Базы данных ПС II курс / Access2010
.pdf
Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики
Центр авторизованного обучения IT-технологиям
Методические материалы по курсу
Microsoft Access 2010
(практика)
Cанкт-Петербург
2012
Методическое материалы представляют собой руководство по курсу: «Разработка баз данных в Microsoft Access 2010». В курсе рассматриваются основные приемы проектирования и разработки реляционных баз данных, построения приложений баз данных для конечных пользователей, автоматизации работы базы данных с помощью макросов, защиты приложения. Полученные в процессе обучения знания и навыки позволят слушателям самостоятельно разрабатывать и сопровождать базы данных Microsoft Access 2010.
Курс предназначен для продвинутых пользователей, желающих освоить работу с системой управления реляционными базами данных MS Access 2010.
Составитель: Одиночкина Светлана Валерьевна, MCT, старший преподаватель кафедры ПС ФИКТ.
Издано в НИУ ИТМО. СПб, 2012 год.
Тираж _______ экз. Отпечатано в _____________________. Заказ № _____
Оглавление |
|
|
1. |
Основы проектирования баз данных.......................................................................... |
4 |
1.1. |
Основные понятия ................................................................................................................. |
4 |
1.2. |
Этапы проектирования базы данных .......................................................................... |
4 |
1.3. |
Типы данных (полей) ........................................................................................................... |
5 |
1.4. |
Поля, одновременно допускающие несколько значений.................................. |
7 |
1.5. |
Свойства полей ........................................................................................................................ |
7 |
1.6. |
Просмотр сведений об объектах в базе данных..................................................... |
8 |
1.7. |
Ключи и индексы.................................................................................................................... |
9 |
1.8. |
Отношения (связи между таблицами) ........................................................................ |
9 |
1.9. |
Нормализация ....................................................................................................................... |
10 |
1.10. |
Целостность данных .......................................................................................................... |
11 |
1.11. |
Усовершенствование структуры базы данных.................................................... |
12 |
2. |
Постановка задачи.............................................................................................................. |
13 |
3. |
Лабораторная работа №1: Таблицы.......................................................................... |
14 |
3.1. |
Создание базы данных...................................................................................................... |
14 |
3.2. |
Создание таблиц .................................................................................................................. |
14 |
3.2.1. |
Создание таблицы в режиме конструктора........................................................... |
14 |
3.2.2. |
Создание таблицы в режиме таблицы ..................................................................... |
16 |
3.3. |
Импорт таблицы из внешней базы данных MS Office Access........................ |
17 |
3.4. |
Импорт таблицы из MS Office Excel ............................................................................ |
17 |
3.5. |
Импорт данных из текстового файла (.txt) ............................................................ |
18 |
3.6. |
Заполнение таблиц с помощью импорта данных............................................... |
18 |
3.7. |
Работа с вычисляемыми полями................................................................................. |
18 |
3.8. |
Вложение файлов в записи базы данных................................................................ |
19 |
3.9. |
Установка связей между таблицами ......................................................................... |
20 |
3.10. |
Использование мастера подстановок и создание полей с несколькими |
|
значениями ........................................................................................................................................... |
21 |
|
3.11. |
Просмотр сведений об объектах в базе данных с помощью архивариуса |
|
(средства документирования базы данных)....................................................................... |
23 |
|
4. |
Лабораторная работа № 2: Запросы................................................... |
24 |
4.1. |
Однотабличные запросы-выборки ............................................................................ |
25 |
4.1.1. |
Создание запроса, выполняющего сортировку ................................................... |
25 |
4.1.2. |
Запрос, выполняющий отбор значений в определенном диапазоне....... |
25 |
4.1.3. |
Создание запроса, выполняющего отбор значений по шаблону................ |
26 |
4.1.4. |
Создание запросов, выполняющих отбор по нескольким условиям....... |
26 |
4.2. |
Многотабличные запросы-выборки.......................................................................... |
26 |
4.3. |
Создание параметрических запросов ....................................................................... |
28 |
4.3.1. |
Создание запроса с вычисляемым полем................................................................ |
29 |
4.3.2. |
Итоги по всей таблице ...................................................................................................... |
30 |
4.4. |
Перекрестные запросы..................................................................................................... |
30 |
4.5. |
Запрос на поиск повторяющихся записей.............................................................. |
31 |
4.6. |
Запросы на изменение...................................................................................................... |
