9. Процесс управления

Понятие процесса управления. Состав процесса управления: моделирование, разработка и принятие управленческих решений, организация выполнения принятых решений. Проблема как элемент процесса. Внутренние и внешние факторы, вызывающие проблему. Управленческое решение, как выражение процесса управления. Классификация решений принимаемых организацией. Люди, как элемент процесса управления.

Понятие процесса управления

В настоящее время в управленческой мысли широко распространен процессный подход к управлению, который рассматривает управление как процесс, состоящий из ряда определенных последовательный шагов - функций управления. Все функции управления взаимосвязаны; каждая функция также представляет собой процесс, т.к. состоит из серии взаимосвязанных действий

Процесс управления объективно существующая совокупность взаимосвязанных целевых единиц (операций) управленческой деятельности (в зависимости от масштабов анализа - комплексов работ, задач, ра бот), имеющая четко обозначенные вход и выход и протекающая в рамках информационных связей, закрепленных существующей организационной структурой

Состав процесса управления: моделирование, разработка и принятие управленческих решений, организация выполнения принятых решений.

Управленческое решение можно рассматривать как последовательную взаимосвязь процессных функций, согласованность и взаимодействие которых формируют управленческий цикл. Исследуем комплексы функций управленческого решения:

Сигналом для подготовки управленческого решения может стать информация, поступившая из внешней среды или об отклонениях от плановых режимов деятельности, начале периодически повторяемого цикла обновления.

1. Исследование и диагноз ситуации. В течение исследовательского цикла выявляются причины и следствия сложившейся ситуации, ее место и роль в организации. В зависимости от характера ситуации используются различные методы экономического анализа, социологических исследований. Изучается динамика основных параметров производственно-хозяйственной деятельности и системы управления, а также факторов внешней среды.

В управлении производственно-хозяйственными системами под диагностированием понимается определение состояния, адекватного свойствам системы и обеспечивающего достижение ее целей. Поэтому задача данной функции в процессе управления — установить характер проблем и определить средства и методы управления, направленные на восстановление элементов и устранение вредных воздействий.

Для выполнения данных функций используются аналитические и экспертные методы, динамическое программирование.

2. Выявление и структуризация проблем. Данные функции связаны с процедурами исследования проблем, их ранжированием, редукцией, совмещением во времени. В результате исследований выявляются приоритетные проблемы, решение которых обеспечит экономические преимущества, возможности роста и развития организации.

Выбор проблемы обусловливает целесообразность определения ключевых параметров разрабатываемого решения. Такими параметрами являются: вид воздействия; направленность или стратегия; цель решения; конечный результат; границы приемлемого риска для достижения цели; критерии выбора и оценки решения, а также процесса его разработки и реализации. Определяются правовые, ресурсные и организационные ограничения, которые следует учитывать при разработке и выборе решения, допустимая степень риска.

3. Разработка и обоснование альтернатив (вариантов решения). На данной стадии процесса формируется решение как воздействие путем выбора присущих ему средств и ресурсов, которые выступают и воздействующим фактором, и ограничением. Формируются разные варианты решений, направленные на достижение одной цели. В инвестиционных решениях, например, рассматриваются варианты, различающиеся по видам инвестиций, источникам, объемам, срокам, условиям возврата (при кредитовании), мотивации персонала, системе контроля, рискам.

Наиболее ответственные функции в процессе управления связаны со сравнительной оценкой вариантов решений, которая осуществляется как по управленческим критериям, так и по возможностям достижения конечных результатов деятельности организации.

Оценка решения как воздействия осуществляется с позиций силы его воздействия, полноты и взаимосвязанности отношений управления, включенных в решение, комплексности используемых средств и методов воздействия. При оценке управленческого решения применяются методы количественной оценки результативности, затрат ресурсов, эффективности (производительности, рентабельности, прибыльности, окупаемости). Для такого типа расчетов рекомендуются методики, использующие количественные и качественные показатели.

