Конспект лекций по ИСЭ. Огнянович А.В. / Глава 8

Глава 8. Основные принципы построения и использования автоматизированных информационных систем

8.1. основные принципы построения и использования автоматизированных информационных систем во внешнеэкономической деятельности

Развитие мирового рынка с его многочисленными секторами влечет за собой рост объема валютных, кредитных, финансовых расчетных операций. Увеличиваются документооборот, количество деловых бумаг — платежных и унифицированных коммерческих и финансовых документов. Между участниками рынка происходят обмен информацией, передача сведений о курсах валют и ценных бумаг, процентных ставках, положении на разных рынках, надежности партнеров и др. Информационные потоки выходят за национальные границы. В итоге формируется банк данных для рынка информационных услуг в мировом масштабе. В рамках ООН создана организационная структура для координации работ межправительственных и других организаций экономического, коммерческого, финансового, телекоммуникационного профиля. Постоянные рабочие группы разрабатывают новые и совершенствуют действующие стандарты по международным валютным, кредитным, финансовым, расчетным операциям. Временные рабочие группы периодически обсуждают проблемы ценных бумаг, дорожных чеков, золота и других драгоценных металлов, банковских операций с использованием сети СВИФТ. Система обмена информацией предназначена для пользования не только узким кругом профессионалов, но и всех участников рыночной экономики.

Ситуация на мировых валютных, кредитных, финансовых рынках постоянно меняется под влиянием многих факторов. Банки и финансовые учреждения, обслуживающие международные операции, реагируют на изменение их конъюнктуры благодаря интеграции технических средств информации и информационной координации. В современных условиях сложились определенные системы международного обмена информацией между банками. В их числе общие сети платежной документации, канал для операций с кредитными платежными средствами (EPS-NET) и др. Применяются международные автоматизированные системы межбанковских расчетов: по торговле ценными бумагами — СЕДЕЛ, по валютным операциям и информационным услугам — «Рейтер монитор сервис». С осени 1986 г. группа европейских банков использовала коммуникационную

сеть для взаимных расчетов в ЭКЮ, замененных с 1999 г. на евро. Эта система управляется банковской ассоциацией «ECU Bankers Association» (ЭКЮБА), обеспечивая эксплуатацию своей компьютерной системы и своевременное освоение банковских стандартов. Кроме того, система хорошо развита в рамках СВИФТ и выполняет необходимые расчеты, обеспечивая ведение баланса и учет позиции каждого участвующего в операциях банка. По окончании операционного дня отчет по взаимным расчетам направляется в Банк международных расчетов в Базеле (Швейцария), а каждому банку-участнику передается информация по его счетам о взаимных расчетах.

Наряду с транснациональными системами обмена информацией существуют частные каналы связи, создаваемые некоторыми учреждениями или группами учреждений. Они заключают соглашение по обработке потоков платежных документов и накоплению финансовой информации с какими-либо пользующимися их доверием учреждениями. Однако при формировании частных сетей обмена банковской информацией пользователи применяют общепринятые в мировом сообществе нормы. Подобное взаимодействие вычислительной техники на национальном и международном уровнях упрощает процедуры обмена информацией и снижает ее стоимость.

Цель создания общей системы информации достигается путем установления согласованной национальной сети и межстрановых обменов. Оплата за использование сети информации на международном уровне обычно производится на основе унифицированных тарификационных услуг. Мировой опыт стран показывает, что необходима специальная межбанковская координационная группа, которая определяет оптимальный выбор платежных инструментов, межбанковские правила по безналичным расчетам, разрабатывает межбанковскую систему телерасчетов, осуществляет внедрение и использование передового опыта новых электронных систем.

