6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций — источников комплектования архива

Архив:

– оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК) организаций, нормативно-методических документов, регламентирующих их работу;

– согласовывает положения о ЦЭК (ЭК), если такие полномочия предоставлены ему органом управления архивным делом;

– участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций — источников комплектования;

– оказывает методическую и практическую помощь в подготовке документов, подлежащих рассмотрению ЦЭК (ЭК);

– в случае необходимости организует совместные заседания с ЦЭК (ЭК) организаций;

– заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом отчеты ЦЭК (ЭК) организаций об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении сохранности документов и другим вопросам.

6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций

6.2.4.1. Архив ведет государственный учет документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации по следующим формам, установленным Федеральной архивной службой России:

– описи дел, документов постоянного хранения (приложения № 30–30ж), утвержденные ЭПК;

– паспорт архива организации, представляемый в соответствии с составом документов в архив по состоянию на 1 декабря отчетного года.

Учет архивных фондов, документов, хранящихся в архивах организаций — источниках комплектования, ведется в архиве централизованно соответствующим структурным подразделением или работником, ответственным за эту работу, и регламентируется приказом директора архива.

6.2.4.2. Архив организует ежегодное представление к 30 декабря отчетного года организациями — источниками комплектования паспортов архива по состоянию на 1 декабря текущего года. Паспортизация предусматривает:

– рассылку в организации бланков паспортов в 2-х экземплярах;

– проведение семинаров, совещаний с лицами, ответственными за архивы, по заполнению паспортов и результатам паспортизации;

– подготовку методических пособий по заполнению паспортов;

– оказание организациям практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения;

– анализ результатов паспортизации.

Архив в сроки, установленные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, на основе представляемых организациями паспортов архивов организаций и других учетных документов составляет Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 1 декабря ... года (приложение № 2) и представляет их в вышестоящий орган управления архивным делом.

6.2.4.3. Архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, поединичный и суммарный учет дел и документов, хранящихся в архивах организаций — источников комплектования, на основе их описей.

6.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб

Архив совместно с органом управления архивным делом и другими организациями или самостоятельно организует повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов экспертных комиссий. Основными формами повышения квалификации являются:

– постоянно действующие курсы и семинары повышения квалификации;

– разовые семинары при архивах или органах управления архивным делом для определенных групп работников.