Информационные технологии / RSV / Лаб_1(Word)

Лабораторная работа №1

Шаблоны в Microsoft Word

Цель работы

Приобретение навыков работы с шаблонами в Microsoft Word.

Теоретические сведения

Шаблон- это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы списков автотекста и автозамены, макросы, панели инструментов, пользовательские меню и сочетания клавиш, форматирование и стили.

Все новые документы в Microsoft Word создаются на основе шаблонов. По умолчанию при создании нового документа выбирается шаблон Обычный на вкладке Общие. В комплект поставки Word входят десятки шаблонов, которые могут быть использованы для создания документов различных типов. 

После запуска Microsoft Word в окне приложения открывается пустой документ, который называется Документ 1. Этот документ основан на шаблоне Обычный (Normal.dot), а текст вводится в стиле Обычный, в котором установлены следующие параметры форматирования: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль (размер шрифта) - 12 пунктов, выравнивание по левому краю, межстрочный интервал - одинарный.

Шаблон Normal.dot является общим шаблоном. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

Постановка задачи

Разработать шаблон бланка письма учреждения согласно образцу, представленному на рисунке Рис. 1 и создать документ на основе разработанного шаблона. Исходные данные о предприятии и его логотип взять из образца в соответствии номером варианта.

Рис. 1

Порядок выполнения работы

 

1. Запустить Microsoft Word

2. Создать в Microsoft Word шаблон документа (бланк письма)

2.1 Создать файл myletter (мое письмо) на основе общего шаблона 

Чтобы создать новый шаблон на основе общего шаблона Новый документ выполните следующее: 

• выберать команду меню "Файл"/"Создать";

• в области задач на панели Создание документа в разделе "Создание с помощью шаблона" щелкнуть по ссылке "Общие шаблоны";

• в открывшемся окне диалога Шаблоны выделить новый документ, а переключатель "Создать" установить в положение "шаблон" и нажмите ОК. В окне приложения откроется "Шаблон1";

• внести необходимые изменения в размеры полей страницы ("Файл"/"Параметры страницы"): Верхнее - 1,6 см, Нижнее - 1,8см, Левое - 2см, Правое - 2см, ориентация страниц - книжная;

• установить гарнитуру шрифта - Times New Roman, кегль - 10 пунктов;

• в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как";

• в поле "Тип файла" выбрать значение - "Шаблон документа";

• По умолчанию в поле "Папка" открывается папка "Шаблоны";

• в поле "Имя файла" ввести имя "myletter" для шаблона бланка письма и нажать кнопку "Сохранить". Шаблон myletter.dot будет сохранен в папке "Шаблоны" и будет отображаться в окне диалога "Шаблоны" на вкладке "Общие".

  2.2 Ввод, редактирование и форматирование "шапки" шаблона

Для ввода, редактирования и форматирования текста и рисунка в "шапке" шаблона выполнить следующее:

• в верхней части документа создать таблицу для размещения с соответствующим количеством столбцов и строк для размещения логотипа, названия предприятия и его почтовых и финансовых реквизитов.

• удалить линии границ таблицы, для этого выделить всю таблицу и выполнить команду "Формат" / "Границы и заливка"..., и во вкладке "Граница" выбрать "Тип": нет. 

2.3 Между "шапкой" и текстом письма создать границу в виде двойной сплошной линии черного цвета 

В качестве границы раздела между фрагментами документа использовать горизонтальную линию.

Создать горизонтальную линию одним из способов:

• установить курсор ниже таблицы и выполнить команду "Формат" / "Границы и заливка". В открывшемся окне на вкладке "Граница" добавить границу, щелкнув на образец верхняя граница, и выбрать соответствующий тип границы;

• нарисовать линию, используя "Панель рисования".

2.4 Слева под горизонтальной линией создать поле для даты и номера письма Для создания поля "Дата и номер письма" выполнить: 

• установить требуемый отступ слева для поля "Дата и номер письма" с помощью команды "Формат/Абзац...";

• предварительно установить позиции табуляции 4 и 8 см командой "Формат"/"Табуляция";

• установить начертание "Подчеркнутый", ввести «жесткий пробел» и нажать клавишу TAB, затем отключить начертание "Подчеркнутый" и ввести «жесткий пробел», символ № и еще «жесткий пробел». Опять установить начертание "Подчеркнутый", ввести «жесткий пробел» и нажать клавишу TAB.

2.5 Справа под горизонтальной линией создать поле "Кому адресовано письмо" 

Для создания этого поля (с помощью объекта "Надпись") выполнить следующие действия:

• создать объект "Надпись", щелкнув на панели рисования объект "Надпись", или выполнить команду "Вставка"/"Надпись";

• переместить объект "Надпись" в требуемое место документа и, изменить размеры с помощью маркеров изменения, ввести текст "Кому адресовано письмо";

• удалить линии (границы) объекта "Надпись" в окне диалога "Формат" надписи, используя команду "Формат"/"Надпись..". 

2.6 Создать поле "Заголовок письма".  Создать поле "Заголовок письма" выше указанным способом. 

2.7 Нарисовать уголки для полей "Кому адресовано письмо" и "Заголовок письма" Для создания уголков (линий) воспользоваться инструментом "Линия", который размещен на "Панели рисования".  2.8 Выполнить форматирование текста шаблона Установить следующие параметры форматирования:

• для текстового поля "Кому адресовано письмо": гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по левому краю;

• для текстового поля "Заголовок письма": гарнитура шрифта - Arial, кегль - 12, выравнивание - по центру;

• для остального текста письма: гарнитура шрифта - Times New Roman, кегль - 12, выравнивание - по ширине. 

2.9  Сохранить изменения и закрыть шаблон бланка письма, выполнив команду Файл/Закрыть

3. Создать в Microsoft Word документ

3.1 Создать новый документ на основе созданного шаблона

Для нового документа на основе шаблона выполнить следующее: 

• выбрать команду "Файл" / "Создать";

• в области задач на панели Создание документа в разделе "Создание с помощью шаблона" щелкнуть по ссылке "Общие шаблоны";

• в открывшемся окне диалога "Шаблоны" на вкладке "Общие" выделить myletter.dot, а переключатель "Создать" установить в положение "документ" и нажать ОК. В окне приложения откроется документ на основе шаблона myletter.dot;

• ввести дату и номер письма, данные входящего письма, ввести текст в текстовые поля "Кому адресовано письмо", "Заголовок письма" и ввести основной текст письма. (Данные для заполнения письма берутся произвольные – это может быть и Приказ и Служебная записка и Деловое письмо и Заявление и т.д.)

3.1 Сохранить письмо на диске (файл - письмо_1.doc)