32 |
4.6.1. |
Запрос на создание таблицы ......................................................................................... |
32 |
4.6.2. |
Запрос на добавление записи........................................................................................ |
32 |
4.6.3. |
Запрос на обновление записи ....................................................................................... |
33 |
|
|
2 |
4.6.4. |
Запрос на удаление записи............................................................................................. |
33 |
4.7. |
Запросы в режиме SQL....................................................................................................... |
34 |
4.7.1. |
Простой запрос на выборку............................................................................................ |
34 |
4.7.2. |
Запрос на объединение..................................................................................................... |
34 |
5. |
Лабораторная работа №3: Формы ...................................................... |
36 |
5.1. |
Формы для ввода и модификации данных............................................................. |
36 |
5.1.1. |
Форма с одним элементом.............................................................................................. |
36 |
5.2.1. |
Разделенная форма............................................................................................................. |
40 |
5.1.2. |
Ленточная форма................................................................................................................. |
41 |
5.1.3. |
Составная форма (главная и подчиненная)........................................................... |
41 |
5.2. |
Сводная таблица / сводная диаграмма.................................................................... |
44 |
5.3. |
Окно диалоговой формы.................................................................................................. |
46 |
6. |
Лабораторная работа №4: Отчеты ............................................................................. |
47 |
6.1. |
Создание отчета с помощью средства «Отчет».................................................... |
47 |
6.2. |
Создание отчета с помощью Мастера отчетов ..................................................... |
47 |
6.3. |
Группировка данных и вычисление итогов .......................................................... |
48 |
6.4. |
Создание отчетов без помощи Мастера.................................................................. |
48 |
6.4.1. |
Создание простого отчета............................................................................................... |
48 |
6.4.2. |
Создание сложного отчета.............................................................................................. |
49 |
6.4.3. |
Создание ленточного отчета ......................................................................................... |
51 |
6.5. |
Отчет, получающий параметры через форму....................................................... |
53 |
7. |
Лабораторная работа №5: Макросы .......................................................................... |
57 |
7.1. |
Создание изолированного макроса............................................................................ |
57 |
7.2. |
Работа с вложенными макросами............................................................................... |
58 |
7.3. |
Экспорт данных в различные форматы................................................................... |
59 |
7.4. |
Создание внедренного макроса ................................................................................... |
59 |
7.5. |
Создание макроса данных............................................................................................... |
62 |
7.6. |
Создание макроса пользовательского интерфейса........................................... |
64 |
8. |
Лабораторная работа №6: Подготовка приложения к внедрению......... |
66 |
8.1. |
Создание формы навигации........................................................................................... |
66 |
8.2. |
Создание макроса AutoExec ............................................................................................ |
67 |
8.3. |
Работа с областью навигации приложения ........................................................... |
67 |
8.4. |
Настройка ленты приложения ..................................................................................... |
67 |
8.5. |
Обеспечение защиты информации ............................................................................ |
69 |
Литература ............................................................................................................................................ |
70 |
|
Приложение 1. Описание таблиц............................................................................................... |
71 |
|
Приложение 2. Маска ввода.......................................................................................................... |
74 |
|
Приложение 3. Схема данных БД «Мой Сад»....................................................................... |
77 |
|
3
1. Основы проектирования баз данных
1.1.Основные понятия
База данных Microsoft Access – это совокупность данных и объектов (т.е. форм, отчетов и т.п.), относящихся к определенной задаче и представляющих законченную систему. Базу данных Access составляют таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули. Кроме того, приложение Access содержит некоторые другие объекты, в том числе связи, свойства базы данных и спецификации импорта и экспорта.
Таблица – объект базы данных, в котором данные хранятся в виде записей (строк) и полей (столбцов). Является основным структурным элементом системы управления реляционной базой данных.
Запрос – объект базы данных, позволяющий осуществлять поиск и вывод данных, хранящихся в таблицах, удовлетворяющих заданным условиям (в том числе из нескольких таблиц). С помощью запроса можно модифицировать и удалять записи таблиц, а также выполнять различные вычисления.
