Лекция №7. Документировани е и документообразов ание.

7.1. Системы

документации.

Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне.

Основные этапы ДОУ:

•Прием документов

•Распределение

•Регистрация

•Исполнение

•Контроль исполнения

•Формирование дел

•Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

•ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

•В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо.

•Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации

•Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Системы документации:

•организационно-распорядительная;

•плановая;

•отчетная;

•финансовая;

•договорная;

•документация по материально- техническому обеспечению;

•документация по документационному и информационному обеспечению деятельности организации и т. д.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

1) организационно- распорядительная документация (ОРД)

2)документы по функциям управления

1) организационно- распорядительная документация (ОРД)

•документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности.

•Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

• В эту группу входят: 1.1.организационные

устав, положение, инструкция, штатное расписание, законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел

1.2.распорядительные

приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.

Основное назначение распорядительных документов – регулирова-ние и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.