Уп №9. Анализ и оценка заявительных документов при отборе персонала.
Требования к содержанию и методы анализа заявления (сопроводительного письма).
Заявление должно содержать:
данные об отправители заявления (фамилию, имя, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты;
место пребывания и дату составления заявления;
данные адресата;
считается хорошим тоном написать титул, учёное и другие звания, занимаемую должность и полное имя и фамилию руководителя по кадрам, затем название подразделения по управлению персоналом, предприятия и почтового адреса;
указание на цель заявления, причины и обстоятельства написания заявления;
указание на источник информации о вакансии и идеи данного заявления;
приветствие;
большую ценность имеют обращения по фамилии (с титулом и званиями);
заключительное приветствие;
подпись.
Собственноручная подпись в заявлении также играет роль; указание на состав прилагаемых документов и справок или их копий. Например: автобиография, фотография, нотариальная копия о присуждении учёной степени, нотариальная копия диплома о высшем профессиональном образовании, копия сертификата об окончании компьютерных курсов, характеристика о прохождении практики, характеристика с последнего места работы.
Требования к содержанию и методы анализа автобиографии
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме, однако с соблюдением определённых требований. При поступлении на работу автобиографию пишут от руки (реже в печатном виде) на листе А4 или на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная (от первого лица).
Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных качествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечислением должностей, необходимо объяснить причины перехода с одной работы на другую. Действуют два фундаментальных требования к биографиям: не должно быть временных промежутков между двумя записями, сведения должны соответствовать действительности.
Требования к содержанию и методы анализа анкеты.
Число пунктов анкеты должно быть минимальным, и с их помощью необходимо запрашивать информацию, более всего характеризующую производительность труда претендента. Вопросы могут относиться к прошлой работе и складу ума, что бы на их основе можно было провести психометрическую оценку претендента.
Назначение метода анкетирования двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию. Любое её искажение в анкете является основанием для увольнения работника в любой момент, когда это выясниться (в текст анкеты обычно включается соответствующее указание).
Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующее:
соответствие уровня образования заявителя минимальным квалификационным требованиям;
соответствие практического опыта характеру должности;
наличие ограничений иного рода на выполнение должностных обязанностей;
готовность к принятию дополнительных нагрузок (сверхурочные работы, командировки);
круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь наведению справок и получению дополнительной информации.
Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае найма.
Методические основы анализа и оценки свидетельств об образовании и рекомендательных писем.
Характеристика – официальный документ, который выдаёт администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда вопросов (таких как поступление в учебное заведение, командирование на работу в другую страну, аттестация на должность и т.д.)
В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных качеств.
Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика), указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики модно выделить логически связанные между собой составные части:
Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учёную степень и звание (если они имеются), год рождения, образование.
Вторая часть – данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.)
Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка личностных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального культурного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам); наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений.
Четвёртая часть – заключительная – содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики указывается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже проставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, которые её запросили.
Опыт показывает, что отзыв с прошлой работы – одно из самых слабых мест в деле управления персоналом. Большинство фирм добиваются получения письменных отзывов, но результаты неадекватны усилиям. Фирмы, дающие отзыв, могут опасаться судебного преследования за предоставление сведений частного характера.
Также не стоит вступать в контакт с работодателем, у которого кандидат работает в настоящее время. Достаточно известна (за исключением случаев явного непрофессионализма) манера работодателей давать работнику нелесную характеристику, поскольку его не хочется отпускать. Может случиться и так что начальство хотя избавиться от сотрудника, даёт ему блестящую характеристику!
Лучше всего получить на собеседовании имена и номера телефонов менеджеров с предшествующей работы соискателя или из организации, на которой он сейчас работает. Вы зачастую обнаруживаете, что, узнав от вашем намерении получить у этих людей отзыв, кандидат гораздо откровеннее рассказывает о своих причинах ухода от них!
После этого вы звоните вышеуказанным менеджерам, сообщаете о своём намерении предложить кандидату должность и задаёте несколько кратких простых вопросов.