Тема 4. Бюджетное устройство предприятия

Бюджетное устройство предприятия – представляет собой организационные принципы построения бюджетной системы, ее структуру и взаимосвязь содержащихся в ней бюджетов.

Бюджетная система предприятия – это совокупность бюджетов, основанная на производственных, экономических отношениях и организационной структуре управления предприятием, регулируемая его внутренними нормативными документами.

Консолидированный бюджет – свод всех бюджетов, используемый в бюджетной системе предприятия. Включает бюджет предприятия в целом и бюджеты отдельных центров финансовой отчетности в его составе. Традиционная структура системы бюджетов предприятия, отражающая взаимосвязь между бюджетами и логику формирования консолидируемых бюджетов может быть представлена в виде схемы:

Представленная схема, как правило, дополняется следующими аспектами классификации бюджетных доходов.

А) По функциональному назначению:

- бюджет имущества;

- бюджет доходов и расходов;

- бюджет операционной деятельности.

Б) По отношению к уровню интеграции управленческой информации:

- бюджет центра финансовой отчетности первичного учета;

- консолидируемый бюджет.

В) В зависимости от временного интервала:

- стратегический бюджет;

- оперативный бюджет (является частью стратегического).

Г) В зависимости от этапа бюджетного процесса:

- плановый бюджет;

- фактический (исполнительный) бюджет.

Обычно на уровне предприятия в качестве основных бюджетных документов рассматриваются:

1. Форма №1 – бюджет имущества.

2. Форма №2 – бюджет доходов и расходов.

3. Форма №4 – бюджет движения денежных средств.

4. Бюджет производственно-хозяйственной (операционной) деятельности.

5. Документ, отражающий производство и реализацию продукции, и иные производственные результаты.

В процессе использования перечисленных документов происходит сначала декомпозиция (разбор на аналитические суммы, а затем интеграция содержащихся в них информации). Показатели бюджетов предприятия складываются из бюджетов цехов, служб, отделов и т.д. При этом бухгалтерский баланс формируется в систему имущества центра финансовой отчетности.

6. Отчет о прибылях и убытках в систему доходов и расходов центра финансовой отчетности.

7. Отчет о движении денежных средств в систему бюджетов денежных средств центра финансовой отчетности.

8. Бюджет производственно-хозяйственной деятельности трансформируется в систему бюджетов операционной деятельности центра финансовой отчетности.

Тема 5. Реализация системы бюджетирования

Реализация системы бюджетирования включает следующие составляющие:

1. Экономическая

2. Организационная

3. Информационная

4. Компьютерная

Экономическая часть реализации системы бюджетирования представлена хозяйственным механизмом предполагающим:

- закрепление за центром финансовой отчетности определенного набора имущества, прав управления этим имуществом и связанными с ним доходами и расходами;

- применение специальных методов полученных доходов и формирования расходов;

- использование методов экономического стимулирования.

Разработка бюджета требует значительного объема нормативной информации – норма расхода, расценок, тарифов и т.д. Для ее получения производится значительная подготовительная работа в ходе которой осуществляется тщательная инвентаризация доходов и расходов, имущества, включая резервы и потери.

Организационное обеспечения системы бюджетирования включает модификационную организационную структуру управление предприятием и изменение его системы документооборота. Причем этот процесс, как правило, не требует радикальной перестройки организационной структуры.

При этом минимальные требования следующие:

а) каждому подразделения присваивается свой статус «центр доходов», «центр расходов», «центр прибыли»;

б) создается общее подразделение организующие работу системы управления бюджетов - расчетно-организационный центр;

в) руководитель расчетно-финансового центра наделяется полномочиями заместителя директора руководителя предприятия;

г) схема документа оборота предприятия изменится следующим образом:

- вводятся новые документы обязательные для использования плана доходов и расходов

- все фактические расходы предприятия перед их использованием смеряются с плановым бюджетом.

