Функция

исторического

источника

Изучается исторической наукой.

Эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Существует две точки зрения:

первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

Функция учета

Дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета:

Статистический

Бухгалтерский

Оперативный

отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Тема №3.

Классификаци я документов

1.Понятие о

классификации

документов

Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

•Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам.

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов.

•В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отмечающий цели классификации.

•Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления.

•Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

•Третий уровень деления -

подвид.

•За ним следует разновидность

ит.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему.

•Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ – издание - непериодическое издание - книга.

•Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д.

•Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

2. Классификация по

информационной