8.3. Принципы делегирования

Сущность и содержание процесса делегирования

Потребность в делегировании возникает в процессе выполнения функций управления внутри каждой организации. И чем более эффективной является сама процедура делегирования, тем большее влияние оказывает она на общую эффективность управления организацией в целом, формируя целый спектр неоспоримых преимуществ в технологии менеджмента, прежде всего, освобождая время менеджера высшего звена (руководителя) для решения стратегических и перспективных задач.

Необходимость делегирования полномочий в структурах организационного управления существовала всегда, но с переходом нашей страны к рыночной экономике, становление которой невозможно без самостоятельных и предприимчивых работников, этот процесс стал особенно актуален. Когда полномочия передаются компетентным и инициативным работникам, менеджмент приобретает большую гибкость, динамизм, оперативно реагирует на изменение окружающей среды.

К сожалению, технология делегирования полномочий в практике управления нередко упрощается до предела: работнику «сваливают» задание, не задумываясь о том, сможет ли он его выполнить, имеются ли у него полномочия и ресурсы для решения задания, а потом оказывается, что конечный результат не достигнут, работа выполнена неправильно, а исправлять ее уже некогда.

Очевидно, что необходимы подробное изучение процесса делегирования полномочий, исследование его основных характеристик и принципов с тем, чтобы показать значимость распределения полномочий и методов его оптимальной реализации с целью определения эффективной модели делегирования функционального комплекса по структуре системы управления.

Организационный процесс, т.е. процесс создания структуры предприятия (как объекта), который дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей, осуществляется в двух направлениях:

• создание подразделений, которые соответствуют целям;

• установление взаимоотношений, полномочий, которые связывают высшие уровни управления с низовыми уровнями работающих.

Задачи управления распределяются между элементами структуры (работниками управления) и координируются в процессе их выполнения через взаимоотношения полномочий. При этом каждый уровень управления наделен собственным набором полномочий, а сами полномочия регулируются в процессе взаимоотношений между уровнями путем делегирования.

Под полномочиямив менеджменте понимается ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение задач. Подчеркнем, что полномочия коррелируются с выполняемыми должностными инструкциями.

Организационные полномочия имеют как внутренние, так и внешние ограничения. Рамки полномочий внутри организации определяются организационными нормативами (правилами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и т. п.), а также корпоративной культурой. Внешние ограничения содержатся в различных законодательных актах, формируются под влиянием традиций, обычаев и социально-культурных стереотипов общества.

Делегирование - одна из наиболее сложных проблем управления, связанная прежде всего с размером предприятия; это средство, с помощью которого руководитель распределяет среди работников организации множество задач (работ), выполнение которых необходимо для достижения поставленных целей. Таким образом, под процедурой делегирования понимается поручение выполнения определенных заданий вышестоящим уровнем управления некоторым элементам организационной структуры нижестоящего уровня.

К преимуществам такой процедуры можно отнести:

• высвобождение руководителя для решения наиболее важных задач;

• расширение выполняемых организацией заданий;

• развитие у подчиненных инициативности, умения, навыков, профессиональной компетентности;

• расширение уровней принятия решений.

Можно сказать, что делегирование полномочий - это передача полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за решение определенных задач, предполагающая формирование у последнего статуса ЛПР.

Говоря об оптимальности процесса делегирования, следует иметь в виду, что делегироваться должен весь функциональный управленческий комплекс, т.е. нужно делегировать задачи управления, наделять менеджера соответствующими полномочиями, всей полнотой ответственности за решение поставленных задач и их последствия, необходимыми ресурсами для решения задач. Неполнота передаваемого на нижние уровни управленческого комплекса ведет к формированию несовершенных процессов управления. Так, недостаточность выделяемых ресурсов имеет следствием невозможность реализации даже наиболее эффективных решений. Нечеткость в делегировании задач приводит к тому, что некоторые управленческие задачи не решаются до тех пор, пока они не переходят в разряд проблемных ситуаций, требующих экстренного разрешения при любых условиях. Для обеспечения хороших результатов делегирования требуется четко конкретизировать поставленные задачи, в противном случае задание может быть не выполнено либо выполнено не вовремя и не на должном уровне

Важнейшим фактором процедуры делегирования считается необходимость предоставления на нижний уровень соответствующих полномочий для выполнения поставленных задач управления.

