1.2 Функциональные информационные технологии и ис

Информация в современных условиях стала для компаний одним из самых ценных слагаемых в их рыночном успехе. Информационные потоки, циркулирующие как внутри организаций, так и поступающие извне, являются необходимой составляющей их повседневной деятельности. Для обеспечения управления этими потоками необходима интегрированная корпоративная информационно-аналитическая система, функционирующая на предприятии. От совершенства ее организации напрямую зависит судьба всего бизнеса.

С ростом и развитием предприятия система управления становится все более сложной. С одной стороны, существенно возрастает объем информации, которую приходится обрабатывать руководителям компании. С другой стороны, бизнес диверсифицируется — появляются новые направления, зачастую существенно отличающиеся от первоначального. Поэтому на определенном этапе развитие предприятия достигает такого этапа («зрелости»), когда необходимы новые методы управления. С чем это связано? Прежде всего в системе управления явно выделяются специализированные подсистемы —финансовая, логистическая, производственная, сбытовая. Между ними необходимо обеспечивать эффективную информационную связь, т.е. выстраивать горизонтальные и вертикальные информационные потоки (особенно важно обеспечивать получение достоверной информации о деятельности компании подсистемой финансового управления).

Кроме того, существенно усложняются процедуры планирования. Особенно это важно на производственных предприятиях, когда информация по прогнозам продаж, производства и закупок должна быть согласована с финансовой точки зрения на разных временных горизонтах планирования. Финансовый «верхний» слой управления нуждается в подкреплении своевременными достоверными данными «снизу» — от других подразделений компании. Финансовым директором должен быть обеспечен такой график поступления платежей (кредитов, прочих поступлений), который позволит финансировать не только текущую деятельность компании (оперативный уровень планирования), но и инвестиционные проекты (средне- и долгосрочная перспектива).

Именно на данном этапе, когда существенно возрастает сложность системы управления, возникает потребность в сложных интегрированных ERP-системах, которые адекватны потребностям бизнеса и могут обеспечить полноту, достоверность, единый формат необходимой управленческой информации, единство методик и быстроту ее обработки. Тем самымERP-система может обеспечить предприятию необходимые конкурентные преимущества.

ERP-системы (Enterprise Resource Planning — управление ресурсами предприятия) — набор интегрированных приложений, которые комплексно, в едином информационном пространстве поддерживают все основные аспекты управленческой деятельности предприятий — планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Среди требований, предъявляемым кERP-системам: централизация данных в единой базе, близкий к реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

Концепция ERP предложена аналитической фирмойGartner Group не так давно, в начале 1990-х гг., и уже подтвердила свою жизнеспособность. СистемыERP предназначены для управления финансовой и хозяйственной деятельностью предприятий. Это «верхний уровень» в иерархии систем управления предприятием, затрагивающий ключевые аспекты его производственной и коммерческой деятельности, такие как производство, планирование, финансы и бухгалтерия, материально-техническое снабжение и управление кадрами, сбыт, управление запасами, ведение заказов на изготовление (поставку) продукции и предоставление услуг. Такие системы создаются для предоставления руководству информации для принятия управленческих решений, а также для создания инфраструктуры электронного обмена данными предприятия с поставщиками и потребителями.

Основное преимущество ERP-систем состоит в том, что они позволяют осуществлять управление полным операционным циклом компании, охватывающим все фазы бизнес-процессов: планирование, исполнение, контроль и анализ деятельности. Это позволяет получать фактические данные о деятельности компании с высокой степенью достоверности. При этом, однако, нужно иметь в виду, чтоERP-система реализует методы управления, заложенные разработчиками, поэтому, используя ее, пользователь вынужден в известной степени менять систему управления компанией.

Призванные оптимизировать все многообразие внутренних и внешних процессов предприятия ERP-системы позволяют снизить операционные, управленческие и коммерческие затраты, сократить цикл реализации, увеличить оборачиваемость материальных запасов, улучшить утилизацию основных фондов и т.д. Глобальная интеграция всех информационных потоков в рамках единой системы обеспечивает оптимальное использование информации, напрямую влияя на оперативность принятия управленческих решений и быстроту реакции на рыночные изменения.

