5.5.6. Особенности учета документов личного происхождения

5.5.6.1. Учет поступлений документов личного происхождения ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 41) после отнесения документов личного происхождения к составу Архивного фонда Российской Федерации и определения в договоре, заключенном с собственником документов, условий их хранения и использования. К акту прилагается сдаточная опись документов, составленная собственником документов или работником архива по согласованию с собственником и утвержденная ЭПК. При этом в сдаточной описи отмечается наличие уникальных и особо ценных документов.

Учет документов личного происхождения при поступлении на временное, в том числе депозитарное хранение, осуществляется в установленном порядке (см. п. 5.5.9).

5.5.6.2. Изменения количества и состава документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов (приложение № 46), на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт возврата документов собственнику (приложение № 43) в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

5.5.6.3. Не допускается хранение в архиве неучтенных документов личного происхождения.

Примечание: В исключительных случаях в архивах, ведущих в больших объемах работу с держателями личных фондов, допускается запись документов личного происхождения до утверждения ЭПК сдаточной описи в книге учета документов личного происхождения, ведущейся в структурном подразделении, осуществляющем комплектование архива.

5.5.7. Особенности учета документов по личному составу

Учет документов по личному составу, поступивших в архив, за исключением документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение, осуществляется на общих основаниях.

Для определения количества хранящихся в общем архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости — описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

Учет документов по личному составу в фондах органов и организаций КПСС и ВЛКСМ может осуществляться попутно при проведении проверки наличия дел, выверки учетных документов, других видов работ. В ходе этих работ подсчитывается объем дел по личному составу, включенных в описи дел постоянного хранения, и в итоговой записи к описи указывается их количество (“в том числе ... дел по личному составу”).

По мере изменения объемов дел по личному составу, включая проведение экспертизы их ценности после истечения 75-летнего срока хранения для их отнесения в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Документы по личному составу, принятые на временное, в том числе депозитарное, хранение, учитываются в установленном порядке (см. п. 5.5.9).

5.5.8. Учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

5.5.8.1. Архивы, хранящие дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с действующим законодательством обязаны встать на специальный учет в государственных инспекциях пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации.

5.5.8.2. В архиве учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководство архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

5.5.8.3. Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка (“сейфовое хранение”) в описи, и включаются в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (приложение 32). Инвентарная книга составляется и ведется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй — у материально-ответственного лица, третий — в бухгалтерии архива.

Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров фондов и описей, а внутри каждой описи — по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым они учтены в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. № 1 / ГАРФ, ф. 572, оп. 1, д. 17).

К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица.

Листы инвентарной книги до начала заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива.

На обороте последнего листа книги делается заверительная надпись о количестве листов, которая заверяется подписями директора архива, главного хранителя и скрепляется печатью архива.

5.5.8.4. Ежегодно специальной комиссией, создаваемой приказом директора архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, директора архива, главного хранителя. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в вышестоящий орган управления архивным делом.