4. Принятие управленческого решения. Выделение данной функции в отдельную стадию процесса связано с ответственностью менеджера за выбор решения как системы совместных действий аппарата управления и персонала по реализации принятой программы. Важным условием правильности и эффективности выполнения данной функции выступает профессионализм менеджера, его интеллект, умение предвидеть характер и динамику социально-экономических процессов и их последствия. Результаты управленческих решений не только проявляются в самой организации, но и отражаются на рыночной конъюнктуре, политике государственного регулирования, экологической ситуации, демографических процессах, если они принимаются крупными корпорациями.

5. Управление реализацией решения. Функция реализации решения предусматривает организационные, контрольные, координационные, регулирующие, согласовывающие, учетные и оценочные процедуры. На данной стадии процесса осуществляется воздействие, т.е. информационное решение материализуется в производственно-хозяйственной деятельности. Экономическое содержание управленческого решения позволяет оценивать фактическую эффективность воздействия — решения по итоговым результатам деятельности организации.

6. Оценка результативности управленческого решения. Определение фактических результатов и последствий реализации решений выступает завершающей функцией процесса управления. При этом выполняются процедуры анализа и оценки результата как следствие воздействия управляющей системы на решение конкретной проблемы. В процессе оценки определяется эффективность деятельности менеджера и его команды как результат достижения цели и получения эффекта с разной степенью использования ресурсов.

При важности и значимости каждой функции процесса управления особую ценность имеет взаимосвязь и взаимозависимость функций — каждая функция обусловлена предыдущей и обусловливает последующую, обеспечивая эффект синергии. Для достижения такого эффекта разрабатываются модели, алгоритмы, сценарии, использование которых способствует большей рациональности и организованности в деятельности менеджера и аппарата управления.

Любое управленческое решение в процессе его обоснования оценивается количественно и качественно в разных аспектах управления: экономическом, организационном, социальном, информационно-технологическом, правовом, экологическом.

Проблема как элемент процесса

Управленческая проблема представляет собой объект притяжения профессионального внимания менеджера, объект его беспокойства. Проблема фиксируется менеджером в процессе наблюдения или же в процессе анализа. Она всегда выявляется, а не формулируется самим менеджером в отличие от цели или задачи, поскольку выступает не в качестве продукта ментальной деятельности менеджера, а представляет собой то, что свойственно самой организации и что является препятствием для поступательного продвижения организации в целом или какого-то ее отдельного структурного компонента. Вторым частным случаем возможного существования проблемы выступает сфера взаимодействия организации с внешней средой, если под проблемой опять же понимать препятствие, которое не позволяет организации добиваться лучших результатов.

Единственное, что может сделать применительно к рассматриваемой теме менеджер, наблюдая за протекающим процессом или же анализируя такой процесс, - это "выловить" проблему, зафиксировать ее наличие, понять, осмыслить ее содержание и только после этого найти конкретные способы ее разрешения, устранения, преодоления или хотя бы сознательного учета в процессе функционирования организации.

К примеру, анализируя деятельность своей организации, вы приходите к выводу о том, что производительность труда на вашем предприятии недостаточна. Как вы пришли к такому заключению? Вполне вероятно, что вы сопоставили производительность труда на другом - однопрофильном или родственном, схожем - предприятии и на вашем. Для вас фиксация такого факта - проблема. Наличие этой проблемы мешает вам продвигаться вперед, добиваться лучших результатов. Для поступательного развития вашей организации следует разрешить эту проблему.

Проблема, таким образом, фиксируется во время наблюдения за ходом, течением производительного процесса в рамках вашей организации, а также процесса взаимодействия вашей организации с внешней средой. Наблюдение (или анализ) позволяет вам "обнаружить слабые места", то есть выявить наличие проблем, существование которых прямо воздействует на "недополучение" результата: он мог бы быть выше, если бы не наличие такой проблемы или таких проблем.

С тем же самым сталкивается менеджер, если он выясняет, что качество производимого товара нуждается в улучшении, что срываются сроки поставки товара покупателю, что сотрудники организации недостаточно внимательно относятся к просьбам, пожеланиям, требованиям клиентов и т.д. Во всех этих случаях необходимо разрешить эти проблемы, то есть предпринять действия по устранению причин, которые лежат в основе их наличия.

