- •Тема №2.
- •2.1.ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ"
- •Кнастоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное
- ••Изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился
- ••После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное
- •В утверждённом в 1998 г. ГОСТе:
- •2.2.ФУНКЦИИ
- •Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени
- •Выделяются функции общие и специальные:
- •Информационная
- •Информационная емкость (или информационный потенциал) – это количество и качество информации содержащейся в
- •Социальная функция
- •Коммуникативная
- •Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- •Культурная функция
- •Управленческая
- •Правовая функция
- •№1. изначально обладающие ею
- •Сюда относятся:
- •№2. приобретающие ее на
- •Функция
- •Существует две точки зрения:
- •Функция учета
- •Тема №3.
- •1.Понятие о
- •Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды,
- ••Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений
- ••Третий уровень деления -
- •Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему.
- •2. Классификация по
- •а) Классификация документов по
- •б) Классификация документов по
- •в) Классификация документов
- ••В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка.
- ••Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью
- ••Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных
- •г) Классификация документов по мерности записи
- •д) Классификация документов по
- •е) Классификация документов по
- •ж) Классификация документов по степени их распространенности.
- •Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.
- •Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом.
- •Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания
- •Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности
- •Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля
- •Самостоятельный класс документов -
- •3. Классификация по материальной составляющей
- •а) Классификация документов по материалу носителя информации.
- •Документы на искусственном носителе:
- •б) Классификация по материальной
- •Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без
- •Соединенная по длине стопа становится кодексом.
- •Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата:
- •Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации.
- •Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль
- •Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации
- •4. Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде.
- •а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет:
- •б) Классификация документов по времени
- •в) Классификация документов по месту происхождения. Различают:
Тема №2.
ДОКУМЕНТ И ЕГО
ФУНКЦИИ
2.1.ПОНЯТИЕ "ДОКУМЕНТ"
•Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало -"свидетельство","доказательство".
•Термин "документ" более «старый», нежели термин "информация".
•В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство»
(термин в течение длительного времени почти не употреблялся –акт, дело, бумага)
2
Кнастоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия.
•Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации
•и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от
акцентирования внимания на каком-либо |
|
отдельном его функциональном аспекте. |
3 |
|
•Изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
•Первый Государственный стандарт в стране был утверждён ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Документ -это "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека".
•После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
Документ – это материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве".
В утверждённом в 1998 г. ГОСТе:
ГОСТ Р 51141-98
"Документ; документированная
информация: - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
2.2.ФУНКЦИИ
ДОКУМЕНТА
Функцией документа - называется внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления.
•Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен.
Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов.
Выделяются функции общие и специальные:
Общая функция - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная
Специальная функция – это управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета
Информационная
функция
Определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.
Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.