Форма – объект базы данных, являющийся элементом пользовательского интерфейса, предназначенный для просмотра, ввода и модификации данных в одной или более таблицах.
Отчет - объект базы данных, предназначенный для анализа и вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.
Макрос - макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматизации задач.
Модуль – объект базы данных, который позволяет создавать библиотеки подпрограмм и функций, используемых во всем приложении. Используя коды модулей можно решать такие задачи, как обработка ошибок ввода, объявление и применение переменных, организация циклов и т.п.
1.2.Этапы проектирования базы данных
Проектирование базы данных (БД) состоит из двух основных фаз: логического и физического моделирования. Во время фазы логического моделирования конструктор собирает требования и разрабатывает модель, не зависящую от конкретной системы управления базами данных (СУБД). Во время фазы физического моделирования конструктор создает модель, оптимизированную для конкретного приложения СУБД; именно эта модель реализуется на практике.
Процесс проектирования БД состоит из следующих этапов:
1.Сбор информации;
2.Идентификация объектов;
3.Моделирование объектов;
4.Идентификация типов информации для каждого объекта;
5.Идентификация отношений;
6.Нормализация;
7.Преобразование к физической модели;
8.Создание базы данных.
4
Этапы 1-6 образуют фазу логического моделирования. Этапы 7-8 представляют собой фазу физического моделирования.
На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, режимы ее использования и основные алгоритмы, реализующие реальные бизнес-процессы – т.е. изучить предметную область ее использования с целью создания модели. При этом анализ поставленной задачи должен учитывать требования заказчика к разрабатываемой системе и опыт разработчика.
Идентификации подлежат все сущности, относящиеся к поставленной задаче (в данном случае – данные и объекты базы), а также связи между данными. В ходе идентификации определяются атрибуты (свойства) сущностей, и для этого необходимо принять решения по следующим вопросам:
•Какие значения должны содержаться в поле;
•Сколько места необходимо для хранения значений в поле;
•Какие операции должны производиться со значениями в поле;
•Нужна ли сортировка данных поля;
•Необходимо ли группировать данные.
1.3.Типы данных (полей)
В расположенной ниже таблице приведен список предусмотренных в приложении Microsoft Office Access 2010 типов данных, инструкции по их применению и сведения о размере места, необходимого для хранения данных каждого типа. При этом необходимо помнить, что максимальный размер файла базы данных Office Access 2010 составляет 2 гигабайта.
Таблица 1. Типы данных MS Office Access
Тип данных |
|
Применение |
|
Размер |
|
|||
Текстовый |
Используется |
для |
буквенно- |
До 255 символов |
|
|
||
|
цифровых символов, включая текст, а |
|
|
|
|
|||
|
также текст и числа, не применяемые |
|
|
|
|
|||
|
в вычислениях. |
|
|
|
|
|
||
Поле МЕМО |
Используется для текста, размер |
До 1024 х 1024 х 1024 |
||||||
|
которого превышает 255 символов, |
символов, |
для |
хранения |
||||
|
или |
для |
текста, в |
котором |
которых |
требуется |
2 |
|
|
используется RTF-форматирование. |
гигабайта |
(2 |
байта |
на |
|||
|
Свойство поля МЕМО указывает, |
символ). Из них можно |
||||||
|
поддерживает |
ли |
поле |
отображать |
до |
65 |
535 |
|
|
форматированный текст. |
|
символов |
в |
одном |
|||
|
|
|
|
|
элементе управления. |
|
||
|
|
|
||||||
Числовой |
Применяется для хранения числовых |
1, 2, 4, 8 или 12 байтов (16 |
||||||
|
значений (целых или дробных), |
байтов, |
когда |
поле |
||||
|
которые используются в вычислениях |
используется для |
кода |
|||||
|
(за исключением денежных сумм). |
репликации). |
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|||
Дата/время |
Используется для хранения значений |
8 байтов |
|
|
|
|||
|
дат и времени. |
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Денежный |
Используется для хранения денежных |
8 байтов |
|
|
|
|
||||||||
|
значений. |
|
Используется |
для |
|
|
|
|
|
|
||||
|
предотвращения округлений во время |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
вычислений. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Счетчик |
Используется |
|
для |
формирования |
4 байта (16 байтов, когда |
|||||||||
|
уникальных значений, которые могут |
