3. Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству

В данном параграфе рассматривается порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней.

Изучив в первом параграфе правовую и нормативно-методическую базу по кадровому делопроизводству в РФ, выяснили что, законодательством не установлена обязанность работодателя, составлять инструкцию по кадровому делопроизводству.

Однако, ознакомившись с официальными сайтами крупнейших компаний РФ видим, что на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

1. Ростехнадзор применяет Инструкцию, утвержденнуюприказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372.

2. Антимонопольная служба (ФАС России) –Инструкцию, утвержденнуюприказом ФАС РФ от 4 февраля 2008 г. № 23.

3. ОАО «РЖД» – Инструкцию, утвержденнуюраспоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р.

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет: соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации, учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства, быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.[34].

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме, что не противоречит ч. 1 ст. 8 ТК РФ.При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец в кадровой справочной системе ( далее – КСС) «Система Кадры» предлагает свой вариант создания инструкции по кадровому делопроизводству. Инструкция, как правило, состоит из:

• общих положений (преамбулы);

• тематических разделов;

• приложения.

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов[34].

В ходе работы мы выяснили, что наименования и количество тематических разделов инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

1. прием новых сотрудников (гл. 10–11 ТК РФ);

2. перевод сотрудников внутри организации (гл. 12 ТК РФ);

3. увольнение сотрудников (гл. 13 ТК РФ);

4. предоставление отпусков сотрудникам (гл. 19 ТК РФ);

5. организация работы с трудовыми книжками (ст. 66 ТК РФ);

6. оформление поощрений и дисциплинарных взысканий (гл. 30 ТК РФ);

7. выдача справок и копий документов сотрудникам (ст. 62 ТК РФ);

8. использование и хранение персональных данных сотрудников (гл. 14 ТК РФ);

9. передача кадровых документов на архивное хранение (Правила, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Журнал «Кадровое делопроизводство» описывает общие положения инструкции: цели и задачи, нормативную правовую базу инструкции. Тематические разделы инструкции: перечень и порядок оформления основных кадровых процедур. Приложения к инструкции: необходимый справочно-иллюстративный материал.

Инструкция по кадровому делопроизводству имеет ряд преимуществ. Во-первых она решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции. Во-вторых ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, организация создаст условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие для работы в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы организации[23].

Журнал «Кадровое делопроизводство» определяет основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:

• Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.).

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536).

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Первый раздел называется «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил[44].

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому считаем обоснованным составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. В таком случае каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.

Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел – трудовым книжкам. Для нашей работы более рациональным стал первый вариант из тематических разделов. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

Состав и структура тематических разделов инструкции определяются индивидуально для каждой организации. Для того чтобы решить, из каких тематических разделов будет состоять инструкция, нужно четко представлять, какие кадровые процедуры необходимо документировать[44].

Любая кадровая служба занимается оформлением приема, увольнения, перевода работников, а также учетом рабочего времени и оформлением отпусков. Поэтому эти разделы необходимо включить в состав тематических разделов инструкции. В зависимости от потребностей организации также можно описать, порядок документирования командировок, поощрений или дисциплинарных взысканий.

Первый раздел – порядок оформления приема на работу. В нем перечисляются документы, необходимые для оформления сотрудника на работу. Выяснили, что эти документы удобно разграничивать на две группы.

В одну группу включать документы, которые будут оформляться в кадровой службе. В их числе будут не только заявление и приказ о приеме на работу, а также трудовой договор, но и соответствующие регистрационные журналы. К другой группе отнести документы, которые работник будет предъявлять при трудоустройстве, – паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет, документ об образовании (перечень этих документов четко определен в статье 65 ТК РФ; перечень документов, предъявляемых при приеме на работу внешнего совместителя, уточняет статья 283 ТК РФ)[45].

После того как перечислили в инструкции перечень необходимых документов, переходим к порядку составления и оформления документов. Эти сведения можно объединить в одном пункте.

Следующий раздел об оформлении увольнения, как и составление других разделов, начинается с перечня документов, необходимых для оформления данной кадровой процедуры.

Увольнение работника может быть обусловлено разными причинами: собственное желание работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон, соглашение сторон, истечение срока трудового договора. Основной перечень документов для оформления увольнения по всем указанным причинам будет одинаковым – приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка, личное дело. Но за одним очень важным исключением. За исключением документов – оснований, послуживших предпосылкой для издания приказа[45].

В унифицированной форме № Т-8, то есть в приказе об увольнении предусмотрено две графы основания. Сначала указывается юридическое основание прекращения (расторжения) трудового договора. Затем – документальное основание увольнения. В этой графе перечислены варианты возможных оснований – заявление работника, служебная записка, медицинское заключение. Это также могут быть докладные записки, акты, уведомления, аттестационные листы и многие другие документы. Тем не менее, в большинстве случаев документальным основанием для увольнения сотрудника становится его заявление.

Необходимо проконтролировать, чтобы сотрудник при увольнении сдал всю документацию, материалы и предметы, выданные ему для работы. В их числе могут быть: пропуск, справочная и методическая литература, калькулятор, спецодежда и спецобувь, полисы обязательного и добровольного медицинского страхования. Для того чтобы ничего не упустить, следует использовать следующий документ, который называется обходной лист. В нем содержатся данные о фамилии должностных лиц, которые будут контролировать возвращение сотрудником тех или иных ценностей[45].

Составив перечень необходимых для увольнения документов, обязательно следует описать в инструкции порядок и сроки их оформления. Очень важно отметить в инструкции, что не только кадровик, но и работник должен поставить при увольнении свою подпись в личной карточке и трудовой книжке. Также сотрудник обязательно должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следующий раздел – порядок оформления отпусков, в него включен порядок оформления всех видов отпусков – ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого и отпуска за свой счет. Не стоит забывать о том, что сроки хранения у приказов на разные виды отпусков различны. Так, например, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков имеют срок хранения 5 лет, а приказы о предоставлении отпусков за свой счет – 75 лет[45].

В инструкции по кадровому делопроизводству должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, которые являются обязательными для трудовых отношений. Такие как: Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Личная карточка работника, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Штатное расписание, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, График отпусков и др.[46].

Завершающим этапом в разработке инструкции по кадровому делопроизводству является оформление приложений. В приложения к инструкции необходимо включить необходимый справочно-иллюстративный материал: привести образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно показать требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

В качестве приложений в инструкцию по делопроизводству включаются бланки документов, образцы регистрационных форм, перечень документов, не подлежащих регистрации, альбом форм документов и т.д. Образцы документов следует размещать в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делать ссылки на приложения – указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией[46].

Таким образом, готовая инструкция по кадровому делопроизводству обеспечит единство правил выполнения и оформления документов, максимально сократит количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организации.