Управление заказами клиентов

в SAP ERP

План

1.Организационные уровни и основные данные модуля управления заказами клиентов

2.Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»

3.Интеграция с другими модулями управления заказами клиентов

4.Инструменты анализа и отчетности

Организационные уровни и основные данные модуля управления заказами клиентов

С чего начинается система управления заказами

Разрабатывая систему эффективного управления заказами, необходимо учитывать их вид. Заказы можно классифицировать по форме и времени обработки, субъекту и объекту заявки. Решающую роль при разработке системы управления играет субъект заказа - потребитель. Выступать заказчиком может:

•один из отделов, цехов или филиалов предприятия ("внутренний" потребитель);

•"внешний" потребитель: государство, муниципалитет, торговая компания или производственное предприятие, частное лицо.

Заказ проходит несколько стадий обработки:

•1. документальное оформление;

•2. отправка заказа производителю или поставщику;

•3. непосредственное выполнение заказа (производство, поставка от оптовика или производителя);

•4. доставка заказчику.

Каждый из этих этапов требует отдельной проработки. При налаженной системе управления время ожидания заказчика и объем издержек изготовителя сокращаются до минимума.

Организационные уровни и основные данные модуля управления заказами клиентов

На пути к формированию заказа

Заказ формируется в документе формы № ТОРГ-26, где указываются все необходимые данные (названия товаров или услуг, объем или количество; дата и время доставки; стоимость и условия оплаты). Приемщик заполняет два экземпляра, один из которых оставляет себе, а второй передает заказчику.

Документ оформляется в присутствии клиента, заверяется его подписью, а также подписями ответственных за обработку заказа лиц. После этого заявка вносится в базу данных предприятия и обрабатывается в порядке очереди, либо на условиях, оговоренных с клиентом.

В обязательном порядке указывается наименование реквизиты организации заказчика, если в его качестве выступает юридическое лицо, либо паспортные и контактные данные, если клиентом является физическое лицо. Вся необходимая информация, включая номер телефона, реквизиты, фамилия или наименование заказчика, вносится в базу наряду с данными о виде и времени поставки товара.

Организационные уровни и основные данные модуля управления заказами клиентов

Исполнение заказа клиента

После того, как заказ сформирован, он обрабатывается на:

1.производстве, если речь идет о продукции по индивидуальным размерам или проекту;

2.складе, где отбирается товар нужного вида в заказанном объеме, и производится:

•комплектация

•проверка

•упаковка

•отгрузка.

Доставка - последний этап исполнения заказа, который реализуется в строго определенное время. По окончании доставки товар отгружается клиенту, который подписывает документы, предоставленные перевозчиком, производит оплату, если это не было сделано ранее, и принимает заказ.

В обязательном порядке каждый этап обработки заказа, вплоть до его полного выполнения, фиксируется в документации или базе данных. Это необходимо для того, чтобы отследить прохождение заказа, ускорить его реализацию и обеспечить его сохранность.

Организационные уровни и основные данные модуля управления заказами клиентов

Система анализа заказов

Даже после того, как заказ выполнен и "закрыт", информация о его обработке сохраняется в делопроизводстве и базе данных. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета, анализа работы предприятия, получения финансовых результатов (прибыли).

Кроме того, имея на руках данные о всех обработанных заказах за последний отчетный период, руководитель или финансовый аналитик предприятия может прогнозировать будущую прибыль или разработать эффективный бизнес-план на следующий период (месяц, квартал или год). Систематизировать информацию о выполненных и текущих заказов довольно сложно, если она хранится в бумажном виде, заносится в таблицу Excel или фиксируется каким-либо иным неэффективным способом.

Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»

Процесс "от заказа до платежа" (Order-to-cash, OTC) – это один из наиболее важных бизнес-процессов для компании, продающей продукцию или предоставляющей услуги. Он включает в себя все подпроцессы и операции, начиная с момента заказа продукта или услуги до их получения клиентом и проводки платежа компанией. К ключевым операциям этого процесса можно отнести следующие: создание заказа клиента, отгрузка, поставка, проводка отпуска материала, выставление счета дебитору, получение и проводка платежа. Как доказывает этот список операций, процессы "от заказа до платежа" играют очень важную роль для получения доходов и прибыли.

Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»

Компаниям, использующим для выполнения процессов "от заказа до платежа" стандартную систему SAP ERP Central Component (SAP ECC) или систему SAP R/3, требуется обеспечить надежные средства контроля для снижения риска ошибок и мошенничества. Это обусловлено тем, что данные процессы охватывают ключевые модули, в т.ч. сбыта (SD) и бухгалтерии дебиторов (AR).

Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»

Обзор бизнес процесса «От заказа до платежа»

•Определение потребности: на этом этапе система фиксирует потребность в материалах или услугах в виде заявок. Заявка может быть создана как вручную, так и автоматически, например, в результате выполнения процесса планирования потребности в материалах.

•Выбор источника поставки: это процесс оценки возможных поставщиков. Для этого система предоставляет закупщику различные инструменты. Есть возможность создания запросов поставщику (RFQ) и последующего ввода предложений для анализа.

•Выбор поставщика: сравнение условий поставки предоставленных разными поставщиками. Письма с отклонением предложений могут отправляться автоматически.