поле используется как код |
||||||||||||
|
применяться |
в |
качестве |
первичного |
репликации) |
|
|
|
||||||
|
ключа. Эти значения автоматически |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
вставляются в поле при добавлении |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
записи. |
Поля |
|
с |
типом |
данных |
|
|
|
|
|
|
||
|
"Счетчик" могут формироваться |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
добавлением |
единицы, |
добавлением |
|
|
|
|
|
|
|||||
|
заданного значения или с помощью |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
случайных чисел. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Логический |
Используется |
|
|
для |
логических |
1 бит (0,125 байта) |
|
|||||||
|
значений: Да/Нет, Истина/Ложь или |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
Вкл/Выкл. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Поле |
Используется для хранения объектов |
До 1 гигабайта |
|
|
|
|||||||||
объекта OLE |
OLE из |
других |
программ Microsoft |
|
|
|
|
|
|
|||||
|
Windows. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Вложение |
Используется для хранения двоичных |
2 |
гигабайта для |
сжатых |
||||||||||
|
файлов (файлов, которые нельзя |
вложений. |
Для |
несжатых |
||||||||||
|
прочесть |
с |
помощью |
текстового |
вложений приблизительно |
|||||||||
|
редактора), таких как цифровые |
700 КБ, в зависимости от |
||||||||||||
|
изображения (фотографии и другие |
степени сжатия вложений. |
||||||||||||
|
изображения) или файлов, созданных |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
с помощью |
|
других |
приложений |
|
|
|
|
|
|
||||
|
Microsoft Office. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Используя поле |
с |
типом |
данных |
|
|
|
|
|
|
||||
|
"Вложение", можно вложить в одну |
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
запись более одного файла. |
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Гиперссылка |
Используется |
|
|
для |
хранения |
До 1024 х 1024 х 1024 |
||||||||
|
гиперссылок (в том числе ссылок на |
символов, |
для |
|
хранения |
|||||||||
|
объекты приложения Access, которые |
которых |
требуется |
2 |
||||||||||
|
хранятся в базе данных). |
|
|
гигабайта |
(2 |
байта |
на |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
символ). Из них можно |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
отображать |
до |
|
65 |
535 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
символов |
в |
|
одном |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
элементе управления. |
|
||||
Мастер |
Используется |
|
для |
запуска |
мастера |
Если к полю подстановок |
||||||||
подстановок |
подстановок, позволяющего создавать |
присоединена таблица или |
||||||||||||
|
поле, |
в |
|
котором |
в |
виде |
запрос, то это размер |
|||||||
|
раскрывающегося |
|
|
списка |
присоединенного столбца. |
|||||||||
|
отображаются |
значения |
из |
другой |
Если к полю подстановок |
|||||||||
|
таблицы, |
запроса |
или |
списка |
не |
присоединен |
другой |
|||||||
|
значений |
|
|
(фактически |
мастер |
столбец (т. е. хранится |
||||||||
|
подстановок |
|
не |
|
является |
типом |
список значений), то это |
|||||||
|
данных). |
|
|
|
|
|
|
|
размер текстового поля, |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
используемого |
|
|
для |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
хранения списка. |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
1.4.Поля, одновременно допускающие несколько значений
В большинстве систем управления базами данных, включая Microsoft Access версий до Mirosoft Access 2007, в поле можно хранить только одно значение. При работе с Microsoft Office Access 2010 можно создать поле, хранящее несколько значений, например список категорий, к которым относится проблема.
Технически модель поля, одновременно допускающего несколько значений, в Access реализует отношение «многие-ко-многим».
Рассмотреть необходимость создания поля, одновременно допускающего несколько значений, следует в случаях, когда требуется выполнить следующие задачи:
Хранить выборку из списка вариантов, содержащую одновременно несколько значений (и этот список относительно невелик).
Экспортировать таблицу Access на узел SharePoint, где будут применяться поля вариантов или подстановок с несколькими значениями, доступные в
Windows SharePoint Services.
