3.10. Ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов

Работник архива за несоблюдение при исполнении служебных обязанностей требований настоящих Правил может быть привлечен руководством архива к дисциплинарной ответственности, а если допущенное нарушение повлекло за собой тяжелые последствия — к административной, гражданской и/или уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Раздел 4

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

4.1. Понятие обеспечения сохранности документов

Обеспечение сохранности документов — комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

• температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

• световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

• санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;

• охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

4.2. Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

• оборудованием зданий и архивохранилищ ⁶ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

• применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;

• применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

4.2.1. Требования к зданиям и помещениям архива

4.2.1.1. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для постоянного хранения документов здании, или отдельных помещениях зданий.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии со специальной нормативной и проектной документацией, согласованной с вышестоящим органом управления архивным делом.

4.2.1.2. Здание архива должно быть удалено от объектов, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.

В районе расположения здания архива среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарных норм (мг/м³): серной кислоты — 0,1; оксидов серы — 0,05; оксидов азота — 0,085; хлора — 0,03; сероводорода — 0,008.

4.2.1.3. Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности “В”), обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам.

Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации и защищено открывающимися решетками на окнах нижних этажей.

4.2.1.4. Здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений, экономичности.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать рациональное взаимодействие функциональных подразделений архива, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии. К помещениям основного назначения относятся:

– хранилища;

– рабочие помещения работников архива;

– помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов;

– помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов;

– помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов;

– помещения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-, фотокопирование, фотореставрация и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

– помещения для хранения учетных документов;

– комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище);

– научно-справочная библиотека;

– методический кабинет;

– выставочный зал.

4.2.1.5. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха.

4.2.1.6. Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.