На стадии разрешения проблемы сам процесс разрешения трансформируется в задачу или цель: наша задача (или наша цель), утверждает при этом менеджер, - добиться повышения производительности труда. Такая задача или цель появляется потому, что в процессе наблюдения менеджер зафиксировал наличие соответствующей проблемы.

Таким образом, цель представляет собой результат мыслительной деятельности менеджера, задача отражает стремление создать требуемые для достижения цели условия, а проблема представляет собой препятствие, подлежащее учету, устранению или преодолению.

Внутренние и внешние факторы, вызывающие проблему

Внешние факторы (макроэкономические, микроэкономические, региональные) и внутренние факторы или факторы внутрисистемной среды. Разнообразие факторов и разнонаправленность интересов субъектов хозяйственной деятельности обусловливали использование разных вариантов действий менеджера в процессах управления.

Управленческое решение, как выражение процесса управления.

Термин "управленческое решение" в литературе по управлению и менеджменту определяется неоднозначно и имеет разные определения. Управленческое решение может включать положения общей теории принятия решений, отдельные аспекты организационного, социального или психологического характера и т.д

Наиболее часто термин "управленческое решение" употребляется как:

- процесс выработки и принятия наилучшего варианта плана действий для решения назревшей проблемы или возникшей задачи.

Некоторые авторы, исследующие решение как процесс, исходят из того, что детально разработанная процедура чуть ли не автоматически обеспечивает принятие правильного решения. В этом случае, во-первых, понижается роль человека как субъекта управления. Во-вторых, не уделяется должного внимания характеристике решения как предполагаемого результата.

Классификация решений принимаемых организацией

• По источнику возникновения решения делят на инициативные, по предписанию. В психологическом аспекте наибольшую трудность представляет ситуация разработки решения по предписанию, так как систематическое "навязывание" решений может нанести ущерб проявлению инициативы людей.

• По способу доведения решения могут быть в виде плана, приказа, распоряжения, инструкции; по способу фиксации они делятся на устные и письменные.

• По субъекту, принимающему решения, выделяются решения: индивидуальные, коллективные и коллегиальные. Первые принимаются лично руководителями, вторые — коллективами предприятий и организаций, третьи — коллегиальными органами (советами, правлением и т.д.).

• По степени новизны (уникальности) решения делятся на рутинные и новаторские. Новаторское решение отличается спецификой в построении процесса принятия решений и в содержании отдельных его этапов.

• По наличию информации, имеющейся в распоряжении ЛПР, решения подразделяют на детерминированные — принимаемые в условиях определенности, при наличии полной информации; вероятностные — принимаемые в условиях вероятностной определенности (риска); неопределенные — решения, принимаемые в условиях неопределенности, т.е. при отсутствии необходимой информации по проблеме.

• По методам разработки различают количественные решения, включающие методы математического программирования, статистические методы; а также эвристические решения, основанные на использовании логики, интуиции, опыта, знаний Л ПР. Использование методов математического программирования позволяет по заранее заданным параметрам находить оптимальное решение.

• По целевой направленности управленческие решения можно классифицировать как одноцелевые и многоцелевые.

• По функциональному признаку (содержанию) решения бывают: экономические, социальные, технические, политические, организационные. Экономические решения связаны с повышением эффективности производства, совершенствованием деятельности предприятия. Социальные решения направлены на улучшение условий труда и отдыха членов коллектива предприятия и др. Технические решения принимаются для совершенствования технической политики и технологии производства, сокращения применения ручного труда и т.д. Организационные решения направлены на улучшение организации труда работников, совершенствование нормативов, норм, внедрение НОТ.

Учитывая, что любое управленческое решение строится на предварительном прогнозировании, различаются решения по периодам действия: долговременные (перспективные) и оперативные. Перспективные решения определяются в общих чертах, они лишь задают направления для реализации определенной цели. Оперативные решения предусматривают меры по реализации прогнозов развития событий (конкретные виды работ, сроки их исполнения и исполнителей).

В классификации управленческих решений, которую приводит В.В. Ременников, появляются некоторые новые классификационные признаки: степень повторяемости проблемы, значимость цели, прогнозируемые последствия и другие. Приведем пояснение классификационных признаков.

