Разработка учетных приложений в MS Office / Metodicheskie_ukazania_po_prakticheskoy_rabote

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

Финансовый университет при правительстве Российской федерации (Финансовый университет)

Кафедра: «Информатика и программирование»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРАКТИЧЕСКОЙ РАБОТЕ

по дисциплине: «Разработка учетных приложений в MS Office»

П.Б. Лукьянов

Москва 2013

Практическое задание

Используя MS Excel, требуется создать учетное приложение, в котором должна быть отражена петля управления производством и представлен анализ эффективности бизнеса через расчет показателей эффективности (прибыль, уровень рентабельности) и построение наглядных графиков и диаграмм.

Вкачестве примера относительно простого учетного приложения рассматривается типовая задача учета движения ТМЦ (товароматериальных ценностей). После построения учетного приложения выполняется собственно первичный учет (регистрация операций прихода/расхода различных товаров)

изатем на основании зарегистрированного массива данных рассчитываются показатели эффективности по отдельному товару и предпринимательской деятельности в целом, а также строятся графики по динамике закупок или выпуску товара, динамике продаж, активности Клиентов, эффективности работы менеджеров и т.д. для последующей обоснованной корректировки в ведении бизнеса.

Также на основе полученных результатов проводится имитационное моделирование: оценивается динамика эффективности производства при движенииценовыхи производственныхпоказателей вбольшуюили меньшую стороны.

Таким образом, пользуясь только стандартными средствами MS Office, может быть решена значительная часть типовых профессиональных задач экономиста.

Выбор прикладной области

Вкачестве прикладной области рассмотрим деятельность по выпуску и реализациипродуктовпитания– такаязадачапонятнакаждому,таккаквсемы являемся потребителями такой продукции.

Отметим, что структура учетного приложения в любой прикладной области примерно одинакова: должны быть определены поля основной таблицы прихода-расхода ТМЦ; для автоматизации ввода данных в таблицу и

2

повышения удобства работы с ней должны быть выделены базовые справочники, где указываются ФИО ответственных заоперацию, поставщики, клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и т.д.

Удобство в использовании справочников заключается в значительном упрощении регистрации прихода/расхода ТМЦ, так как вместо многократного ввода в поля таблицы одних и тех же значений появляется возможность реализовать выбор этих значений из заранее заполненных таблиц. Грамотно спроектированная таблица учета движения ТМЦ позволяет оператору оперативно вводить сотни и тысячи записей в течение одного рабочего дня, формируя необходимый фундамент для последующего анализа всей хозяйственной деятельности, на основании чего могут быть сформулированы выводы и предложения по коррекции ведения бизнеса (рис. 1).

Итак, Вы – начинающий предприниматель, организовали цех по выпуску хлебобулочной и кондитерской продукции. Кроме этого, Вы оптом закупаетенекоторыйассортиментпродуктовпитанияпродукцииунескольких поставщиков для последующей реализации товара в розницу.

У Вас есть ассортимент выпуска: 3-4 товарные группы, в каждой из которых 5-10 товаров, известны данные по затратам, объему выпуска, продажам и т.д. В течение определенного периода времени выполняется многократная регистрация двух элементарных операций: приход товара на склад и списание товара со склада. Длительность анализируемого периода (производственного цикла) – 1 месяц.

3

Рис. 1. Структура учетного приложения

Перечень базовых справочников При анализе задачи выделим несколько базовых справочников:

1.Справочник должностей сотрудников. Структура справочника: одно текстовое поле с названием должности.

2.Справочник сотрудников организации. Структура справочника: текстовое поле с указанием ФИО сотрудника; текстовое поле должности, занимаемой сотрудником, причем ввод должности сотрудника должен выполняться выбором должности из справочника должностей.

3.Справочники Поставщиков и Клиентов (потребителей продукции). Справочники схожи по регистрируемым показателям: название организации,

ееадрес, ФИО контактного лица, телефон, электронная почта.

4.Справочник товарных групп. Состоит из столбца с названием товарной группы и кодом группы (целочисленное значение).

