2.3.1.1 Организация процесса годового планирования мто

Процесс годового планирования МТО состоит из нескольких основных стадий: формирование мероприятий; предварительная и финальная заявочные кампании; составление и корректировка планов МТО. При этом годовое планирование реализовано как единый сквозной процесс от возникновения потребности до списания. В него вовлечены практически все подразделения компании: материально-технические управления и департаменты закупок, участники процесса планирования и реализации производственной программы, капитального строительства, технического обслуживания и ремонта оборудования, инвестиционных проектов, учета и контроля поставок и передачи материально-технических ресурсов (МТР). В основу планирования положено мероприятие, за счет чего достигается адресность каждого логистического процесса.

Это означает следующее. Деятельность всех функциональных единиц в компании рассматривается с точки зрения реализации в указанные сроки отдельных проектов. Каждый из них состоит из определенного перечня мероприятий, выполнение которых позволит реализовать проект и таким образом достичь поставленных целей. Например, в качестве мероприятий могут выступать программы и подпрограммы деятельности подразделений. Так, для подразделений капитального строительства — строящиеся объекты и их подобъекты, для бурения — скважина. При этом каждое мероприятие должно быть отнесено либо к нуждам капитального строительства, либо к ремонтно - экплуатационным нуждам.

Уровень детализации мероприятий в каждом случае определяется отдельно в зависимости от того, до какого уровня необходимо анализировать затраты и осуществлять контроль. Затраты на проект определяются с помощью оценки затрат по мероприятиям (потребность в работах, услугах, материалах и оборудовании). Общие затраты по компании рассчитываются путем консолидации затрат по проектам. Корректировка сумм по смете затрат осуществляется либо путем корректировки потребности на мероприятие, либо исключением/дополнением мероприятия. Поскольку становится четко видна зависимость между мероприятиями и показателями деятельности, у руководства появляется возможность принимать обоснованные решения с пониманием того, как это отразится на реализации проекта и в итоге на прибыли компании.

2.3.2.2 Управление ходом заявочной кампании

Перед началом процесса годового планирования МТО главные специалисты структурных подразделений и сервисных предприятий, ответственные за реализацию проектов, формируют систему соответствующих мероприятий, для каждого из которых указывается лимит затрат. Последний не должен превышать лимита финансирования, установленного планово-бюджетным департаментом. После это потребности могут формироваться только под мероприятия, для которых они указаны, что позволяет четко определить исполнителей и ответственных и в дальнейшем контролировать исполнение плана. Укрупненная функциональная модель взаимодействия предприятий показана на рисунке 10.

Рисунок 10– Укрупненная функциональная модель взаимодействия предприятий

Структурные подразделения и сервисные предприятия формируют заявки первичных потребностей (годовые заявки) на МТР с привязкой к мероприятиям и детализацией до конкретного материала или оборудования в разбивке по месяцам. Сформированная годовая заявка направляется на утверждение главному специалисту, затем формируется и согласовывается сводная потребность по всем главным специалистам и далее по цепочке вверх потребность всей компании. Согласование сводных потребностей проводится по реестру заявок.

Кроме того, при поступлении новых заявок ссылки на них автоматически отправляются по электронной почте всем лицам, участвующим в процессе согласования. Контроль за ходом согласования осуществляется через систему статусов и отслеживаний (ССО), которая включает рассылку соответствующих уведомлений по электронной почте всем участникам бизнес-процесса.

Система полномочий разграничивает доступ к заявкам. Структурные подразделения не имеют доступа к информации по другим структурным подразделениям, а главный специалист — к информации по другим главным специалистам. Вышестоящий сотрудник дополнительно имеет доступ к информации нижестоящих. На основании утвержденных годовых заявок планово-бюджетное подразделение формирует план списания материалов и направляет его в подразделение по материально-техническому снабжению, где автоматически создается план финансирования приобретения МТР с учетом планируемых остатков на начало года, сезонности завозов и условий платежей.