Вопрос интеграции составных частей ERP-системы оказывается во многих случаях отнюдь не простым. Одно дело — частный случай использования общих данных модулями «Учет персонала» и «Расчет заработной платы», что реализовано практически везде. Совсем другое — адекватная взаимосвязь всех модулей с точки зрения бизнес-процедур. Например, если рассмотреть процедуру «Увольнение сотрудника», проводимую в модуле «Учет персонала», то этап «Проверка отсутствия закрепленных за сотрудником материальных ценностей» должен, по идее, проводиться с обращением к подсистеме «Бухгалтерский учет». Однако на практике возможность такой проверки реализована далеко не во всех программах.

Любая система управления базируется на некоторой модели управления. Если говорить об управлении информационными ресурсами — это модель ITIL. Если говорить об управлении бизнеса — тоERP,MRP и другие модели, поскольку, с точки зрения заказчика, информационная система должна являться важной компонентой системы управления компанией, поэтому построение современных ИС базируется на бизнес-модели управления предприятием. Моделирование бизнес-процессов в настоящее время является центральным звеном проектирования информационных систем. Именно выбор модели управления предприятием определяет цель и направление стратегического развития компании. Это, в свою очередь, будет влиять на все стадии создания информационной системы, включая информационную инфраструктуру предприятия.

Введение стандартов ISO 9000:2000 привело к созданию целого ряда новых моделей бизнес-процессов:HRM — Human Resource Management — управление персоналом;MES — Management Execution System — система управления исполнением (производственных заданий), или система диспетчеризации;CRP — Capacity Requirements Planning — планирование потребности в производственных мощностях;PLM — Product Lifecycle Management — управление жизненным циклом;EAM — Enterprise Assets Management — управление бизнес-активами; CSRP — Customer Synchronized Resource Planning — планирование ресурсов, синхронизированное с потребителями;COMMS — Customer oriented manufacturing management system — система управления производством, ориентированная на покупателя;PRM — Partnership Relation Management — управление отношениями с партнерами;SCP — Supply Chain Planning — планирование логистических цепочек;SCM — Supply Chain Management — управление логистическими цепочками;SCE — Supply Chain Execution — исполнение логистических транзакций;SCEM — Supply Chain Event Management — управление событиями в логистической цепочке.

Очевидно, что все эти модели должны быть интегрированы в общую систему управления компанией. Таким образом, для современного крупного предприятия характерной особенностью является многомодельность.

Сегодня модель MRP/ERP включает в себя следующие подсистемы, которые часто называют также блоками:

• управление запасами;

• управление снабжением;

• управление сбытом;

• управление производством;

• планирование;

• управление сервисным обслуживанием;

• управление цепочками поставок;

• управление финансами.

Рассмотрим базовую функциональность, поддерживаемую каждой из подсистем.

Управление запасами. Эта подсистема обеспечивает реализацию следующих функций:Inventory Control — мониторинг запасов;Physical Inventory — регулирование и инвентаризация складских остатков. При решении задач управления запасами производится обработка и корректировка всей информации о приходе, движении и расходе сырья и материалов, промежуточной продукции и готовых изделий; учет запасов по складским ячейкам, выбор индивидуальных стратегий контроля, пополнения и списания запасов по каждой позиции номенклатуры сырья и материалов и т.д. Учитывается нормативная и текущая фактическая стоимость запасов, а также отслеживается прохождение отдельных партий запасов и серий изготавливаемой продукции.

Управление снабжением. Подсистема реализует следующие функции:PurchaseOrders— заказы на закупку;SupplierSchedules— график поставок; MRP — планирование потребности в материалах, понимаемое как управление заявками на закупку.

Управление сбытом. Базовыми функциями этой подсистемы являются:

• Sales Quotations — квотирование продаж;

• Sales Orders / Invoices — заказы на продажу (счета фактуры);

• Customer Schedules — график продаж потребителям;

• Configured Products — конфигурирование продуктов;

• Sales Analysis — анализ продаж;

• Distributed Resource Planning (DRP) — управления ресурсами распределения;

• прогноз сбыта.

