4.3. Размещение документов в хранилищах

4.3.1. Общие требования к размещению документов

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.

Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в хранилищах.

4.3.2. Размещение документов обособленного хранения

4.3.2.1. Обособленному хранению подлежат документы:

– секретные;

– уникальные;

– имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

– на нитрооснове;

– пораженные биологическими вредителями;

– принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

4.3.2.2. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкций по работе с секретными документами.

Временное совместное хранение секретных и рассекреченных дел в хранилище секретных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел.

4.3.2.3. Уникальные документы и документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого документа вкладывается карта-заместитель установленного образца (приложение № 3) и при необходимости копия документа.

4.3.2.4. Различные виды аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей.

В одном хранилище могут размещаться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения (например, документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем, или документы на кинопленке и микроформы, и др.).

4.3.3. Размещение фонда пользования

Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии), как правило, хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в хранилище с нормативными для них режимами хранения.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.

4.3.4. Размещение учетных документов

4.3.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы по архиву в целом (см. п. 5.4.1) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

Основные и вспомогательные учетные документы хранилища размещаются в хранилище.

Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

4.3.4.2. Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей размещаются в изолированной зоне хранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей размещаются в читальном зале.