Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами

Рекомендациями предусматривается, что экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в том же порядке, какой установлен для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе, с учетом дополнительных признаков, например таких, как: подлинность электронного документа; наличие электронной подписи; возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения и др.

Экспертиза ценности электронных документов проводится при разработке номенклатуры дел, при извлечении электронных документов из информационной системы для передачи на хранение в архив и при подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации для передачи на хранение в государственный или муниципальный архив.

Электронные документы при включении их в информационную систему на стадии делопроизводства формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В номенклатуре дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).

Экспертиза ценности электронных документов проводится по истечении срока их хранения в информационной системе. В ходе экспертизы составляются описи электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, внутренние описи электронных дел (в приложении к Рекомендациям приведены формы описи дел и внутренней описи электронного дела), а также акты о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации из информационных систем, в том числе информационных систем электронного документооборота, ежегодно, не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами в делопроизводстве.

В архив организации электронные дела передаются в упорядоченном состоянии по описям структурных подразделений. При передаче электронных документов Архивного фонда Российской Федерации в архив организации проводится их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Рекомендациями определена структура электронного дела. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру:

• внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронно¬го документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел.  Внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах);

• файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемом информационной системой.  Для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация;

• файл или файлы метаданных (учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм), с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему и с помощью которых он может быть идентифицирован;

• файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы).

Рекомендациями установлено, что многостраничные документы, а также документы, имеющие приложения, должны быть конвертированы в формат архивного хранения как один файл.