Управление производством. В этой подсистеме реализуются следующие функции, соответствующие различными типам производственных процессов:

• Product Structures — спецификация изделий, определяющая, какие материалы и комплектующие используются в производимом изделии;

• Routings/Work Centers — операции/центры переработки, включающие в себя описание цехов, участков, рабочих мест;

• Formula/Process — технологические процессы производства продукции с маршрутизацией по рабочим центрам для объемного (процессного) производства;

• Work Orders — наряд-задание (сменное задание) на производство работ для позаказного и мелкосерийного производства;

• Shop Floor Control — управление трудозатратами (диспетчеризация);

• Repetitive — поточное производство (для серийного и массового

• производства);

Quality Management — управление качеством, т.е. описание различных проверок изделий во время производственного процесса.

Планирование. В моделиMRP/ERP предусматривается сквозное планирование, согласование и оперативная корректировка планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев предприятия. Подсистема планирования реализует следующие функции:

• Product Line Planning (PLP) — финансовое планирование товарно-номенклатурных групп (ТНГ);

• Master Scheduling Planning (MSP) — главный календарный график или объемно-календарное планирование;

• Distribution Resource Planning (DRP) — планирование распределения ресурсов;

• Materials Requirements Planning (MRP) — планирование потребности материалов;

• Capacity Requirements Planning (CRP) — планирование потребления мощностей.

Управление сервисным обслуживанием. Эта подсистема активно используется компаниями, которые не только производят и продают свою продукцию, как, например, производители продовольствия, но и обеспечивают послепродажное техническое обслуживание и техническую поддержку своей продукции. Подсистема обеспечивает полный спектр необходимых функций: от создания графика технического обслуживания, заказа комплектующих, учета контрактов на обслуживание и формирования счетов до учета прибыли, получаемой от послепродажного обслуживания.

Управление цепочками поставок. Эта подсистема предназначена для обеспечения эффективного управления материальными и соответствующими им информационными потоками: от поставщика через производство к потребителю. Реализованная в подсистеме идеология «управления глобальными цепочками поставок» дает промышленным предприятиям возможность представлять свою деятельность в виде так называемых эффективных цепочек логистики: от поставщиков сырья и комплектующих до продажи готовых изделий конечному потребителю. При этом обеспечиваются широкие возможности управления транснациональными компаниями, координации распределенного между многими дочерними компаниями производства.

Управление финансами. В соответствии с идеологиейMRP/ERP эта подсистема полностью интегрирована со всеми остальными и позволяет оперативно получать информацию о финансовых потоках, связанных с потоками материальными, о текущем финансовом состоянии компании и помогает находить оптимальные финансово-экономические решения.

Сквозное управление материальными потоками находит свое отражение в управлении финансовыми потоками (движении денежных средств). В подсистеме реализована функциональность:

• General Ledger — главная бухгалтерская книга, предназначенная для отражения финансовых транзакций и ведения бухгалтерского учета;

• Multiple Currency — мультивалютность — для ведения учета в разных валютах;

• Accounts Receivable — дебиторская задолженность;

• Accounts Payable — кредиторская задолженность;

• Payroll — заработная плата;

• Cost Management — управление себестоимостью;

• Cash Management — управление платежами;

• Fixed Assets — учет основных средств.

Отличия ERP-систем от MRPII-систем. К основным отличиям ERP-систем от MRPII-систем обычно относят:

• большее количество референтных моделей типов производств и видов деятельности предприятий и организаций;

• планирование ресурсов по различным направлениям деятельности;

• возможность управления группой автономно работающих предприятий, корпоративными структурами;

• большее внимание подсистемам финансового планирования и управления;

• наличие функций управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета;

• большее внимание созданию информационной инфраструктуры предприятия, гибкости, надежности, совместимости с различными программными платформами;

• интегрируемость с приложениями и другими системами, использующимися предприятием, такими, как системы автоматизированного проектирования, автоматизации управления технологическими процессами, электронного документооборота, электронной коммерции;

• наличие в системе или интеграция с программными средствами поддержки принятия решений;

• наличие развитых средств настройки и конфигурирования аппаратных и программных средств.

