Формирование сводной таблицы.
Формирование выполняется с помощью Мастера сводных таблиц и диаграмм, который запускается командойДанные \ Сводные таблицы:
На первом шаге нажимаем кнопку Далееи переходим ко второму шагу:
На втором шаге нажимаем кнопку Далееи переходим к третьему шагу:
Нажимаем кнопку Макети видим пока еще не заполненные области (Строка, Столбец, Данные, Страница) будущей сводной таблицы:
Заполним их, отбуксировав справа кнопку поля Фамилияв областьСтолбец, кнопку поляКатегорияв областьСтрока, кнопку поляОбщая Суммав областьДанные, кнопку поляГород Получателяв областьСтраница. В результате получим:
Обратите внимание, что надпись на кнопке, помещенной в область Данные,содержит указание на выбираемую по умолчанию функцию сведения: для числовых полей в качестве такой функции используется функция Сумма, а для прочих типов полей – функция Счет (в русской версии ей соответствует надпись на кнопке «Количество значений»). Двойной щелчок по кнопке поля в одной из областей открывает диалоговое окно, с помощью которого можно настроить параметры этого поля:
Скажем, если бы нас интересовала не общая сумма поставок товаров, а, например, максимальная, минимальная или средняя, то можно было бы сменить используемую по умолчанию функцию сведения Сумма, на Максимум, Минимум, Среднее.
Завершаем макетирование сводной таблицы щелчком по кнопке ОК, а затем по кнопкеГотоводля завершения созданиясводной таблицы:
Обратите внимание на наличие в сводной таблице итоговых строки (строк) и столбца (столбцов).
При появлении сводной таблицы появилась панель инструментов Сводные таблицыиСписок полей сводной таблицы:
Буксировка полей в различные области сводной таблицы позволяет легко трансформировать таблицу. Например, после буксировки поля Дата исполненияв областьСтрокаслева от поляКатегорияполучим следующий вид сводной таблицы:
А путем перебуксировки того же поля (Дата исполнения), но справа от поляКатегорияи выбора из раскрывающегося списка поля Дата исполнениялишь двух дат (07.07.93 и 08.07.93) получаем уже другую компоновку сводной таблицы:
Отбуксируем из области СтрокаполеКатегориявСписок полей сводной таблицы:
Сгруппируем информацию по годам. Для этого:
Правый щелчок по ячейке А4,
Из контекстного меню выполним команду Группа и структура \ Группировать,
Появилось диалоговое окно
,
в котором укажем шаг группировки Годыи щелкнемОК.
После группировки имеем:
Для разгруппирования надо:
Правый щелчок по ячейке А4,
Из контекстного меню выполнить команду Группа и структура \ Разгруппировать.
Построение диаграмм и графиков.
Вернемся к первоначальной сводной таблице.
Щелкнем по кнопке Мастер диаграммпанели инструментовСводные таблицы.
Появился лист Диаграмма 1для текущего вида сводной таблицы:
Меняя на листе Сводная таблица 1 вид сводной таблицы и переходя на листДиаграмма 1, Вы всегда будете видеть диаграмму, соответствующую текущему виду сводной таблицы.
Изменим вид диаграммы. Для этого:
Перейдем на лист Диаграмма 1и щелкнем по кнопкеМастер диаграммна панели инструментовСводные таблицы. В результате запуститсяМастер диаграмм:
Выберем на вкладкеСтандартные: Тип:Гистограмма,Вид: [1,1]. Щелкнем кнопкуДалее.
На третьем шаге Мастера диаграммна вкладкеЗаголовкивведемНазвание диаграммы:Объемы продаж (руб.) и названиеОсь Х:Категории:
Щелкнем
кнопкуДалее.На четвертом шаге Мастера диаграмм
щелкнем кнопкуГотово.
Дважды щелкнем по заголовку диаграммы и в появившемся окне перейдем на вкладку Шрифт:
где выберем Начертание:полужирныйиРазмер:16. Щелкнем кнопкуОК.
Вызовем Список полей сводной таблицыи в областьПеретащите сюда поля страниц, выделенную голубой рамкой, отбуксируем полеГород Получателя.
В результате получим следующую диаграмму:
