2.3.2.4 Интеграция с системами складского учета
Единая система управления МТО интегрирована с подсистемами управления складом, планирования и учета материально-производственных запасов (МПЗ), а также с системой штрих-кодирования. При этом в системе отражаются реальное поступление товарных позиций, их местоположение на складах, а при проведении очередной закупочной кампании можно эффективно использовать невостребованные остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сократив при этом объем средств, затраченных на приобретение материалов и оборудования.
При поступлении МТР на склад (Рисунок 12) материалы идентифицируются путем чтения штрихкода, ввода артикула или кода. Кладовщик получает данные о местах, где может находиться данный материал и перемещает его к соответствующей полке. Процессы размещения, приемки и описания груза протекают параллельно. При укладке материала проводится его пересчет, в системе подтверждается количество полученного товара и вводится необходимая сопроводительная информация. Материалы, требующие проведения процедуры контроля качества, принимаются в специальный вид запаса, что не позволяет осуществлять их выдачу со склада. После проверки партии товара он переводится в соответствующий вид запаса: «Свободно используемый» (автоматически становится доступным для выдачи) или «Брак» (блокируется).
Рисунок 12– Схема складского учета
В процессе отпуска МТР со склада заказ поступает на склад из SAP R/3 и отправляется в работу оператором склада. Система автоматически распределяет задания между сотрудниками и выдает каждому указания на отбор ТМЦ из конкретных ячеек (Рисунок 13). Затем система формирует задания на перемещение набранных МПЗ в зону контроля комплектации. После этого заказ проходит проверку по упаковочному и комплектовочным листам и выдается со склада с автоматическим возвратом данных в SAP R/3.
Рисунок 13– Складской учет оборудования
Использование технологии автоматической идентификации материалов во всех складских процессах (за исключением приемки) позволяет значительно сократить процент ошибок, связанных с возникновением пересортицы. Полная маркировка грузов проводится на складе при контрольном пересчете, вследствие чего этап идентификации материалов выполняется только при приемке. Маркировка мест хранения и использование единой методики адресации пространства позволяют значительно сократить время на поиск необходимых материалов. Функция динамического размещения дает возможность не закреплять материалы за конкретными местами, а использовать все возможное пространство, что актуально в условиях отсутствия информации о массогабаритных характеристиках грузов. Каждый сотрудник склада имеет собственный штрих-код, который сканируется в начале работы. Таким образом, персонифицируется ответственность и есть возможность просмотреть авторов различных операций, включая оперативную инвентаризацию (контрольный пересчет), изъятие МПЗ из ячеек и их размещение, информацию о текущих работах на складе и занятости сотрудников.
2.3.2.5 Документооборот
Концепция документооборота, заложенная в системе, охватывает весь «жизненный» цикл договора с момента его создания до списания товара. За счет этого устраняются несоответствия между финансовыми и логистическими операциями, появляется возможность планировать платежи, сроки поставок и работ по договорам. Вся работа по договору выполняется в электронном виде. Для хранения и поиска необходимых документов (в том числе в отсканированном виде) ведутся единый реестр и архив договоров, а также функционируют единые на всю компанию справочники контрагентов, материалов, финансовых позиций и единиц финансового менеджмента. Для облегчения поиска документов используется штрих-кодирование.
В системе автоматически формируются сообщения с напоминаниями или задачи определенным пользователям о необходимости выполнения какого-либо действия при поступлении закупаемых материалов, счетов-фактур, наступлении сроков оплат по договору или других предопределенных событий.
Аналитическая составляющая позволяет постоянно контролировать и анализировать маршруты прохождения документов, платежи и исполнение бюджетов при заключении договоров и др. (Рисунок 14). Кроме того, система накапливает статистику и позволяет формировать отчетность: по исполнению договоров, документам к контракту на закупку, исполнению бюджета, в том числе бюджета подразделений.
Рисунок 14– Работа с договорами