Достоинства и недостатки ERP-систем. Среди достоинствERP-систем обычно выделяют возможность сократить и унифицировать используемое аппаратное обеспечение за счет технологии клиент-сервер и интеграции информационной системы, унификации процессов в группах компаний (после слияния или поглощения), унификации данных о кадровых ресурсах, сокращения численности персонала (занятого учётными функциями и обеспечивающего поддержку информационной системы).

ERP-системы обеспечивают однократный сбор расширенных данных, исключающий дублирование. Он осуществляется в разрезе процессов, а не функций, что позволяет в любое время оценить состояние интересующего процесса. Общность представления данных, обеспечиваемая при внедрении интегрированных систем управления, представляет менеджменту предприятия расширенные возможности по подготовке стандартных и специализированных отчётов.

Хранение всех данных в единой базе компании гарантирует высокий уровень доступности информации, а также единую точку зрения на отчётную информацию. Системы управления ресурсами способствуют переориентации пользователей на анализ информации, а не только тактическое использование, реализуют интеграцию данных различных подразделений, обеспечивая системное видение происходящих процессов.

Функции учёта и отчётности переносятся непосредственно в функциональные подсистемы, повышая оперативность обновления данных и их достоверность. Кроме того, консолидируя данные компании, ERP-системы облегчают реализацию функций тактического и стратегического планирования, а ориентация на процессы и возможность их полного контроля способствуют повышению эффективности управления.

В то же время ERP-системы обладают и рядом недостатков. В первую очередь это высокая сложность и стоимость внедренияERP-систем при неизвестном заранее эффекте от их использования. Необходимость перестройки бизнес-процессов при внедрении интегрированных систем управления является причиной дополнительных рисков и затрат предприятия.

Кроме того, недостатками могут стать и очевидные на первый взгляд плюсы. Так, хранение данных в единой базе снижает живучесть информационной системы, так как неполадки отражаются сразу на всех подразделениях. По этой же причине велики риски, связанные с нарушением информационной безопасности системы. В случае недостаточно гибких решений, связанных с пользовательским интерфейсом, в системе может значительно увеличиваться объём вводимых данных и, как следствие, время выполнения стандартных операций по сравнению с использованием специализированных систем управления.

Сложность интерфейсов ERP-систем для создания нестандартных запросов и огромные объёмы баз данных приводят к необходимости создания хранилищ данных с различными «облегчёнными» проекциями центральной базы и своим инструментарием создания и обработки запросов. Потребность в значительных вычислительных ресурсах, необходимых для генерации сложных отчётов, и высокая лицензионная стоимость автоматизированных рабочих мест вынуждают компании создавать порталы и размещать на них уже полученные отчёты, чтобы обеспечить к ним доступ большего числа пользователей.

Уменьшение роли персонала в непосредственном управлении процессами компании превращает ERP-систему в своеобразный «чёрный ящик». Часть процессов скрыта от сотрудников, что может вызывать ошибки в работе предприятия. С сокращением бухгалтерских служащих функции учёта перекладываются на сотрудников, выполняющих подлежащие учёту операции. Это может потребовать их переподготовки, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями.

Одновременное изменение бизнес-процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе ERP-системы в эксплуатацию приводит порой к значительному снижению производительности компании — пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не приспособится к новым условиям работы (в среднем, период спада длится около 6 мес.).

Наконец, ERP-системы не всегда позволяют использовать компоненты разных производителей, ставя компанию в зависимость от единственного поставщика решений. Это не только не обеспечивает необходимой гибкости системы управления, но и привносит дополнительные риски, связанные с развитием продуктов поставщика и его положением на рынке. Так, по даннымIBM Business Consulting Services около 40% предприятий из спискаFortune 500 за последние два года изменили свои бизнес-модели из-за недостаточной гибкости информационных технологий.