Для повышения эффективности международных валютно-кредитных и расчетных операций необходима их максимальная компьютеризация. С этой целью в Брюсселе в 1973 г. было создано акционерное общество — Всемирная межбанковская финансовая телекоммуникационная сеть (СВИФТ); официально функционирует с 1977 г. Основная задача СВИФТ — скоростная передача банковской и финансовой информации, ее сортировка и архивирование на базе средств вычислительной техники. В 1997 г. услугами СВИФТ пользовались 5950 банков и финансовых учреждений из 160 стран. С 1987 г. СВИФТ обслуживает и небанковские учреждения — брокерские и дилерские фирмы, клиринговые, страховые, финансовые компании. Одновременно решается проблема стандартизации

операций на мировом финансовом рынке, где осуществляются купля, продажа, залог и другие сделки с ценными бумагами. Наша страна вступила в СВИФТ в 1989 г. Более 230 банков России являются участниками международной межбанковской системы связи. Передачи ведутся круглосуточно. Обычные сообщения передаются в течение 10 мин, срочные — 1 мин.

СВИФТ не выполняет функции валютного клиринга. Автоматическая обработка информации в системе СВИФТ охватывает контроль, проверку подлинности отправителя и получателя, распределение сообщений по срочности, шифровку информации. Затем сообщение передается через прямой канал связи получателя, если он включен в сеть, или остается до востребования в общей базе. Основное достижение СВИФТ — это создание и использование стандартов банковской документации, признанной Международной организацией информации — ISO. Унификация банковских документов позволила избежать многих сложностей и ошибок при осуществлении международных межбанковских расчетов в условиях равного для всех участников доступа к скоростной сети передачи данных, высокой степени контроля и защиты от несанкционированного доступа. Преимущества стандартов системы межбанковской коммуникации оказались настолько очевидными, что и аналогичные системы на национальном уровне приняли их на вооружение (английская ЧАПС, французская САЖИТЭР, американская ЧИПС, швейцарская СИК и др.).

Предпосылкой успешного функционирования системы СВИФТ явилась стандартизация форматов сообщений и адресов, т. е. разработка и фиксация единого «языка банков». Этот процесс начался в 70-е годы. В 1974 г. Международный комитет завершил разработку типовых сообщений: движение платежей клиентов, межбанковское движение платежей, данные о кредитных и валютных операциях, выписки из текущих счетов банков за один день, включая записи в кредит и дебет счетов. В 1988 г. завершена стандартизация операций: продажа и оформление ценных бумаг, инкассовые и аккредитивные операции; отчет об управлении наличными средствами (балансовый отчет) для клиентов; чек; блокирование счета; торговля драгоценными металлами; синдицированный кредит; дорожные чеки; гарантии и др.

Все сообщения шифруются автоматически с введением в коммуникационную сеть, что обеспечивает секретность информации. Содержащееся в сообщении «удостоверение» гарантирует, что текст сообщения не подвергался изменениям в процессе передачи.

Идентификация банков осуществляется посредством В1С-кодов (Bank Identefier Codes), которые являются универсальной стандартной формой идентификации в телекоммуникационных сообщениях и базируются на методике, предложенной СВИФТ своим банкам-участникам. BIC-код предоставляется и банкам, которые не вступили в СВИФТ и не работают в его сети, если банк решил получить такой идентификатор.

Качественное обслуживание с использованием системы стандартов означает сохранность, приватность, точность, контролируемость и стабильность. Это определяет интегральную надежность системы, показатели которой определяются соответствующими характеристиками программного обеспечения и терминалов, помещений и квалификации персонала, вступающего в контакт с коммуникационной сетью. Генеральная инспекция группы специалистов, проверяющих деятельность СВИФТ, гарантирует ее надежность. Группа подотчетна непосредственно Совету директоров SWIFT. Для помещений SWIFT установлен режим ограниченного и контролируемого доступа. В операционных центрах сотрудники работают и перемещаются в зонах, ограниченных их обязанностями.

СВИФТ ежеквартально издает справочник банковских информационных кодов, руководство для пользователей и другие материалы. Для оказания помощи банкам — членам СВИФТ в 1980 г. создана компания СТС (SWIFT Terminal services), которая предлагает им выбрать оптимальную конфигурацию программно-технических средств; участвует в решении проблем их установки и внедрения; поддерживает и обслуживает национальные автоматизированные банковские системы. Другая компания — ССП (SWIFT Service Partner) осуществляет специализированное обслуживание участников и пользователей СВИФТ.

