Информация в процессе принятия решения

Управление как последовательный процесс представляет собой совокупность следующих взаимосвязанных действий: появление идеи, разработка проекта ее реализации, подготовка решения, принятие решения, его выполнение, контроль.

Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решения. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы. Однако это не так. На рис. 2 отображены функции данных и знаний в процессе принятия решения.

Эффективность информационного обеспечения управленческой деятельности определяется спецификой процесса принятия решений, этапы которого представлены на рис. 3.

С точки зрения информационного обеспечения важнейшим этапом является подготовка информации для принятия решений. При этом на предприятии обычно помимо официальной информационной системы используется и неформальная. Первая представляет собой организованный и заранее определенный информационный поток, ориентированный на действующие вертикальную и горизонтальную структуры управления. В отличие от нее неформальная система не связана структурными ограничениями, а также последовательностью отдельных операций. Благодаря ей этап выбора решения иногда делится на два параллельных взаимосвязанных под этапа.

Управленческая информационная система

В связи с происходящей в Словакии заменой прежней экономической системы на рыночную необходимо преобразовать существующие (скорее, формально) информационные, так называемые автоматизированные системы управления (АСУ) в управленческие информационные системы (УИС) в полном соответствии со значением этого термина.

Спор о правильности самого термина АСУ и его содержании приобретает новый характер. Преобразуются прежние системы и структуры управления предприятием. Ведется поиск новых форм организации. Осуществляется полная реструктуризация менеджмента. Изменяется содержание управленческой и административной деятельности.

Термин АСУ в определенной степени является декларативным. В действительности АСУ предприятия представляла собой систему автоматизации управленческих, административных и особенно учетных работ.

УИС исходят из концепции АСУ, воплощенной в основном на больших ЭВМ. Мини- и микровычислительные машины (в частности, персональные компьютеры), работающие в интерактивном режиме, открывают новые возможности в области обработки информации.

Между тем нельзя признать правильным затратный метод расчета эффективности новых информационных технологий и УИС, основанный на сопоставлении ожидаемого эффекта и затрат на обработку информации. Вообще чрезвычайно трудно определить, какая информация в дальнейшем будет нужна для принятия решений, и установить ее стоимость. Информация обладает только потенциальной возможностью стать полезной для пользователя. Действительная цена информации выявляется после ее использования, иногда через несколько лет. Поэтому целесообразно придерживаться принципа, которому следуют японские менеджеры, - не делить первичную информацию на нужную и ненужную, а собирать любую.

Важное значение имеет фактор времени. От него зависит эффективность всей экономической системы. Несмотря на сложность, расчет эффективности информационной системы необходим для формирования и уточнения ее архитектуры, а также для определения воздействия основных внешних и внутренних факторов.

Революция в области информационных технологий, начавшаяся около десяти лет назад, меняет положение вычислительных центров и содержание АСУ, Ранее вычислительный центр занимал монопольную позицию на предприятии. В его задачи входила информационная поддержка руководства. Сегодня роль вычислительного центра неясна, что отчасти связано с недостатком знаний, отсутствием должного понимания специфики информационных систем, их эксплуатации и технологии обработки информации в целом. Так, иногда изменение информационной технологии воспринимается как следствие перемен в стратегии предприятия. Все еще бытует подход к системе на основе затрат, связанных с ее функционированием, и не учитывается ее значение для управления. Часто вычислительный центр рассматривается как безграничный источник информации.

УИС не следует воспринимать как неделимое целое. Она состоит из взаимосвязанных информационных систем, обеспечивающих удовлетворение требований пользователей соответствующего уровня (рис. 4).

Операционные системы являются основой всей УИС. С них начиналось создание вычислительных центров на предприятиях. Они выполняют огромное количество текущих рутинных операций по платежам, заработной плате, сбыту, складскому хозяйству и т.п. Эти системы составляли первые АСУ, и до настоящего времени на них приходится большая часть затрат машинного

времени ЭВМ.

["Системы поддержки принятия решений, как правило, являются диалоговыми. Они предназначены для обработки данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения о займе или инвестициях, составление прогнозов и т.п.).

Эти системы могут обеспечивать работников информацией, необходимой для принятия индивидуальных и групповых решений. Данные могут поступать из операционных систем, а в отдельных случаях - из собственной базы данных.