• Степень повторяемости проблемы — этот классификационный признак позволяет все управленческие решения разделить на следующие виды:

• Значимость цели — показывает, что принятие решения может преследовать собственную, самостоятельную цель или же быть средством достижения цели более высокого порядка. В соответствии с этим классификационным признаком решения могут быть стратегическими или тактическими.

• Сфера воздействия — показывает результат воздействия решения на структурное подразделение организации (одно или несколько). В этом случае решение является локальным. Если результат решения влияет на деятельность организации в целом, то в этом случае оно будет глобальным.

• Длительность реализации — показывает результат осуществления решения во времени. Если реализация решения может потребовать нескольких часов, дней или месяцев, т.е. между моментом его принятия и завершением реализации пройдет сравнительно короткий срок — решение будет краткосрочным. Решения, результаты осуществления которых могут быть удалены на несколько лет, являются долгосрочными, перспективными.

• Прогнозируемые последствия — показывает возможность корректировки управленческих решений в процессе их реализации с целью устранения каких-либо отклонений или учета новых факторов. Такие решения являются корректируемыми. Вместе с тем имеются решения некорректируемые, последствия которых необратимы.

• Характер использованной информации — показывает, в каких условиях (определенности, риска или неопределенности) принимаются решения в зависимости от полноты и достоверности информации. В связи с этим решения могут быть детерминированными (принятыми в условиях определенности) и вероятностными (принятыми в условиях риска или неопределенности).

• Метод разработки — показывает возможность использования формализации в процессе подготовки решения, т.е. использования заранее определенных алгоритмов для типичных, повторяющихся решений. По данному классификационному признаку получаем две группы решений: формализованные и неформализованные. На практике большинство решений занимает промежуточное положение между этими двумя крайними точками.

• Количество критериев выбора — показывает, какому количеству критериев должна соответствовать наилучшая альтернатива. В зависимости от этого выделяют однокритериальные (простые) и многокритериальные (сложные) принимаемые решения.

• Форма принятия решения — показывает количество лиц, осуществляющих выбор из имеющихся альтернатив окончательного решения. Если это один человек, то это решение будет единоличным. Поскольку в современной практике менеджмента все чаще встречаются сложные ситуации и проблемы, требующие всестороннего, комплексного анализа, т.е. участия группы менеджеров, специалистов, то появляются групповые или коллективные решения, которые называются коллегиальными.

• Способ фиксации — показывает, что по этому признаку управленческие решения могут быть разделены на фиксированные, или документированные, и недокументированные (устные). Большинство решений оформляются документально, но целый ряд решений могут и не фиксироваться. Это решения, принятые в чрезвычайных, острых, не терпящих промедления ситуациях, а также мелкие, несущественные решения.

Так же принято различать: уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные, осторожные решения.

Люди, как элемент процесса управления

Характерной чертой развития современного управления является признание возрастающей роли человека в производственной системе. В условиях ускорения технологических нововведений, обострения конкуренции, глобализации экономики именно знания, квалификация, творческие и предпринимательские способности работников рассматриваются как основной ресурс повышения эффективности и конкурентных преимуществ стратегического развития деловых организаций.

В работах советских и российских ученых используются различные категории: "рабочая сила", "трудовые ресурсы", "трудовой потенциал", "кадры", "персонал", содержание и значение которых не адаптировано к рыночной экономике и не учитывает современных тенденций развития науки и практики управления.

Категория "рабочая сила" учитывает духовные и физические способности, которыми обладает индивид. Однако в настоящее время в обществе наблюдается постоянное обновление технологий, внедрение компьютерных информационных систем, происходит активный процесс интеллектуализации бизнеса, требующий периодического повышения квалификации, переподготовки работников, развития их способностей. Поэтому в современном менеджменте способности и возможности работника должны рассматриваться не как нечто зафиксированное, а как непрерывно развивающееся и обновляющееся в соответствии с требованиями производства.

Трудовые ресурсы как экономическая категория отражают отношение к части населения, обладающей физическим развитием, умственными способностями и знаниями в соответствии с условиями воспроизводства рабочей силы. Трудовые ресурсы как планово-учетная категория представляют часть населения в трудоспособном возрасте. Экономическое содержание этого понятия более приемлемо, на наш взгляд, для рассмотрения демографических аспектов занятости, так как характеризует количественные и качественные признаки, соответствующие экономической активности человека. Таким образом, трудовые ресурсы рассматриваются как пассивные объекты управления, не проявляющие творчества, инициативы, собственных мотивов и интересов.