Со второй половины 80-х годов разработана более усовершенствованная система СВИФТ- II (Международная межбанковская организация по валютным и финансовым расчетам по телексу) и новая система СТАРТ (автоматизированная система контроля за правильным осуществлением проводок по счетам). Автоматизация проверки данных по счетам «ностро» повышает степень аккуратности, ускоряет обработку данных и выявление Ошибок, облегчает труд банковских служащих. В переходный период (1990—1993 гг.) параллельно функционировали обе системы. Постепенно банки ликвидировали СВИФТ-1 и подключались к СВИФТ-И, основанной на более высокой мощности компьютерной и коммуникационной технологии. СВИФТ-И не только передает, но и сортирует информацию и организует архив.

Система СВИФТ-П позволяет банкам получать значительные преимущества при проведении международных платежей и расчетов:

• возможность передачи больших объемов банковской информации на больше расстояния;

• безопасность банковских операций, так как включает множественную систему комбинаций физических, технических и процедурных средств безопасности;

• оперативность передачи банковской информации, включая обработку данных, процедура занимает 20 секунд.

В 1993 г. введено новое поколение финансовых интерфейсов — СВИФТ-Элайанс (SWIFT Aliance), которое основано на открытых системах, служит единой платформой для всех средств финансовой связи и предоставляет потребителямдолговременнуюстратегическую альтернативу параллельно используемым предыдущим системам интерфейсов.

В условиях перехода России к рыночной экономике и реформы банковской системы крупные банки постепенно подключаются к системе СВИФТ, создавая сеть электронной сети между участниками корреспондентских отношений в стране и за рубежом. С учетом мирового опыта России и другим странам СНГ требуется создание профессиональной организации для налаживания специальной сети обмена межбанковской финансово-экономической и коммерческой информацией. При этом необходимы: взаимодействие национальных систем, т. е. предоставление банковским учреждениям единых базовых услуг; заключение договора об участии в капиталовложениях с целью формирования сети информационных услуг; разработка процедуры и норм исходя из передового технологического опыта, используя по возможности мировые стандарты.

Использование СВИФТ способствует совершенствованию международных расчетных, валютных, кредитных операций. Во-первых, налажен и ускорен обмен информацией между банками и финансовыми учреждениями более 160 стран по телекоммуникационным линиям связи и автоматизированы их межбанковские операции. Во-вторых, осуществляются безбумажные международные финансово-банковские операции с минимальным использованием труда банковских служащих и максимальным сокращением операционных расходов. В перспективе бумажные документы банков будут заменены электронным обменом изображениями, например чеков. В-третьих, СВИФТ обеспечивает безопасность межбанковских операций, используя разные комбинации средств страхования риска. При этом уменьшаются банковские риски, связанные с потерей документов,

ошибочной адресацией, фальсификацией платежных документов. В перспективе СВИФТ будет обслуживать 80% международных расчетов.

Одной из наиболее распространенных информационных сетей мира в настоящее время является система Интернет. Многоязычная информационная система Интернет дает возможность пользователям получить краткую или развернутую информацию по интересующим вопросам. Ведущие банки России являются пользователями этой системы и в ближайшие годы планируют расширить и углубить возможности, предоставляемые системой Интернет, которая в настоящее время является одной из самых перспективных сетей мира.

Современная компьютерная система, связывающая национальные и международные экономические отношения и отражающая глобализацию всемирного хозяйства, позволяет сэкономить часть общественного труда, выделяемого обществом на обслуживание международных расчетных, валютных, кредитных и финансовых операций.

8.2. основные принципы построения и использования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления отчетности, предоставляемой внешним пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных данных. Для реализации этого информационного процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает бухгалтерский учет как функция управления предприятием.

