Тема 5. Информационный анализ систем управления

План лекции

5.1. Цель и задачи информационного анализа

5.2. Вербальное описание системы

5.1. Цель и задачи информационного анализа

Основная цель информационного анализа состоит в исследовании информационных потоков организационно-технических систем.

Анализ информационных потоков осуществляется на основе описания системы.

К задачам информационного анализа можно отнести следующие:

1. Описание документов и сообщений, которые являются инструментарием системы управления;

2. Проведение анализа и описания структуры документов и их элементов;

3. Описание процедур получения значений показателей и документов (инструкции по оформлению документов);

4. Выделение тех параметров, документов, которые могут изменяться системой управления;

5. Выделение тех параметров, которыми система управления управлять не может (неуправляемые параметры);

6. Выделение входных параметров системы и описание диапазона их изменения;

7. Выделение выходных характеристик системы и описание диапазонов изменения;

8. Формирование критерия качества управления;

9. Формулировка формы сообщений для оперативного управления.

5.2. Вербальное описание системы

В системном анализе принято различать:

- вербальное или словесное описание системы;

- формализованное или математическое описание системы.

Формализованное описание системы базируется на вербальном и именно переход от вербального к формализованному описанию осуществляется при выполнении информационного анализа.

Рассмотрим сначала пример вербального описания системы.

Объект управления представляет собой отдел туризма и внешних связей Государственного мемориального и природного заповедника "Музей-усадьба Л.Н.Толстого "Ясная Поляна".

Описание системы предполагает:

1. Описание назначения;

2. Описание ресурсов;

3. Описание процессов.

Примерное описание (вербальное) такой организационно-технической системы выглядит следующим образом.

Описание назначения. Отдел туризма и внешних связей Государственного мемориального и природного заповедника "Музей-усадьба Л.Н.Толстого "Ясная Поляна" предназначен для облегчения работы музея по приему многочисленных разрозненных групп туристов, обеспечения необходимых представительских функций музея (встреча гостей, делегаций и т.д.), создания благоприятного имиджа музея в средствах массовой информации, составления тур-программ, включающих дополнительные услуги для увеличения прибыли музея и т.д.

Описание ресурсов. В качестве основного места расположения отдела выступает офис, расположенный по адресу ... Помещение представляет собой две комнаты. Вспомогательных помещений отдел не имеет.

Подразделение имеет следующие средства обслуживания: транспортные средства, мобильный телефон, мини-АТС, факсимильный аппарат, компьютер IBM PC Pentium, снабженный лазерным принтером.

Описание процессов. Во время работы отдела можно наблюдать несколько групп основных процессов:

1. Заключение договоров с поставщиками услуг;

2. Заключение договоров с туроператорами о сотрудничестве в области туризма;

3. Обмен сообщениями с поставщиками услуг;

4. Обмен сообщениями с туроператорами;

5. Оперативное управление процессом производства;

6. Оценка и поиск новых клиентов;

7. Оценка и поиск новых подрядчиков и поставщиков услуг;

8. Оформление необходимой документации.

После оформления вербального описания системы целесообразно провести анализ информационных потоков, ввести необходимое обозначение, определить параметры, характеризующие работу ресурсов и количество процессов.

Лекция 9

Продолжение темы 5.ИНФОРМАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

План лекции

5.3. Формализованное описание системы.

5.4. Классификация информационных параметров.

5.5. Составление информационной базы данных.

5.3. Формализованное описание системы.

Формализованное описание системы подразумевает описание и анализ документов, нормативов, сообщений, планов, отчетов и т.п., что позволяет определить объемы, структуру, диапазоны изменения баз данных, сформулировать требования к процессам обработки информации.

Любой документ по виду оформления делится на зоны.

Принято выделять 3 типа зон:

1 - заголовочная зона;

2 - информационная зона;

3 - оформляющая зона;(дата, печать, подпись, расшифровка).

В указанных зонах информация может быть размещена в различной

форме:

- линейной;

- анкетной;

- табличной.

Линейная форма предполагает размещение показателей в строку:

Цех	Участок	Изделие	Деталь	Количество
10	3	И17	Д6	150

Анкетная форма предполагает размещение показателей в столбец:

- мощность - 60 кВт,

- скорость - 40 об/мин,

- масса - 300 кг.

Табличная форма - это совокупность столбцов и строк:

Деталь	Количество	Масса	…	…
Втулка	100	0,3
Кольцо	50	0,07
Пуансон	20	0,1

В документах могут применяться различные сочетания этих форм записи информации.

5.4. Классификация информационных параметров.

Все виды документов, сообщений, планов, нормативов, отчетов и т.д., т.е. все информационные потоки в системе разделяются на управляемые, неуправляемые, входные и выходные параметры.

Управляемые параметры - это те, которые система управления может изменять (объемы договоров с поставщиками и потребителями, отчеты о деятельности предприятия).

Неуправляемыми параметрами система управления варьировать не может (погодные условия, спрос на продукцию и услуги в зависимости от сезона).

Входные параметры - это те, которые поступают на вход системы (договор об обслуживании туристов, договор о сотрудничестве, приходный ордер).

Выходные параметры - это параметры, поступающие на выход системы (отчет о деятельности организации).

5.5. Составление информационной базы данных.

После того, как вся информация подразделена на указанные группы, создается информационная база табличного типа (табл. 5.1).

Например.

Таблица 5.1

Входные управляемые параметры

N	Название Документа	Источник	Получатель	Периодичность	Диапазон изменения
1.	Договор о сотрудничестве	Туроператоры	ГМПЗ «Ясная Поляна»	1 раз в год	До 500 тыс. человек в год
2.	Договор о предоставлении транспорта для туристов	ГМПЗ «Ясная Поляна»	Автопредприятия	1 раз в год	3 – 5 тыс. человек в год
4.	Приходн. ордер	ГМПЗ «Ясная Поляна»	Туроператоры	По поступлению наличности	От 274 тыс. руб.

На следующем этапе формулируются критерии качества управления.

Например, критериальными параметрами могут быть: увеличение общего потока туристов, минимизация затрат и т.д.

В заключение необходимо сформулировать сообщения для оперативного управления объектом.

Лекция 10