая кадровая функция, состоящая в определении потребности в кадрах; в подборе, оценке и расстановке кадров; в их профессиональной подготовке и переподготовке. Некоторые специалисты называют эту функцию комплектованием (штатов). Оперативное руководство - функция, выполняемая в основном непосредственными начальниками по отбошевию к своим подчиненным. Состоит в профессиональном обучении и воспитании, в инструктаже, уточнении служебных заданий, даче указаний, создании благоприятных условий для работы. Именно при выполнении этой функции главное значение имеет так называемый «человеческий фактор», суть которого состоит в отношении к работникам не только как к производительной силе) но и как к коллективу полноправных граждан и членов организации, как к личностям, наделенным всем богатством чувств и мыслей, желаний и потребностей, способностей и возможностей. Искусство руководства состоит в умелом использовании всего этого человеческого богатства в интересах дела, а интересах всего коллектива. Чем эффективнее руководство, тем больше люди понимают, что их личные цели находятся в гармонии с целями организации.
Координирование - функция, которую многие специалисты считают основой управления. Это деятельность, направленная на синхронизацию действий всех элементов управляемой системы, на согласование и регулирование поведения всех работников (своеобразное дирижирование).
Контроль - сопоставление промежуточных и конечных результатов деятельности с целями и планами деятельности, оценка деятельности и ее результатов, выявление нежелательных отклонений. В соответствии с этим контроль бывает промежуточный и конечный (итоговый). Когда мы говорим о функции организации, то, по нашему мнению, она заключается, прежде всего, в объединении элементов или частей (людей, идей, процессов и др.) в системное целое, в результате чего образуется жизнеспособная, эффективная и устойчивая система. Другими словами, это процесс целенаправленного взаимодействия частей целого как системы для достижения в конкретных условиях и в определенные сроки поставленных целей.
Организация взаимодействия членов организации должна быть гибкой, оперативной, надежной, экономичной и самокорректирующейся. Последовательность реализации функции организации обычно следующая:
- определение целей, задач и особенностей совместной деятельности членов организации;
- выявление потребности в ресурсах для осуществления целей и обеспечение бесперебойного снабжения этими ресурсами. Поэтому иногда говорят, что организовать — это сначала оценить возможности, а уже потом ставить задачу;
- установление последовательности действий исполнителей, продолжительности и контрольных сроков их выполнения;
- выбор способов осуществления необходимых действий и взаимодействий людей для достижения целей;
- установление между членами организации необходимых организационных отношений (соподчиненное, координации и др.);
- создание соответствующей мотивации у членов
- организации в достижении стоящих целей.
Контроль - сопоставление промежуточных и конечных результатов деятельности с целями и планами деятельности, оценка деятельности и ее результатов, выявление нежелательных отклонений. В соответствии с этим контроль бывает промежуточный и конечный (итоговый).