5.5.11. Учет листов в делах; фотоотпечатков в фотоальбомах; единиц хранения в составе единиц учета других аудиовизуальных документов

5.5.11.1. Количество листов в делах и единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов учитываются на основе их нумерации и фиксируется:

– листов в делах — в листе-заверителе (приложения № 6, 6а) и в соответствующей графе описи дел (приложения № 30, 30а);

– фотоотпечатков в фотоальбоме — во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов (приложение № 30г);

– единиц хранения других аудиовизуальных документов — в соответствующих графах описей этих документов (приложения № 30б, 30в, 30д, 30е, 30ж).

5.5.11.2. Для учета листов в делах используются две формы листа-заверителя (приложения № 6, 6а). Лист-заверитель по Форме приложения № 6 составляется к каждому делу.

При наличии в составе дел вложений, других особенностей формирования составляется лист-заверитель по Форме приложения № 6а.

При составлении листа-заверителя необходимо иметь в виду, что:

– если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть его пронумерована римскими цифрами, а другая — арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов;

– если одна часть дела пронумерована по листам, а другая по страницам и нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе указывается раздельно количество листов и страниц, например, 42 листа + 5 страниц;

– наличие чистых листов в деле отражается в листе-заверителе только в случае, если эти листы представляют интерес как образец писчебумажной продукции определенного времени; во всех других случаях чистые листы не нумеруются и данные об их наличии не отражаются в листе-заверителе;

– если на одном листе имеется несколько особенностей формирования дела, то в графе 2 листа-заверителя соответственно проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 2; если на одном листе имеется несколько марок и др., то в графе 2 в скобках после листа указывается их количество;

– если в деле имеются вложения, которые не нумеруются, то в листе-заверителе указываются названия предметов и номера листов, между которыми они находятся;

– внутренняя опись дела нумеруется отдельно.

5.5.11.3. При учете единиц хранения в составе единиц учета аудиовизуальных документов:

– единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

– единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

– единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров, а внутри комплекта в последовательности: оригинал, копии.

5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования

5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда пользования

5.6.1.1. Объем страхового фонда измеряется в единицах учета и единицах хранения, а также в:

– кадрах — для копий документов на бумажной основе и фотодокументов;

– метрах — для копий кинодокументов;

– времени звучания — для копий фонодокументов;

– в мегабайтах — для копий машиночитаемых (электронных) документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии и копии фонда пользования, отснятые с документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; машиночитаемых (электронных) документов.

5.6.1.2. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения № 36, 36а) и описям страхового фонда (приложения № 37, 37а). Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение (приложение № 25) и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется запись о количестве поступивших в течение года страховых копий.

Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями в специальное хранилище, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования документов и передачи страховых копий в специальное хранилище к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 5.4.2.6).

5.6.1.3. В описях в графе “Примечания” напротив заголовка скопированной единицы хранения, единицы учета проставляется штамп “СФ”. Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп “СФ” проставляется только на титульном листе и обложке описи.