Управленческие информационные системы
Эльвиро Дудинско
кандидат экономических наук, доцент
Мортин Мизло
кандидат экономических наук Факультет экономики предприятий в г.Кошице Экономического университета Братиславы
• Необходимо преобразование так называемых автоматизированных систем управления в управленческие информационные системы
• Переориентация высшего и среднего звеньев руководства с оперативного на стратегическое правление
• Эффективное применение управленческой информационной системы обеспечивает стратегические преимущества
Знаменитый американский менеджер Ли Якокка утверждает, что для принятия решения необходимо располагать 95% информации в соответствующей области. Из-за отсутствия остальных 5%
(энтропия) возникает риск при принятии решения.
Вместе с тем некоторые авторы считают, что полная информированность (нулевая энтропия) ограничивает творческую фантазию, подстегиваемую стремлением познать неизвестное.
Менеджеры процветающих предприятий вынуждены тратить в среднем до 30% рабочего времени на поиск информации. В настоящее время в их распоряжении имеется специальной информации на 60% больше, чем десять лет назад. Но время, отведенное для принятия решений, сократилось в 3 раза.
Связь между управлением и информацией
В деятельности экономического субъекта можно выделить три основных потока - материальный, стоимостной и информационный. Каждый из них отражает состояние субъекта и его перспективы. Управление представляет собой целенаправленную деятельность, ориентированную на достижение определенной конечной цели, и использует главным образом информационный поток. Целенаправленно связанная информация образует информационную систему предприятия.
На рис. 1 представлена информационная пирамида, отражающая информативность (конкретность, уровень агрегирования) данных и характеризующая степень удовлетворения потребностей различных уровней системы управления.
В условиях директивного планирования предприятия были нацелены на выполнение плановых заданий, устанавливаемых центром в основном исходя из фактических данных предшествующего периода. Часто цель управления виделась в том, чтобы "добиться" максимально заниженного плана. Это позволяло наиболее легким путем обеспечить положительную оценку работы предприятия. Такой практике была подчинена и информационная система предприятия, ориентированная на удовлетворение требований центральных органов и статистического учета.
Информационная система не предоставляла нужную информацию ни для оперативного, ни для концептуального управления. Она лишь фиксировала и анализировала в основном прошедшие события, откликаясь на требования бухгалтерского учета, контроля за выполнением плана и централизованной статистики. При этом данные бухучета имели второстепенное значение для управления, так как большинство руководителей не разбирались в бухгалтерской отчетности. Однако и тогда имелись немногочисленные предприятия, связанные с западными рынками. Философия их информационных систем была совершенно иной -близкой или идентичной той, что необходима сейчас.
Созданные в условиях централизованного планирования информационные системы (представлены на рис. 1 в виде заштрихованной части пирамиды) позволяют лишь отслеживать ход производства, но не дают производной, агрегированной информации, необходимой для динамичного развития предприятия. Так, эти системы непригодны для анализа ценообразования и причин движения цен, инновационных процессов, развития рынка, стратегии конкуренции и т.п. Получение такой информации связано с большими затратами труда, ее обработка очень сложна и требует глубокого анализа. Качество получаемых результатов весьма неустойчиво, хотя они важны для развития предприятия.
Происходящие сейчас изменения условий требуют усовершенствования системы управления, переключения основного внимания с оперативного на стратегическое управление, ориентированное на будущее. Это соответствует перемещению центра тяжести к вершине информационной пирамиды.
Сбор, обработка и передача информации являются неотъемлемой частью любой деятельности, включая управленческую. Существует прямая зависимость между объемом информации и количеством связей ее элементов. Объем информации, необходимый для управления деятельностью организации, растет в арифметической прогрессии, а количество возможных сочетаний ее элементов увеличивается в геометрической. Так, при наличии 10 информационных элементов, каждый из которых связан со всеми остальными, общее число связей равно 45, при 1 тыс. элементов оно приближается к 500 тыс. Отсюда очевидна неизбежность переоценки затрат на обработку информации, включая ее перемещение и сопоставление, а также на принятие решений.
Эту проблему можно решить путем изменения организационной структуры, в частности сокращения количества уровней управления. При этом уменьшается не только число звеньев системы, но и объем утраченной и неправильно истолкованной информации, численность участвующих в работе и допускающих ошибки исполнителей, количество связей между данными. В результате повышается эффективность управления в целом. Рост объема информации не обязательно должно вести к увеличению количества уровней управления. Например, в 80-е годы компания Ford имела 17 уровней, тогда как Toyota - лишь 5.