2 Понятие о счетах, порядок записей хозяйственных операций на счетах
В каждой организации ежедневно совершается большое количество хозяйственных операций, которые в конечном итоге отражаются в бухгалтерском балансе. Баланс составляется на 1-е число месяца (квартала, года), поэтому с помощью него нельзя повседневно следить за изменениями, происходящими в составе имущества, обязательств организации, источников их формирования. Для текущего учета и контроля используется система счетов бухгалтерского учета.
Счет бухгалтерского учета – это способ группировки, текущего контроля и отражения хозяйственных операций, которые совершаются с имуществом, источниками его формирования, хозяйственными процессами. Счет – это также накопитель информации, которая затем обобщается и используется для составления различных сводных показателей и отчетности.
В процессе хозяйственной деятельности увеличение или уменьшение средств и их источников отражается на счетах раздельно. Поэтому каждый счет бухгалтерского учета представляет собой двухстороннюю таблицу. Левая сторона условно называется дебетом (от лат. – должен), а правая кредитом (от лат. – верить). В настоящее время эти термины давно потеряли первоначальный смысл и носят характер условного обозначения сторон счета.
В начале таблицы дается название счета – наименование объекта учета или его код. Название счета, как правило, пишется с заглавной буквы. Например: счет «Материалы», счет «Уставный фонд», счет «Основное производство» и т.д.
На счетах отражают хозяйственные операции, как в количественном, так и в стоимостном выражении.
Сумма (итог) записей хозяйственных операций по дебету или кредиту счета за определенный период (как правило, за месяц) без начального сальдо называется оборотом. Соответственно различают дебетовые и кредитовые обороты.
Для обозначения остатков на счетах бухгалтерского учета пользуются термином «сальдо» (остаток счета), сокращенно – С, которое свидетельствует о наличии средств или источников на определенную дату. Сальдо на счетах на начало месяца называется начальным (Сн), а на конец месяца – конечным (Ск). Следовательно, текущий учет на счетах ведется в течение месяца, а затем в конце месяца подсчитываются итоги, т.е. выводятся остатки, которые переносятся на следующий месяц во вновь открываемые счета по объектам учета.
Открыть счет – значит, дать ему название, проставить код (согласно плану счетов бухгалтерского учета) и записать начальное сальдо, если оно есть. Открываются счета по отдельным видам активов и пассивов организаций: денежным средствам в кассе, денежным средствам, находящимся в банке, основным средствам, товарам, материалам, уставному капиталу, прибыли, дебиторской и кредиторской задолженности и т.д.
Произвести запись в левой части счета – значит, дебетовать счет, а в правой – кредитовать его.
Для отражения хозяйственных операций на счетах необходимо документальное подтверждение, в качестве которого могут быть использованы бумажные первичные документы, машинные носители, дискеты, причем любой из них должен иметь юридическую силу.
Записи хозяйственных операций на счетах производятся в хронологическом порядке, т.е. по мере их совершения.
В соответствии с балансом все счета бухгалтерского учета делятся на активные и пассивные, исходя из этого, имеются две схемы записей на счетах:
-
Активные – это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются различные виды имущества, их наличие, состав, движение. Они открываются для статей баланса, находящихся в активе баланса. Например: счет «Основные средства», счет «Материалы», счет «Касса», счет «Валютный счет». На активных счетах остатки (сальдо) только дебетовые.
-
Пассивные – это счета бухгалтерского учета, на которых учитываются источники формирования имущества, их наличие, состав, движение, а также обязательства. Они открываются для статей баланса, находящихся в пассиве баланса. Например: счет «Фонды специального назначения», счет «Краткосрочные кредиты банков». На пассивных счетах остатки только кредитовые.
Рисунок 3 – Строение активного счета
|
|||
|
,где С.н. – сальдо начальное (остаток средств на начало периода) С.к. = С.н. + оборот по дебиту (ОД) - оборот по кредиту (ОК)
Рисунок 4 – Схема строения пассивного счета
|
|||
|
,где
С.к. = С.н. + оборот по кредиту (ОК) – оборот по дебиту (ОД)
Оборотные и необоротные активы – активный счета
В связи с тем, что в активных счетах увеличение отражается по левой стороне, они всегда имеют дебетовое сальдо. При записях хозяйственных операций в активные счета могут быть только две ситуации.
Ситуация первая: сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета должны быть больше суммы, показываемой по кредиту счета. В этом случае имеется остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле (Рисунок 3).
Ситуация вторая: сумма начального остатка и сумма оборота по дебету счета равны сумме, показываемой по кредиту счета. В этом случае сальдо на конец отчетного периода не будет.
В пассивных счетах увеличение источников образования хозяйственных средств показывается по правой стороне, и сальдо может быть только кредитовым. При записях хозяйственных операций в пассивные счета могут быть только две ситуации.
Ситуация первая: сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета должны быть больше суммы, показываемой по дебету счета. В этом случае имеем остаток на конец проведения хозяйственных операций, который определяется по вышеприведенной формуле (Рисунок 4).
Ситуация вторая: сумма начального остатка и сумма оборота по кредиту счета равны сумме, показываемой по дебету счета. В этом случае сальдо на конец отчетного периода не будет.
Остатки по активным счетам, на которых отражается имущество организации, и по пассивным счетам, на которых показываются источники формирования этого имущества, затем увязываются и соответственно отражаются в активе и пассиве баланса. Но бывают также и активно-пассивные счета, которые имеют признаки как активных, так и пассивных счетов. В таких счетах остаток может быть и дебетовым, и кредитовым или одновременно дебетовым и кредитовым (развернутое сальдо). Например: по счету «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности и отражается в активе баланса. Кредитовое сальдо по этому счету показывает сумму кредиторской задолженности и отражается в пассиве баланса.
Развернутое сальдо в активно-пассивных счетах в обычном порядке определить невозможно, для этого необходимы данные аналитического учета. Аналитический учет дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором и с каждым кредитором, т.е. выводится сальдо по каждому покупателю и поставщику отдельно, а затем подсчитывается общая сумма дебиторской и кредиторской задолженности.
Исходя из изложенного, порядок записей по счетам следующий:
-
счета открываются на начало года (периода);
-
в течение года (периода) счета открываются по мере необходимости;
-
в начале года (периода) по счетам по данным баланса записываются начальные остатки (сальдо);
-
в течение отчетного периода (месяца) по счетам отражаются хозяйственные операции;
-
по истечении отчетного периода (месяца) по счетам подсчитываются обороты и выводятся конечные остатки (сальдо);
-
в конце отчетного периода (месяца) на основании данных о конечных остатках (сальдо) по счетам составляется баланс.