Обобщенный алгоритм проектирования организации
Всякая организационная система, так же как и любой другой объект рукотворного мира, проходит через основные стадии жизненного цикла, начиная с момента своего зарождения. И на каждой стадии жизненного цикла могут быть эффективно использованы процедуры основных этапов системного анализа. После прохождения этапов анализа проблемной ситуации, формирования набора целей, анализа функций и предварительного формирования структуры будущей системы проводится пятый этап, на котором учитываются внешние условия.
При учете внешних условий, действующих на входы функционирующей организационной системы, которая является открытой для вещества, энергии и информации, воздействующих на ее входы и выступающих либо как ограничивающие, либо как содействующие факторы, может оказаться, что среда не дает возможности выбора удовлетворительных средств для совершенствования существующей, либо создания новой системы. В этом случае применение системного подхода приведет к обоснованию отказа от нереальной цели.
В тех же случаях, когда на основе обобщенного системного анализа выявлена принципиальная возможность получения положительного решения, то есть проектирования новой организационной системы, либо совершенствования существующей путем внедрения современных информационных технологий, встает вопрос о выборе соответствующей методологии проектирования.
На рис. 3.2 представлен обобщенный алгоритм проектирования организационной системы
Рис. 3.1. Обобщенный алгоритм проектирования организационной системы
Алгоритм состоит из следующих пяти этапов, последовательность которых соответствует пяти основным этапам системного анализа, однако более детализирована применительно к конкретной задаче проектирования.
Этап формулировки глобальной цели создаваемой системы. Входной информацией, используемой на этом этапе, является описание проблемной ситуации и концептуальная модель системы, предназначающейся для ликвидации выявленной проблемной ситуации, либо для максимально возможной компенсации ее последствий. Учитывая содержательный характер описания проблемной ситуации, исполнителями данного этапа являются эксперты в сотрудничестве с системными аналитиками. В том случае, когда ставится задача не создания новой организационной системы, а совершенствования существующей, глобальная цель может синтезироваться на основе изучения соответствующих директивных документов.
Этап анализа и декомпозиция глобальной цели, то есть разделение ее на такие подцели, ответственность за реализацию которых может быть возложена на отдельные подсистемы. В случае выявления большого количества подцелей часть из них агрегируется, то есть собирается в подгруппы, в которых агрегируемые подцели объединяются по функциональному признаку. По завершении второго этапа создается дерево целей, являющееся направляющей основой для дальнейших этапов проектирования. Входной информацией для данного этапа является формулировка глобальной цели и концептуальная модель системы.
Этап анализа функций системы. Входной информацией служат дерево целей и модели функционирования типовых звеньев системы. Задача этап заключается в составлении полного (в смысле заданной концептуальной модели) списка функций организационной системы. Выходом является совокупность списков функций по реализации каждой из подцелей (дерево функций).
Этап проектирования структуры организационной системы. Задача этого этапа состоит в разработке проекта организационной системы, включающего ее организационную структуру с выделением управляющей и управляемой частей. В него включается также распределение целей и функций по элементам структуры (покрытие функций структурами), разделение всех функций на автоматизированные (выполняемые эргатическими звеньями) и не автоматизируемые (выполняемые антропологическими звеньями), составление перечня подсистем информационных технологий для проектируемой организационной системы и комплекса должностных инструкций. Входной информацией для данного этапа являются:
выходы первого и второго этапов проектирования;
информация о ресурсах, которыми может располагать проектируемая организационная система (временные, материальные, информационные);
нормативы расходов ресурсов;
планируемый объем производства конечных продуктов организационной системой;
состав элементной базы, на которой должна строиться организационная система, т.е. модели типовых элементов структур;
прогнозная модель среды для выявления новых проблемных ситуаций, стимулирующих развитие системы;
Выходом данного этапа является проект организационной системы, т.е. ее содержательная модель.
Этап проектирования подсистем информационных технологий. Входной информацией для этого этапа служит проект организационной системы с заданным перечнем подсистем информационных технологий. Задача этапа заключается в разработке методического, программного, информационного, технического, организационного обеспечения. При этом производится определение критериев качества функционирования организационной системы.