АИС-БУ как составная часть АИС содержит три основные компоненты (рис. 1.1):

информацию как предмет и продукт труда; средства, методы и способы переработки информации; персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации. Информация, с которой работает данная система, являясь частью экономической информации, имеет свои особенности.

Процедуры сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения и обработки информации составляют информационный процесс бухгалтерского учета. С технологической точки зрения процедуры информационного процесса детализируются, выстраиваются в определенной последовательности в технологический процесс и реализуются посредством технических и программных средств, методов и способов преобразования информации, что и составляет информационную технологию конкретной предметной области. Для реализации информационной технологии АИС-БУ имеет набор компонент, которые называются обеспечивающими. К обеспечивающим компонентам АИС-БУ относятся: информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, организационное, технологическое, правовое и методическое обеспечение.

Организационно АИС-БУреализуется через создание автоматизированных рабочих мест бухгалтерских и учетных работников, зависит от организации учета (централизованного и децентрализованного) и организационной структуры бухгалтерии предприятия.

АИС-БУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтерского учета. Совокупность этих задач составляет функциональную часть АИС-БУ.

Функциональная часть АИС-БУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производственно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении, необходимую внутренним и внешним пользователям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают Двух видов. Это объекты, обеспечивающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и объекты, составляющие его производственно-хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и финансовые результаты.

Рис. 1.1. Структура АИС-БУ: сплошная линия — прямая связь, пунктирная линия — обратная связь

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по комплексам задач. Традиционно в информационной системе бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. При выделении одних комплексов принимается во внимание однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей. В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выделении комплекса учета затрат на производство. В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают процессы воспроизводства основных средств.

В практике АИС-БУ часто присутствуют и иные подходы к выделению комплексов и составу их задач. Все зависит от функциональной структуры АИС предприятия в целом, разграничения задач между информационными системами разных служб управления и многих других факторов. Однако в любом случае информация об объектах наблюдения бухгалтерского учета должна быть полной и достоверной, а обобщенная результатная информация — актуальной и достаточной для принятия управленческих решений.

Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета.

Внешние информационные связи АИС-БУ проявляются в использовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны уже на стадии разработки системы.

Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.

Автоматизированные информационные системы экономического анализа

Для принятия эффективных управленческих решений необходимо применение разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить три основных типа задач, требующих применения экономического анализа, для решения которых используются широко распространенные программные продукты.

Анализ финансового состояния предприятия. В нем заинтересованы как внутренние, так и внешние по отношению к предприятию пользователи экономической информации — инвесторы, налоговые службы и т.д. Он дает возможность оценить текущее финансовое состояние предприятия и сделать выводы об основных тенденциях его развития.

Задачи анализа, ориентированные на выработку стратегических управленческих решений по развитию бизнеса. В данном виде анализа заинтересованы руководители предприятий и потенциальные инвесторы с целью оценки эффективности инвестиционных проектов. Этот вид анализа рассчитан на составление долгосрочных прогнозов развития бизнеса и дает оценку эффективности новым направлениям деятельности.

Задачи анализа, ориентированные на выработку тактических Решений управления предприятием. Эти задачи являются прерогативой служб оперативного управления и направлены на выявление оптимальных путей решения задач текущего развития бизнеса.

В настоящее время на российском рынке программного обеспечения имеется достаточно много программ, ориентированных На подготовку аналитической информации. Они в достаточной степени различаются как по охвату задач анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, так и по реализованным в них подходам к их решению.

Можно выделить следующие основные группы программных средств, предназначенных для решения задач экономического анализа:

1) системы автоматизации финансового анализа;

2) средства автоматизации внутреннего анализа хозяйственной деятельности;

3) системы автоматизации анализа инвестиционных проектов:

4) интеллектуальные аналитические системы.