Компьютерная составляющая включает в себя:

- обеспечение всех организационных единиц центра финансовой отчетности специальным компьютерным образованием необходимым для функционирования системы бюджетирования в компьютерной сети

- внедрение универсальной программы среды (операционной системы, официального пакета ит.д.)

- установка специального программного комплекса реализующего разработку исполнения бюджетов в электронном виде и процесс управления в компьютерной сети

- организация обучения персонала использования программного комплекса бюджетирования.

В качестве наиболее распространенных программных комплексов можно выделить R\3 «SAAP», Галактика – фирма «Галактика», БЕСТ-бухгалтерия – «Бест». Эти программные комплексы прогнозируются их разработчиками как универсальные инструменты бухгалтерского, финансового, управленческого и оперативного управления.

Опыт внедрения этих систем показал, что их эффективное использование на конкретном предприятии основывается на адаптации различных инструментов этих комплексов к конкретным условиям и специфики этих предприятий.

Система бюджетирования реализует все функции управления предприятием, в том числе учетную. По отношению к системе бухгалтерского учета возможны автономный и адаптивный варианты системы учета.

Адаптивный вариант базируется на учете бухгалтерской информации без ее существенных изменений.

Автономный вариант предполагает создание в системе бюджетирования собственных средств, независимых от бухгалтерии системы учета.

Каждый вариант имеет определенные достоинства и недостатки.

Адаптивный вариант базируется на использовании отработанных информационных бухгалтерских потоков, он не допускает дублирования учетной информации, является более экономичным в организации и в функционировании. Особенно привлекательно использование адаптивного варианта при хорошо развитом аналитическом учете имущества доходов и расходов, учитываемых по подразделением предприятия обособленно. Иногда такой бухгалтерский учет отождествляют с процессом бюджетирования. Однако существенными проблемами в адаптивном мероприятии является формирование бюджетов. Использования традиционной системы построения бухгалтерской информации требует осуществление процесса планирования в «бухгалтерском стиле». При этом возникает ряд сложных методических проблем с преобразованием бухгалтерской информации в формы необходимые соответствующем уровням управления.

Практика показывает, что чем сложнее структура аналитического учета, тем более трудоемким является процесс планирования при адаптивном варианте.

Автономный вариант использует собственную систему учета, что вызывает дублирование учетной информации, приводящей к росту управленческих расходов. Однако при этом организация системы бюджетирования на основе автономного варианта является более простой и дешевой в разработке за счет применения обобщенных (сальдированных) алгоритмов планирования и учета, с аналитикой необходимой для конкретного уровня управления.

Использование автономного варианта является целесообразным в том случае, когда бухгалтерская система не отвечает требованием, прилагаемым к информации использованной для управления. Так же внедрение автономной системы требуется при неудовлетворительном состоянии бухгалтерского учета. Во-первых, процесс управления не может основываться на использовании недостоверных бухгалтерских данных. Во-вторых, как показывает практика, внедрить дублирующую учетную систему бывает быстрее и дешевле, чем ожидать восстановление работоспособности управления. И, на конец, гораздо проще навести порядок в бухгалтерии использования метода материальной заинтересованности реализуемой системы бюджетирования.

Для современных российских условий представляется целесообразной следующая стратегия системы бюджетирования:

1. изначально внедряется менее современный, но более простой и дешевый автономный вариант;

2. после его освоения, отладки и привыкания системы управления к работе в условиях бюджетирования имеет смысл трансформировать используемую упрощенную систему информации в адаптивный вариант, подразумевающий взаимосвязанные блоки планирования и учета на основе полного аналитического раскрытия плановой информации бухгалтерскими исходными данными и организации единовременного и постоянного формирования плановых и учетных данных.

Функциональный аспект системы управления бюджетом может быть представлен в виде следующей схемы «Функциональных блоков реализуемых систему бюджетирования».

В рамках описанной системы формирования процесса бюджетирования предполагается воссоздание не только финансового планирования, но и производственного, а так же планирование материально-технического и кадрового обеспечения.