Делегирование полномочий и задач порождает в организации проблему распределения ответственности. Под ответственностьюпонимается обязательство активного элемента структуры управления (работника) выполнять задачи, присущие занимаемой должности, и отвечать за результаты своей деятельности.

Следует различать ответственность исполнителя и руководителя. Первая характеризует обязательство работника выполнять данные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. Вторая - обязательство руководителя отвечать за решение задач управления в соответствии с глобальными целями организации и эффективность управленческого труда.

Ответственность в отличие от полномочий не делегируется, но тем не менее ответственность за деятельность подчиненных, за соответствие решаемых задач целевым функциям организации и. эффективность управления фирмой в целом возлагается на высшего по уровню иерархии управления менеджера

Кроме того, следует учесть, что менеджер, на которого возлагаются ответственность и полномочия по принятию решений, должен быть информирован в пределах своих полномочий и ответственности и наделен необходимыми ресурсами по реализации задач управления.

Процесс делегирования полномочий предполагает решение ряда взаимосвязанных проблем:

• каждый раз, когда происходит распределение полномочий и ответственности, в этот процесс вовлекаются факторы общения, неформальных коммуникаций, что влияет на баланс полномочий и ответственности и может привести к конфликту в организации;

• при распределении полномочий и ответственности движение к цели может измениться. Человек, к которому обращено задание, может иметь другое представление о его выполнении. Поэтому необходим контроль выполнения работы с позиций целей и средств, ограничений и приоритетов;

• наличие активных элементов в структуре управления может не только снизить эффективность управления, но и изменить целевую функцию деятельности организации.

Проблема сложности нахождения баланса задач, полномочий, ответственности, информационных и материальных ресурсов, так или иначе решается в каждой организации с учетом ее целей, структуры и конкретной ситуации.

Особо следует рассмотреть такое понятие, как власть,которое очень часто используется в качестве синонима слова «полномочия». Однако между ними существует ощутимая разница. Полномочия - это делегированное, ограниченное, присущее данной должности право использовать ресурсы организации, или, другими словами, то, что работник, занимающий определенную должность в организации, имеет право делать. Власть - это реальная возможность использовать ресурсы организации и действовать, или то, что человек действительно может делать. Отсюда следует, что можно обладать полномочиями и не иметь власти, и наоборот, обладая властью, не иметь при этом необходимых полномочий.

Таким образом, процесс делегирования включает в себя:

• преобразование проблемы в целевые задачи и распределение их решения по сотрудникам;

• передачу полномочий наиболее компетентным сотрудникам, чьи знания и опыт необходимы для выполнения поставленных задач;

• разъяснение сотрудникам их обязанностей, вытекающих из должностных инструкций и определенных для них заданий;

• систематический контроль деятельности сотрудников.

Исследование сущности процесса делегирования предполагает прежде всего анализ его целевых функций. К ним относятся:

• разгрузка вышестоящих руководителей от рутинных и несвойственных им управленческих задач, что дает возможность освободить их от текучки и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления,

• совершенствование информационно-коммуникационных процессов как в пределах отдельного уровня иерархии управления, так и между уровнями структуры, что позволяет повысить эффективность деятельности нижестоящих звеньев,

• активизация у активных элементов организационной структуры общесистемной составляющей целевой функции организации, усиление их вовлеченности в процесс управления и заинтересованности в общих результатах деятельности организации. При этом необходим такой объем делегируемых полномочий, который позволит мотивировать сотрудников, способствовать их профессиональному росту, обеспечивать удовлетворенность содержанием собственного труда.

Кроме непосредственного решения функций управления к задачам, решаемым на высших уровнях, можно отнести и чисто организационные моменты. Распределение времени у менеджеров высшего производственного звена по отдельным видам укрупненных работ иллюстрирует табл. 3.1, показывающая пооперационный состав работ по организационному управлению на промышленном предприятии (в среднем).

Таблица 3.1