Наиболее распространенными и востребованными являются первые три группы программных средств. К четвертой группе относятся, прежде всего, нейросетевые аналитические системы, которые пока используются только небольшим числом крупных финансовых и производственных структур. Предоставляемые ими возможности требуют отдельного рассмотрения, и потому их анализ в дальнейшем изложении опущен.

Системы автоматизации финансового анализа позволяют проводить анализ и оценку отдельных показателей финансового состояния объекта и определять тенденции их изменения, осуществлять статическое и динамическое сравнение показателей. Во многих программах экономический анализ может производиться по различным методикам, в том числе и в соответствии с международными стандартами. Нередко предоставляется возможность рассчитывать дополнительные показатели по алгоритмам пользователя. При проведении анализа могут учитываться различные факторы экономического и неэкономического характера. Результатная информация может быть представлена в виде различного рода таблиц и графиков.

Основой финансового анализа являются показатели, тем или иным способом выводимые из данных стандартной бухгалтерской и статической отчетности, а также других открытых источников информации. Большинство программ данного типа в качестве исходной информации используют формы внешней отчетности: Бухгалтерский баланс (форма 1), Отчет о прибылях и убытках (форма 2), Отчет о движении капитала (форма 3), Отчет о движении денежных средств (форма 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма 5).

Системы автоматизации финансового анализа являются либо автономными программами, либо могут быть интегрированы в состав программных средств обработки учетной информации. Автономные программы требуют ручного ввода исходной информации или ее автоматической загрузки из внешних источников. Обычно такие системы имеют стандартные настройки, позволяющие импортировать данные из наиболее распространенных бухгалтерских программ. Системы автоматизации финансового анализа, интегрированные в состав программных средств обработки учетной информации, как правило, достаточно жестко привязаны к форматам данных программ того же производителя, но ряд из них позволяет загружать данные и из внешних источников. В настоящее время средства финансового анализа интегрированы во многие системы автоматизации бухгалтерского учета и комплексной автоматизации управления. Например, средства финансового анализа интегрированы в разработки фирм «Галактика», «Инфософт», «Интеллект-Сервис», «Атлант-Информ» и т.д.

Средства автоматизации данного типа предназначены для решения задач детального анализа торгово-закупочной и производственной деятельности предприятий. Они могут существовать как встроенные функциональные блоки программного обеспечения бухгалтерского и оперативного учета и как автономные программные средства решения задач внутреннего анализа.

Встроенные функциональные блоки внутреннего анализа хозяйственной деятельности имеются во многих программах, разработанных для решения учетных задач, и обычно ориентированых на формирование того или иного набора отчетов, содержащих развернутую аналитическую информацию по оборачиваемости товаров, рентабельности продаж и т.д. Компьютерный анализ детализированных данных количественно-суммового учета позволяет принимать оперативные тактические решения по конкретным вопросам хозяйственной деятельности предприятия.

Например, с помощью программы «1С:Торговля+Склад» можно формировать аналитические отчеты, позволяющие оценить прибыльность различных видов и групп товаров, их привлекательность для различных категорий покупателей, составить графики платежей и т.д. Средствами конфигурации «Производство+Услуги+Бухгалтерия» системы программ «1С:Предприятие» можно получить отчеты, позволяющие на основе имеющихся заказов, остатков и норм расхода материалов оценить степень обеспеченности производственными запасами с тем, чтобы заранее спланировать необходимые закупки.

Значительное число такого рода отчетов имеется в системе «Галактика». С их помощью можно проследить динамику движения товарно-материальных ценностей в разрезе поставщиков, покупателей и номенклатуры, что позволяет выявить наиболее активных (пассивных) поставщиков и покупателей, оценить оборачиваемость материальных запасов, рентабельность продаж отдельных групп и видов товаров и готовой продукции.

Автономные программные средства решения задач внутреннего анализа оформляются как отдельные программные системы, способные функционировать либо автономно, либо в связке с какой-либо системой автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. В первом случае программа требует ручного ввода данных или их загрузки из внешних источников; во втором — автоматически выбирает информацию из информационной базы учетных программ.