Личные карточки

Основным документом по учету персонала является личная карточка формы Т-2, (Приложение №5)которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, представленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, о перемещениях работника указывают на основании записей в трудовой книжке.

Раздел 2 «Сведения о воинском учете»:данные берутся из военного билета работника.

Раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначениях, перемещениях и увольнении работника. В конце каждой записи этого раздела должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Заполняются личные карточки ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений.

Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилией работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.

Срок хранения личных карточек 75 лет – «В».

Трудовые книжки.

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях, независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий непрерывный и специальный стаж работы (статья 66 ТК РФ).

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора.

Все записи делаются в строгом соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 62 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Личные дела

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и др. документы, относящиеся к данному работнику;

• характеристики или рекомендательные письма.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника. Личные дела хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицом. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).