Стратегические информационные системы прежде всего предназначены для принятия стратегических решений и используются руководителями высшего ранга без посредников. Они обеспечивают непосредственный доступ к информации, отражающей текущее состояние организации и взаимосвязи, необходимые для принятия решений.

Помимо указанных существуют и другие системы, охватывающие в совокупности все уровни информационной пирамиды и обеспечивающие в первую очередь автоматизацию рабочих мест административных работников, телекоммуникационную

связь и автоматизацию производства.

В результате эффективного применения УИС предприятие получает определенные стратегические преимущества по сравнению с конкурентами (см. таблицу). Давление, оказываемое отечественными и иностранными конкурентами, заставляет использовать (и без промедления) все потенциальные ресурсы, влияющие на качество продукции и оказываемых услуг. При этом под повышением качества понимается не только улучшение потребительских свойств изделия, но и снижение затрат и цен, надежное обслуживание потребителей и завоевание новых позиций на рынке. УИС вносит определенный вклад в решение этих задач, обеспечивая последовательность и актуализацию базы данных, а также синхронизацию всего процесса обработки информации на основе единой (но не единственной) базы данных.

Потенциальный стратегический эффект УИС
Сфера воздействия	Результат
Развитие продукции	Сокращаются расходы на проектирование и производство, уменьшаются затраты времени на распространение изделий
Повышение качества продукции	Изделия становятся более надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за поломок
Поддержка продаж	Идентифицируются потребители изделий
Автоматизация обработки заказов	Сокращаются затраты труда и средств на приемку, обработку и выполнение заказов
Снижение административных расходов	Ускоряется выполнение текущих административных работ
Рационализация материально-технического снабжения	Снижается уровень запасов
Сокращение количества уровней управления	Высвобождаются работники среднего звена управления и упраздняются функции, связанные с отбором, обработкой и передачей данных
Расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения	Повышается способность гибко реагировать на спрос и оперативно удовлетворять новые желания потребителей

Следует отметить, что в действительности нет полных и завершенных информационных систем, содержащих и обрабатывающих всю не только внутреннюю, но и внешнюю информацию.

Это обусловлено несколькими причинами:

во-первых, некоторые виды информации с большим трудом поддаются количественной оценке (например, трудно оценить склонность к нововведениям, мотивацию);

во-вторых, информационная система способна учитывать только формальные информационные связи и отношения, вместе с тем важное значение имеют многие неформальные контакты;

в-третьих, несмотря на повышение гибкости информационных систем путем децентрализации, по-прежнему сфера их применения ограничена определенными внутренними и внешними

условиями.

ЭВМ надо рассматривать лишь как помощника, позволяющего ускорить анализ и моделирование, а тем самым и принятие решения. Именно связь обеих функций ЭВМ создает основу для реальной поддержки высшего руководства.

***

Круг проблем, связанных с УИС, очень широк. В статье затронуты лишь отдельные вопросы. Однако уже сейчас ясно, что важнейшие проблемы - это мотивация людей, коммуникации между ними, стимулирование творческой активности и способности

адаптироваться к изменениям внешней среды.

В условиях рынка меняются цели, философия и сущность информационной системы предприятия. Создаваемые УИС должны учитывать переориентацию высшего и среднего звеньев руководства предприятия с оперативного на стратегическое управление при сохранении гибкости при принятии решений. Только при соблюдении этого условия они могут выполнить требования рыночной направленности управления, что в информационной

области означает следующее:

• ориентацию стратегии на конечного пользователя;

• партнерские отношения между пользователем и информационной системой;

• сосредоточение усилий на критических направлениях и важнейших областях применения информационной системы с точки зрения конечного пользователя;

• интегрированную поддержку конечного пользователя;

• усиление внимания к обучению персонала.

(1996, Л/о 2)

1 BretzkeW.-R. Der Problembezug von Entscheidungsmodellen. - Tbbun -gen.- 1980.

2 Harvard Business Review. - 1979. - Vol. 57. - № 2. - S. 81-93.

3 Mende M. Ein Fbhrungssystem for Gesclwftsprozesse. Dissertation der UniversiW St. Gallen. - 1995.

4 'Gutenberg E. 2um "Methodenstreit’’ //Zeitschrift fьr handelswis-senschaftliche Forschung. - 1953, 5. Jg. - S.327-355.

5 BretzkeW.-R. Der Problembezug von Entscheidungsmodellen. - Tbbin-gen, 1980.