Создать связь со списком SharePoint, содержащим поля вариантов или подстановок с несколькими значениями.
Кроме описанных выше ситуаций, поля, одновременно допускающие несколько значений, можно использовать, когда есть уверенность, что не придется позже переносить базу данных на Microsoft SQL Server. Поля, одновременно допускающие несколько значений, из формата Office Access 2010 преобразуются в поля SQL Server в виде полей типа МЕМО (ntext), которые содержат значения с разделителями. Поскольку SQL Server не поддерживает типы данных, одновременно допускающие несколько значений и представляющие модель отношения «многие-ко-многим», может потребоваться дополнительная работа по конструированию и преобразованию.
1.5.Свойства полей
В следующей таблице перечислены свойства полей и описано влияние этих свойств на поля в зависимости от их типа данных.
|
Таблица 2. Свойства полейMs Office Access |
Свойство поля |
Применение свойства |
Размер поля |
Задание максимального размера для данных. |
Формат поля |
Настройка отображения поля по умолчанию на экране |
|
и при печати. |
Число десятичных знаков |
Задание числа десятичных знаков, используемых при |
|
отображении чисел. |
Новые значения |
Указывает, какие значения (последовательные или |
|
случайные) присваиваются полю "Счетчик" при |
|
добавлении новой записи. |
Маска ввода |
Символы редактирования, определяющие способы |
|
ввода данных. |
Подпись |
Текст, отображаемый по умолчанию в качестве |
7 |
|
|
подписи в формах, отчетах и запросах. |
|
||
Значение по умолчанию |
Значение, автоматически назначаемое полю при |
|||
|
добавлении новой записи. |
|
|
|
Условие на значение |
Выражение, значение которого должно быть истинно |
|||
|
при добавлении или изменении значения поля. |
|
||
Текст для проверки |
Текст, появляющийся при вводе значения, при |
|||
|
котором нарушается условие, указанное в поле |
|||
|
Условие на значение. |
|
|
|
Обязательное поле |
Указывает, должно ли это поле содержать значение в |
|||
|
каждой записи. |
|
|
|
Пустые строки |
Разрешает (установкой значения Да) ввод строки |
|||
|
нулевой длины ("") в текстовое поле и в поле МЕМО. |
|
||
Индексация |
Посредством создания и использования индекса |
|||
|
ускоряет доступ к этому полю для чтения. |
|
||
Сжатие Юникод |
Выполняется сжатие данных, содержащихся в этом |
|||
|
поле, если в нем менее 4096 символов (это условие |
|||
|
всегда выполняется для текстовых полей). Если в поле |
|||
|
содержится более 4096 символов, не выполняется |
|||
|
никаких действий. |
|
|
|
Режим IME |
Управление |
преобразованием |
символов |
в |
|
восточноазиатских версиях Windows. |
|
||
Режим предложений IME |
Управление |
преобразованием |
предложений |
в |
|
восточноазиатских версиях Windows. |
|
||
Смарт-теги |
Позволяет выбрать смарт-теги, применяемые к полю. |
|
||
Только добавление |
Когда для свойства задано значение Да, ведется |
|||
|
журнал значения поля. |
|
|
|
Формат текста |
Для хранения данных в виде HTML-кода и |
|||
|
использования RTF-форматирования следует выбрать |
|||
|
значение Формат RTF. Чтобы хранить только текст |
|||
|
без форматирования, следует выбрать значение |
|||
|
Обычный текст. |
|
|
|
Выравнивание текста |
Выравнивание текста по умолчанию в элементе |
|||
|
управления. |
|
|
|
Отображать элемент |
Указывает, должен ли в приложении Access |
|||
выбора даты |
отображаться элемент выбора даты (элемент |
|||
|
управления "Календарь"), когда пользователь |
|||
|
изменяет значение поля. |
|
|
|
1.6.Просмотр сведений об объектах в базе данных
Один из способов изучить определенную базу данных — воспользоваться
архивариусом (средством документирования базы данных). Архивариус используется для построения отчета, содержащего подробные сведения об объектах в базе данных. Сначала следует выбрать, какие объекты будут подробно рассмотрены в отчете. Когда запускается архивариус, его отчет содержит все данные о выбранных объектах базы данных.
8