5.Справочник товаров (ТМЦ). Регистрируется:

4

1)товарная группа,

2)наименование товара,

3)артикул – уникальное число, характеризующее товар. Артикул составляется на основе кода товарной группы, к которой относится товар. Например, если коды товарных групп равны 1000, 2000, 3000 и т.д., то артикулы первой товарной группы могут быть 1001, 1002, 1003 и т.д., артикулы второй товарной группы 2001, 2002, 2003 и т.д.

4)единица измерения (шт., кг, коробка, упаковка, …),

5)цена реализации за единицу измерения,

6)цена закупки за единицу измерения (или при наличии собственного производства переменные затраты на производство единицы измерения продукции),

7)масса единицы измерения (вес одной коробки, вес одной штуки),

8)цена закупки (или себестоимость производства) за 1 кг продукции,

9)процент брака (при производстве), процент боя (при закупке).

10)цена утилизации брака, руб. / кг (весь брак продается на переработку по низкой цене)

Ввод значений в поле «Название товарной группы» выполняется выбором соответствующего значения из справочника «Товарные группы».

Некоторые поля в справочнике вычисляемые. Так, при известной цене закупки за единицу измерения поле цена закупки за 1 кг будет вычисляемой,

инаоборот, если известна себестоимость производства 1 кг продукта (как правило, при производстве себестоимость рассчитывается за кг), вычисляется себестоимость за единицу измерения.

6. Справочник постоянных затрат. В этом справочнике фиксируются все постоянные затраты в течение месяца: аренда склада, кондитерского цеха, зарплата персоналу, аренда автотранспорта и т.д. Данные этого справочника необходимы для последующего расчета прибыли хозяйственной деятельности. Структура справочника:

1)Название статьи затрат

5

2) Затраты по статье в течение месяца, руб.

Часть товаров и товарных групп задается студентом самостоятельно, исходя из его интересов и предпочтений. Вместе с тем, часть товаров должна быть одинакова для всех, чтобы легко можно было проверить правильность работы расчетных формул. В справочнике товарных групп должна быть товарная группа «Хлебобулочные изделия». В справочнике товаров должны быть товары со следующими характеристиками (см. Таблицу 1):

Таблица 1. Товары и их характеристики

Блок учета хозяйственной деятельности

Основная таблица учета движения ТМЦ Больше всего времени при работе с учетным приложением тратится на

заполнение таблицы движения ТМЦ, поэтому, чем удобнее будет организован ввод в эту таблицу, тем больше пользы принесет разработанное учетное приложение.

Таблица (см. Таблицу 2) состоит из полей с исходными данными, полученными или из справочников, или известными по результатам хозяйственной деятельности, например, основанием для ввода данных могут являться приходные и расходные накладные, счета, инвойсы, выписка банка, всевозможные соглашения и приложения к договорам.

6

Таблица 2. Формат журнала движения ТМЦ

Для автоматического заполнения артикула, товарной группы и единицы измерения по выбранному названию товара нужно использовать функцию ВПР().ПримерыиспользованияфункцииВПР()изложеныв соответствующем разделе подсказки Excel.

При заполнении таблицы для части полей необходимо организовать выбор соответствующего значения из ранее заполненных справочников для следующих полей: Наименование продукта, Поставщик, Клиент, Сотрудник, ответственный за сделку.

Для регистрации типа операции также нужно сделать выпадающий список возможных значений, это ускорит заполнение таблицы. Вообще, везде, где можно, нужно заменять операции ручного ввода вызовом справочников, выбором из заранее предопределенных значений, автоматическими подстановками и т.д.

Обратите внимание, что каждая строчка таблицы отражает только ОДНУ ОПЕРАЦИЮизтрех возможных – это или приходтовара насклад,или его списание со склада (расход), или списание бракованного товара.

7

Таким образом, если регистрируется приход товара, то поля «Объем продаж товара», «Выручка за товар» не заполняются. Наоборот, если регистрируется расход, то поля «Объем выпуска (закупки) товара», «Затраты на производство товара (закупочная стоимость)» остаются пустыми. Таким образом, беглого взгляда на таблицу достаточно, чтобы увидеть позиции прихода и расхода.

Для выполнения автоматических расчетов затрат по выпуску (закупке) и выручке необходимо «вытаскивать» необходимые поля (цена закупки, цена продажи, вес единицы измерения) из справочников. Для этого также нужно использовать функцию ВПР().