Многие ученые, занимающиеся проблемами управления в сфере труда, применяют категорию "трудовой потенциал". Понятие "потенциал" происходит от латинского potentia и означает возможности отдельного лица, общества в определенной области, которые могут быть использованы для достижения определенной цели. Понятие "трудовой потенциал" характеризует не только возможности человека, но и наличие у него определенных созидательных способностей, которые при необходимости могут быть реализованы.

Обзор традиционных категорий свидетельствует о том, что эволюция управленческой мысли о роли человека в производственной системе отражает закономерности развития производства, экономики, общества, пытаясь на различных этапах ответить на потребности хозяйственной практики. Таким образом, в двадцатом столетии произошла смена трех основных систем управления людьми в организации: управление кадрами, управление персоналом, управление человеческими ресурсами.

Система управления кадрами сформировалась в рамках технократического менеджмента, который характеризовался введением рациональных процедур управления, усилением внешнего контроля, централизацией власти у руководителя. Работники согласно теории Ф. Тейлора — это лишь средство достижения организационных целей, такое же, как машины, оборудование, сырье. Вместо человека как личности рассматривается его функция — труд, измеряемый через затраты рабочего времени.

Введение в науку и практику управления нового термина "человеческие ресурсы" вызывает необходимость научного обоснования этой категории, установления ее взаимосвязи с традиционными понятиями, чтобы сформулировать теоретико-методологические положения современной концепции управления человеческими ресурсами.

Напомним, что под экономическими ресурсами понимаются ресурсы, используемые для производства экономических благ. Все ресурсы экономической системы обладают общими и специфическими свойствами. Отметим некоторые общие свойства ресурсов.

Главная отличительная особенность человеческих ресурсов состоит в их личностной специфике. В отличие от машин и сырья люди наделены интеллектом и их участие в производственном процессе носит осмысленный характер.

Человек обладает творческими, предпринимательскими способностями, продуктивность которых не имеет видимых пределов. Именно поэтому в человеческих ресурсах скрыты наибольшие резервы для повышения эффективности функционирования организации.

В современных условиях научно-технического прогресса возможен "моральный износ" человеческих ресурсов, но люди постоянно и осознанно стремятся к совершенствованию, повышению квалификации, обновлению знаний и профессиональных навыков. Способности, знания, квалификация и профессиональные знания распределены между людьми неравномерно, поэтому требуются постоянное обучение, переподготовка, повышение квалификации.

Работник как личность действует в соответствии со своими внутренними склонностями и внешней обстановкой, поэтому управление мотивацией работников является ключевой задачей менеджмента.

В современных условиях хозяйствования введение новой категории человеческие ресурсы свидетельствует о том, что профессиональные знания, опыт, творческие, предпринимательские способности работников обеспечивают экономическую эффективность и конкурентные преимущества организации в рыночной среде, в результате их деятельности достигаются как общие организационные (приращение прибыли), так и личные (удовлетворение социальных потребностей работников) цели.

Научный подход к формированию эффективной системы управления человеческими ресурсами предполагает их всесторонний и объективный анализ как сложного, многоструктурного образования, отличающегося количественными и качественными характеристиками.

Количественные характеристики выражаются численностью работников организации, необходимых для достижения целей ее деятельности. В современных условиях особенно возрастает значимость качественных характеристик работников, оказывающих сильное влияние на их экономическое поведение в организации, выполнение профессиональной и социальной роли в коллективе.

Качественные характеристики человеческих ресурсов можно объединить в три основные группы:

• психофизиологические — способности работника, состояние его здоровья, работоспособность, выносливость, тип нервной системы и т.п.;

• квалификационные — объем, глубина и разносторонность общих и специальных знаний, трудовых навыков и умений, обусловливающих способности работников к определенному труду;

• личностные — уровень социальной зрелости, ценностные ориентации, потребности и интересы в сфере труда.