Для уменьшения количества ошибок при регистрации движения товара нужно ограничить ввод количества продаваемого или списываемого товара – оно не может превышать текущее наличие. Таким образом, при регистрации расхода нужно проверять текущее количество, и не разрешать ввод значения, превышающего это наличие.

Для реализации этого механизма необходимо подсчитывать текущий остаток по каждому товару, для этого удобно использовать справочник товаров, дополнив его столбцом «Наличие на складе, шт», значения в котором должны обновляться после каждой операции прихода-расхода. Для выполнения сравнения понадобится функция СУММEСЛИ().

Требования к итоговой версии таблицы учета движения ТМЦ

1.Обеспечение удобства ввода данных. Использовать выпадающие списки для выбора типа операции, товара, клиента, поставщика, ответственного.

2.Обеспечение надежности ввода данных. При операциях прихода запретить ввод расхода, при операциях расхода или списания запретить ввод прихода и ограничить максимально доступное значение по расходу текущим наличием товара на складе. Для реализации механизма ограничений использовать раздел Данные – Проверка данных – Проверка вводимых значений.

8

3.Обеспечение наглядности таблицы учета. Выделять одним цветом строки с операциями прихода, другим цветом - строки с расходом. Использовать условное форматирование и создание собственных формул.

Используя формулу ЕСЛИ(), выводить или не выводить соответствующую единицу измерения товара. Так, если выбрана операция «Приход», выводить единицу измерения после поля регистрации прихода и не выводить ее для расхода, и наоборот.

4.Вычисление суммарной прибыли и уровня рентабельности всей хозяйственной деятельности. Прибыль и рентабельность должны пересчитываться по итогам каждой операции прихода-расхода. Требуется вычислять суммарную прибыль и рентабельность по данным движения всех товаров.

5.Вычисление прибыли и рентабельности по каждому товару.

Для расчета этих показателей требуется знать способ распределения постоянных затрат на выпускаемую и (или) производимую продукцию.

Учет постоянных затрат при производстве или закупке товара В задаче известны постоянные издержки, отнесенные ко всему

производству,кромеэтогозаданыпеременныеиздержкинавыпуск1кгтовара при его производстве, или же известна цена закупки товара для его последующей перепродажи. Для расчета прибыли и рентабельности по каждому товару необходимо рассчитать вклад постоянных издержек, приходящихся на каждый товар.

Очевидно,чемдорожетоваричембольшеегопроизведено,тембольшая доля постоянных затрат должна быть отнесена к этому товару. Для расчета затрат по i-му товару (i = 1,…. N) будем использовать формулу:

Затраты i = Затр_перем i + Затр_пост i (1)

где Затр_пост i – доля постоянных затрат, отнесенная к i-му товару

9

Затр_пост i = k * Затр_перем i (2)

Формула (2) отражает тот факт, что вклад постоянных затрат должен бытьпрямопропорционаленпеременнымзатратам,т.е.чембольшемытратим средствнапроизводство(приобретение)товара,тембольшаядоляпостоянных затрат должна приходиться на этот товар.

Из (1) и (2) имеем:

Затраты i = Затр_перем i * (1 +k) (3) Затр_перем i = Сi * Vi (4)

где Сi – себестоимость производства 1 кг товара в случае выпуска, или закупочнаяцена1ед.измерениятоваравслучаеегозакупки,исоответственно Vi – объем произведенного товара (в кг) в случае собственного производства, или количество единиц измерения закупленного товара.

По условиям задачи общие постоянные затраты нам известны. Для определения k используем следующие соотношения:

Затр_пост 1 + Затр_пост 2 + … + Затр_пост N = Затр_пост

k * (Затр_перем 1 + Затр_перем 2 + … + Затр_перем N ) = Затр_пост k = Затр_пост / Затр_перем

Отметим важный смысл коэффициента k: через этот коэффициент определяется вклад постоянных затрат Вклад_пост_затр (в процентах) в себестоимость товара. Для оценки этого вклада запишем:

Вклад_пост_затр, % = Затр_пост i / Затраты i * 100 %

Вклад_пост_затр, % = k / (1+k) * 100 % (5)

Формула (5) важна тем, что дает понимание, за счет каких показателей добиваться повышения эффективности производства. Если k << 1, соответственно вклад постоянных затрат мал, то нужно сокращать

10